domingo, 1 de mayo de 2011


Mecanismo
de la Carta Comercial




1. COMPETENCIAS

COMPETENCIA
MUCHO
POCO
NADA
1
Distingo la distribución técnica de la carta comercial



2
Muestro las destrezas adquiridas para presentar cartas comerciales modernas.



3
Identifico los diferentes estilos de las cartas comerciales.



4
Escribo cartas balanceadas en cuanto a párrafos, márgenes, y distribución de los datos.



5
Demuestro destrezas  para el digitado correcto de los sobres y el doblado e inserción de papel.





2. INTRODUCCIÓN
Desde que la carta se construyo en medio para la comunicación, existió la preocupación por darle forma atractiva; primero la caligrafía del mejor estilo; luego el uso del perfume en la carta de amigo, después el aspecto sobrio y elegante de la carta comercial escrita a máquina.
Actualmente la distribución de elementos sobre el papel  y el mejo tipo de la máquina o impresión son sus características.


3. LA MECANICA DE UNA CARTA

El corresponsal se impresiona favorablemente cuando lee una carta, y además de su contenido efectuado encuentre  una apariencia física  atractiva; es decir, cuando el fondo y la forma se complementan hacer un mensaje eficiente y eficaz.
Se ha convertido en costumbre comercial escribir cartas a máquina, por las innumerables ventajas que esto conlleva; ya hemos adelantado conceptos sobre corrección  mecanográfica, al estudiar las características complementarias de la carta comercial; ahora estudiaremos sus partes:


4. PARTES DE UNA CARTA COMERCIAL
 Actualmente se han hecho innovaciones a la carta comercial, todas ellas tendientes a simplificar el trabajo de la secretaria para que pueda dedicar ese tiempo a otros menesteres que se derivan de los avances tecnológicos.

Las partes generales y especiales de una carta comercial son:
·         Membrete                                                 *  Despedida
·         Número                                                    *  Nombre mecanográfico
·         Fecha                                                        *  Cargo del remitente
·         Datos del destinatario                               *  Copia
·         Saludo o vocativo                                     *   Anexo
·         Asunto o referencia                                   *  Identificación mecanográfica
·         Cuerpo o texto de la carta.

Hacemos algunas consideraciones en relación con otro tipo de cartas cuyas partes varían, sin dejar de ser comerciales.
La carta sin membrete, que carece de la primera parte de la carta, la usan las personas naturales para enviar solicitudes de empleo, de vacaciones, de cesantía, etc.
La carta social no contiene las líneas especiales de referencias, copia, anexo e identificación mecanográfica.

a. EL MEMBRETE
No tiene normas de elaboración  ni distribución, los datos fundamentales son.

1) Razón social: Es el nombre legal que identifica a la empresa.
2) Dominio y dirección: El dominio se establece en la escritura de constitución o en el registro  ante la cámara de comercio.
La dirección, la constituyen los datos para facilitar la comunicación y pueda ser: Aparato de correo, número de télex, número de fax, nomenclatura del domicilio, número de teléfono, cablegrama o radiograma.
3) Publicidad o lemas: La publicidad se acostumbra cuando la razón social no especifica la actividad de la entidad. El lema, es la anotación en forma breve que lleva un mensaje para destacar metas, objetivos, sucesos, o actividades.
4) Logotipo: Es el símbolo de la empresa, diseñado en forma artística y con fines publicitarios.

b. El número del consecutivo de correspondencia*
Puede ser numérico o alfanumérico. En algunos países se denomina CITE en razón de otra de sus funciones: facilitar la identificación del documento que origina la respuesta. Se recomienda escribirlo o imprimirlo en el margen derecho entre el membrete y la fecha, para facilitar su consulta.

c. Lugar y fecha
El Latinoamérica se refiere lugar y fecha. El lugar se escribe siempre, sin que importe si aparece o no en el membrete. La expresión  D. E. (Distrito Especial), D. T. (Distrito Turístico) o D. F. (Distrito Federal) es un dato complementario; por eso se escribe entre comas. Este dato, en la comunicación comercial, no es obligatorio.
La Real Academia Española (RAE) recomienda ordenar los componentes de la fecha empezando por el día y terminado por el año.
El nombre del mes siempre se escribirá en minúscula y en el año no se separa el digito de mil, ni con punto ni con coma, por no tratarse de una cantidad.



San Salvador,  7 de noviembre de 200--
 
   




Apopa, 11 de noviembre de 200---
 


Chalatenango, 12 de abril de 200---
 






d. Datos del destinatario

Comprenda las siguientes partes:
1) Tratamiento*: El tratamiento puede ser natural  y académico:


Natural: Señor, señora, señorita
 

 


Académico: Doctor, licenciado, ingeniero, capitán, mayor, presbítero
 



Se aconseja un solo tratamiento.
2) Nombre: se integra con el nombre o nombres y el apellido o apellidos. En cuanto a su ortografía, debe preferirse la forma utilizada por el destinatario. La tendencia mecanográfica es escribirlo con mayúsculas inicial. La mayúscula fija, es una costumbre netamente colombiana.
3) Cargo: Es necesario incluir el cargo del destinatario, en la carta comercial. Cuando el cargo y el nombre de la empresa son cortos, pueden ir en el mismo renglón, unidos con la preposición de o con la coma.
4) Nombre de la empresa: No va con mayúscula fijas a no ser que se trate de una sigla.
5) Dirección: Se debe preferir siempre escribir la dirección del destinatario tal como aparece en los datos del remitente o en el membrete de la carta o documento que se va  a contestar.
6) Lugar de destino: En la correspondencia Internacional se acostumbra ciudad y pais; y en la correspondencia nacional, si la ciudad no es conocida o tiene tomógrafos, se escribe el nombre del departamento, siempre separado por una coma.
Para la correspondencia local se podrá escribir el nombre de la ciudad o la palabra ciudad.
 






Señor
José Antonio Castro
Jefe de Ventas
Manufacturas Orientales S.A.
Avenida del Rió 418
San Salvador


 
 
 
 
 
 
 













e. Saludo y Vocativo
Se recomienda conversar el saludo como norma elemental de cortesía; siempre le escribimos  a personas.
Los términos más usuales son: Estimado, apreciado, respetado y distinguido, acompañados del tratamiento y del apellido.


Estimado Señor:
Estimada Licda. Posada:
Estimada Señora:







El vocativo se debe usar en lugar del saludo cuando la comunicación se dirige a personalidades eclesiásticas, políticas, civiles, etc.

 


Señor Presidente

Señor Embajador:
 


Señor Ministro:
 

Señor Cardenal:
 

Señor Alcalde:
 












f. Referencia o asunto
Su uso se ha visto limitado en razón de la brevedad de las actuales comunicaciones; sin embargo, muchas entidades la conservan para facilitar el manejo de los archivos y agilizar la labor administrativa de los ejecutivos. De aquí la exigencia de brevedad y concisión de esta línea.
El grupo apropiado para su ubicación, en la carta, es después del saludo y antes del texto, contra el margen izquierdo o bloqueado hacia la derecha, según el estilo de la carta. En ningún caso se subraya o se escribe en mayúscula fija.




Ref.: Su oficio Nº. 20305 del 5 de agosto
 


Asunto: Solicitud de cotización
 
 







g. Cuerpo de texto de la carta

El número ideal de párrafos es tres; el primero para introducir el tema, el segundo para desarrollarlo y el tercero para concluirlo.
Tenga en cuenta las características fundamentales y complementarias de la carta y los factores de corrección.

h. Despedida

Igual y consecuente con el saludo se recomienda su uso. Los términos más usados son:
Atentamente,
 
 











Cordialmente,
 


Sinceramente,
 


Afectuosamente,
 
 








  
expresiones cordial saludo aluden a una cortesía inicial y no a la despedida.

i. Nombre del mecanográfico
Se emplea el mismo tipo de letra que se usa para escribir el destinatario.
Directamente encima del nombre mecanográfico, sin línea, va la firma del remitente.

j. Cargo del remitente
A renglón seguido y sin sangría se escribe el cargo del remitente. En el caso de los cargos con nombres extensos se podrá escribir en dos líneas, cuidando que la inferior sea la más corta y que la división se acoja a las reglas mecanográficas existentes.

k. Copia
En América  latina se prefiere escribir la palabra Copia. En Puerto Rico se continúa utilizando la abreviatura c.c., para significar copia carbón. Conviene recordar el valor jurídico de este tipo de copia.
Después de la palabra copia se colocan dos puntos (:), y después de dos espacios se comienza a escribir en orden jerárquico el nombre, y el cargo o la dependencia que recibirán copias del documento.
Copia: Carlos Gutiérrez
 
     














l. Anexo
 ningún caso se escribe la expresión: Lo anunciado, porque no da la información concreta. Es conveniente escribir el número de documentos que se anexan. Cuando se tratan de expedientes o documentos de especial importancias, se identifica a continuación el número de folios. También puede escribirse, en lugar del número, una breve descripción de los anexos; sin embargo, es preferible que tal descripción haga parte del texto.


 


  





Anexo: Un expediente con 100 folios
 


Anexo: 2 cheque, 4 facturas
 


Anexo: 16 documentos
 
 











m. Identificación mecanográfica
Actualmente, en América Latina, se extiende el uso del nombre y la inicial del apellido para las mujeres y la inicial del hombre y el apellido si es varón. Cuando se opte por la forma tradicional se describen la iniciales en mayúsculas y sin punto, ni en medio ni al final.
En ningún caso se añaden a la identificación mecanográfica las iniciales de quien redacta y firma el documento.
                                  Maria Cristina Romero

M.C.R.
 
 

                                   Adam Ramírez




:    




5. DISTRIBUCIÓN DE LAS PARTES DE LA CARTA

La necesidad de dar a la carta una agradable apariencia, acorde con la calidad del mensaje, nos lleva a estudiar cuatro factores decisivos para crear esa “buena cara” en una carta comercial.

·         Estilos o modelos de carta
·         Puntuación de la carta comercial
·         Espacios e interlineaciones
·         Márgenes


a. Estilos y modelos de carta

Son tres los estilos de cartas más usados. Observemos los diagramas








  

1) Estilo Bloque extremo o completamente bloqueado
En este estilo todas las partes de la carta comienzan en el margen izquierdo. Es muy usado por las empresas oficiales, porque representan el mínimo de esfuerzo.


2) Estilo bloque o bloqueado

Existen muy pocas diferencias entre este estilo y el bloque extremo; observe que las líneas de la flecha, la despedida*, el nombre mecanográfico y el cargo, se mueven hacia el lado derecho. La flecha, preferiblemente debe terminar en el margen derecho. La referencia o el asunto también pueden moverse con la flecha, la despedida, el nombre mecanográfico y el cargo.

3) Estilo semibloque
Este estilo se diferencia del anterior porque la primera línea de cada párrafo tiene una sangría de cinco espacios. Es muy agradable y el de menos uso actualmente, por el tiempo que requiere la sangría.

b. Puntuación
El texto de la cara lleva los signos de puntuación de acuerdo con las normas gramaticales del idioma español. Se ha introducido ciertas reformas que han denominado “estilos de puntuación”. Pero estas reformas se refieren a los signos de puntuación que se usan en las líneas generales y especiales de la carta. Existen tres estilos                                                                      
1) Puntuación abierta.
2) Puntuación cerrada.
3) Puntuación estándar.     








               


Con ánimo de simplificar el trabajo, ha caído en desuso la puntuación cerrada, se usa la estándar. Difiere de la abierta en que se usan los dos puntos después del saludo o del vocativo y una coma después de la despedida.

c. Espaciamiento de una carta comercial
A forma de distribuir las partes de una carta, es muy importante para lograr una apariencia favorable. Estas deben aparecer ubicadas simétricamente, con buen gusto y proporción, teniendo en cuenta el tamaño de la carta y el tipo de máquina que se emplee. En la ilustración de la página 11 se indica el número de interlineaciones que separan los elementos de una carta.
En mecanografía, interlineaciones son los espacios entre líneas; y espacios, los espacios entre letras; es decir, los espacios horizontales, se llaman espacios y los verticales interlineaciones. Entre los signos de puntuación se usan unos espacios reglamentarios que se notan a continuación.


 
SIGNO DE PUNTUACIÓN
ESPACIOS
ANTES
DESPUÉS
ENTRE
Coma (,)  
Punto y coma (;)
Punto y seguido (.)
Punto de abreviaturas (.)
Dos puntos (:)
Comillas (“”)
Interrogación (¿?)
Exclamación o admiración (¡)
Paréntesis ( )
Raya ( __)
Guión (-)                              
0
0
0
0
0
2
2
2
2
2
0
1
1
2
1
2
2
2
2
2
2





0
0
0
0
0

d. Márgenes
La carta comercial debe estar bien encuadrada, dentro de un marco proporcionado y estético, para impresionar gratamente al corresponsal.
Para determinar lo márgenes laterales de la carta, debe tener en cuenta el tamaño de ésta (larga, mediana o corta)

La ilustración muestra cómo los márgenes fijados para la carta mediana sirven de guía para fijar los márgenes para la carta corta y para la carta larga.

Conviene recordar que las cartas se escriben a interlineación sencilla; la doble Interlineación sólo debe ser utilizada cuando ésta van a ser leídas en público.

El margen izquierdo varia de  acuerdo con el tamaño de la carta; el derecho puede ser igual o menor que  el izquierdo, su límite es de 3 centímetros. Una carta también pude centrarse.

e. Separación de palabras

La separación correcta de palabra al final de cada renglón contribuye a mejorar la apariencia de una carta y a facilitar su lectura; por lo tanto, es parte de la división silábica y de las técnicas de división mecanográfica.
Para separar palabras que no caben al final del renglón use el guión (no la raya) y tenga en cuenta las siguientes normas:

Palabras de una silaba no se separan: fue, dio Dios, rey, dos, tres, mes, etc.

2) Generalmente, las palabras se separan entre silabas; nunca separa una combinación de letras que se pronuncien juntas:

       Correcto 
       Incorrecto
   ins-truc-ción
   direc-tivo
   ga-llardo
   desig-nar
   úl-timo 
in-stru-cción
dire-ctivo
gal-lardo
desi-gnar
últ-imo

3) No divida nunca una cifra.

4) No divida una sigla, una abreviatura o una contracción: ESAP, HIMAT; Dpto.; Gral.;
    D`Costa, O`Higgins, etc.

5) Los nombres propios no deben separarse: Carlos, Felipe, María, René, México,
    Managua, Portugal, España, Arguelio, Hernández, Pérez.

6) Separe siempre las palabras compuestas. Por sus  componentes, así:
     Astro-nauta es preferible  a as-tronauta

7) Divida sólo entre silabas completas. No se considera aceptable dividir una palabra
    separando dos vocales aunque éstas formen silabas diferentes; por ejemplo, acree-dor es
    correcto, pero acre-edor no lo es.

8) Cuando tenga que dividir compuestos formados por palabras que por si solas tienen uso
     en la lengua y un prefijo, se pueden dividir, bien por sus  componentes o ateniéndose al
     silabeo de palabras, ejemplo: de-samparo o des-amparo; de-sarrollo o des- arrollo.

9) No deben separarse las palabras de modo que queden una sola vocal al principio o fina
    de renglón, ejemplo: a-póstol y mare-o  están incorrectas y deben dividirse: após-tol y
     Ma-reo.
    
10) Pase por lo menos tres caracteres a otra línea (el tercer carácter puede ser un guión o un digno de puntuación). Ejemplos:
Correcto
 Incorrecto
 no-gal
aterri-zar
espacio-so
 o-val
a-terrizar
espacio-so




                                                                            
11) La X tiene sonido de KS cuando va en medio de dos vocales; por eso, al separa las palabras, debe continuar unida a ambas vocales, porque con la que antecede suena K  y con la que se sucede suena S. Al separarla de la vocal precedente se perdería el sonido de la K.  
       Correcto 
       Incorrecto
In-flexión
cruci-fixión
trans-fixión
genu-flsxión
com-plexión
infle-xión
crucifi-xión
Transf.-xión
genufle-xión
comple-xión

12) No divida la última palabra del primer renglón de un escrito; lo mismo sucede con la ultima palabra del ultimo párrafo y la ultima de una  pagina.


6. EL SOBRE

Igual que la carta, o más que ella, el sobre tiene la delicada función de crear interés en el destinatario por la lectura del mensaje que guarda; es el complemento de la carta comercial, y su elaboración merece especial cuidado.

a. Consideraciones esenciales en la elaboración de sobres:

1) Correcta escritura de los nombres propios.
2) Adecuada puntuación (,) entre ciudad y pais o entre ciudad y departamento.
3) Impresión homogénea del tipo de la máquina.
4) Escritura de los datos del destinatario iguales a los de la carta.
5) Ubicación correcta de los datos del destinatario.
6) Ubicación adecuada de los datos adicionales como confidencial, personal, entreg  inmediata, etc.

b. Clase de sobres   

Existen diferentes clases de sobres y su utilización varia de acuerdo con su tamaño.
 1) Sobre tamaño oficio o americano (oficial)


   





Es conocido como sobre oficial porque se emplea para la correspondencia comercial, oficial y diplomática. Es el de más uso.
2) Sobre cuadrado o español (social)
Se utiliza como sobre social y en el se incluyen tarjetas de pésame, agradecimiento, invitación citaciones, presentación, etc. también se usa, actualmente, para enviar las comunicaciones en papel de esquela, en lugar de tarjeta, se puede marcar a mano y preferiblemente con tinta negra. 

Cualquiera de los sobres anteriores puede utilizarse con ventanilla. Se emplea para enviar extractos bancarios, estados de cuenta, etc.



5) Sobre de Manila
Se emplea para enviar correspondencia, catálogos, revistas, folletos, etc. vienen en diferentes tamaños y su elaboración está relacionada con la abertura; es decir, que puede elaborarse en forma horizontal o vertical. Su tamaño puede ser: carta, oficio o extra largo.



c. Escritura de sobres
Para escribir los datos del destinatario en un sobre, se considera éste dividido, a lo ancho en tres secciones iguales; y a lo largo, en dos, como lo ilustra la gráfica.
                                                         1                      2                       3









1) Primer tercio o del remitente
En los sobres comerciales este tercio es el indicado para el membrete. En la correspondencia familiar se utiliza para los datos del remitente, antecedidos por la abreviatura Rte.: (remite).
En la parte inferior de este tercio, dos interlíneas después de la dirección, se escribirán las indicaciones del remitente en cuanto al manejo del documento: Personal, Confidencial, Reservado.

      1







2) Segundo tercio o del destinatario
Estos datos son los mismos que lleva la carta. Se escriben a partir del segundo tercio, en la parte inferior a dos interlineas. Si estos datos tienen más de cinco líneas, pueden subirse uno o dos renglones.


     




         2
        


3) Tercer tercio esta reservado para el correo, y para las instrucciones postales como CERTIFICADA, RECOMENDADA, INMEDIATA.



     




        
        
       3





d. El doblado del papel y su inserción

Una particularidad muy especial se presenta con el doblado de una carta. Es necesario hacerlo de acuerdo. Con el tipo de sobre y de manera que el corresponsal pueda desdoblarlo con facilidad y rapidez.
1)     Doblado del papel para insertarlo en sobre americano











:
 
Planeamiento de una  carta



1. COMPETENCIAS
COMPETENCIA
MUCHO
POCO
NADA
1
Distinguir la importancia de un plan para elaborar una carta comercial



2
Formular las distintas etapas que constituyen el planteamiento de una carta, según el nuevo esquema  creativo



3
Integrar el desarrollo de ideas del bosquejo al borrador mejorado.




4
Mostrar la destreza adquirida para autocriticar un mensaje y lograr un borrador mejorado.




5
Escribir los párrafos de apertura y cierres más característicos



6
Resumir un mensaje a nivel de la comunicación telegráfica.







2. EL PLANEAMIENTO  DE UNA CARTA COMERCIAL


Cuando se prepara una carta, el plan anticipado es de gran ayuda. Una carta no se improvisa; es la combinación  de la experiencia personal, el conocimiento del idioma y un plan cuidadoso.
Siga minuciosamente estos paso; al hacerlo, esta técnica se trasformara muy pronto en un hábito:
·         Concepción
·         Recolección de datos
·         Bosquejo de ideas
·         Borrador
Tomar en cuenta  la aplicación de las características  de la carta comercial:
·         Estructura gramática, puntuación y ortografía
·         El buen gusto
·         Aplicación de las relaciones humanas
·         Autocritica del borrador
·         Borrador mejorado
·         Copia a maquina
·         Autocritica de la forma
Concepción
La concepción es la etapa en la cual  se siente la necesidad conveniencia de escribir una carta comercial, mensaje comercial, motivado por


una ventaja comercial o un deber institucional. La idea no es siempre ordenada y definida. Por regla general, en este momento se vislumbran una serie de ideas que es preordenada.
Recolección de datos
Trasmitir un mensaje comercial es sinónimo de dar o solicitar un dato, porque una de las unciones de la redacción es comunicar.
Esta etapa consiste en reunir todo el material que sea necesario para elaborar el mensaje; por ejemplo la carta que se responde, la fecha de embarque, los términos de pago, el numero de poliza, los precios, los catálogos, la fecha de entrega, etc.; y sobre todo un buen diccionario, herramientas vitales para redactar .Esta etapa de trabajo garantiza la integridad del mensaje.
Bosquejo de ideas
El punto de partida de una buena carta es la organización de ideas. Unas notas tipo telegramas con un sustantivo focal para cada idea, serán suficiente para señalar el camino que va a seguir el lapicero al redactar el borrador.
Recuerde que la integridad la dan dos factores  todos los datos y todas las ideas.
Un bosquejo le beneficiara de dos formas: evitara que vuelva a escribir la carta y posteriormente cartas para aclarar, especificar, explicar o complementar la primera

Borrador
Con base en el bosquejo se elabora el borrador; dos o tres párrafos (uno para cada idea) responde de la aplicación de cuatro aspectos fundamentales:
·         Características vitales y complementarias
·         Estructura gramatical, ortografía y puntuación
·         El buen gusto
·         Principios de relaciones humanas
Características vitales y complementarias
Cuando se redacta una carta hay que tener en mente al lector. Quien quiera que este sea lo mejor es acogernos a las características vitales y complementarias de la redacción:
A)     Claridad: esta característica implica el empleo de las palabras indispensables para hacer que el mensaje sea breve y completo. Una carta en la cual abundan las palabras no indispensables se hace tediosa y quita tiempo al hombre o mujer de negocios para quienes "el tiempo es oro".

B)     Integridad: busque que su mensaje sea completo que no falte ideas y datos, todas las ideas deben estar vinculadas e incluidas.

C)      Brevedad: haga el mensaje abreviado sin olvidar las características vitales y complementarias en la carta comercial.

D)     Cordialidad: use un tono agradable y amistoso, capaz de crear y mantener unas buenas relaciones.

E)     Veracidad: escriba solo aquello de lo cual tenga evidencias o certezas.

F)      Coherencia: organice la información de forma coherente; al terminar la idea de un párrafo vincule con la próxima mediante una palabra colectiva.

G)     Positivismo:  ubíquese en el lugar del lector y escriba frases que le agraden 

H)     Modernismo: utilice expresiones de acuerdo con la época

I)       Creatividad: emplee un estilo propio, original

J)       Naturalidad: utilice un lenguaje directo y sencillo como si estuviera hablando.

K)     Corrección: recura a las normas técnicas gramaticales, a la ortografía y a la puntuación, hasta alcanzar una presentación técnica, armonioso y un informe de la comunicación.

L)      Discreción: exprese contacto lo que debe y puede decir

Estructura gramatical, ortografía y puntuación
La persona que redacte un  documento comercial debe hacer uso creativo del lenguaje mediante su conocimiento integral.
El párrafo es una unidad de pensamiento o idea que puede expresarse por una oración temática y una o varias oraciones que contribuyan a ampliar o aclarar el pensamiento. Es indispensable que al redactar tenga en cuenta la elaboración de oraciones cortas, el uso de palabras conectivas y el estilo propio. La ortografía debe ser perfecta un error en la comunicación la hará incorrecta si nota deficiencia en su ortografía, no pierda tiempo, acuda a un curso o auto capacítese con la ayuda de un libro de ortografía.

El buen gusto
El aspecto estético en la redacción también se orienta al número de párrafos y a la extensión de los mismos. No hay “regla de ORO” para el numero de párrafos, pero de cien cartas recibidas un 40% tiene tres párrafos y un 30% tiene cuatro. Esto quiere decir que un 70% de hombres de negocio se inclina por una carta de tres o cuatro párrafos. Llamaremos a esta la carta ideal para la extensión de cada párrafo también hay que aplicar un principio de un equilibrio y un buen gusto.
Párrafo de apertura o introductorio (idea 1) 2 a 3 líneas
Párrafo central o de desarrollo (idea 2) 4 a 6 líneas
Párrafo de cierre o de conclusión (idea 3) 2 a 3 líneas.
Algunos bosquejos pueden ser:
·         Descripción de articulo
·         Ofrecimiento de servicio
·         Agradecimiento
·         Ofrecimiento de Producto

Características  Vitales y complementarias
·         Claridad
·         Integridad
·         Brevedad
·         Cordialidad
·         Veracidad
·         Coherencia
·         Positivismo
·         Modernismo
·         Creatividad
·         Naturalidad
·         Corrección
·         Discreción
Estructura gramatical Ortografía y puntuación:
El párrafo es una unidad de pensamiento o idea que puede expresarse por una oración temática o varias oraciones que contribuyan a ampliar o aclarar el pensamiento.
Las relaciones humanas:
El poner en práctica la cortesía, educación, amabilidad y el respeto hacia la persona a la que va dirigida la carta.
Borrador mejorado:
Con base en el borrador y previo análisis de la forma  de cómo se ha atendido a las características vitales y complementarias, estructura gramatical, ortografía y puntuación, principios de relaciones humanas y el buen gusto, se prepara este nuevo intento por comunicarse, que hemos llamado borrador mejorado; este habrá superado notablemente a ese primer borrador, pero siempre será susceptible de mejorarse más.
Autocritica de la forma:
El aspecto estético vuelve a cobrar vigencia si tenemos en cuenta que la carta es una embajadora de buena volunt5ad y factor de decisiones, asegúrese de esa forma que su carta va a conquistar voluntades.

Partes de la carta
El Encabezamiento
Abarca la parte superior de la carta. Contienen siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de que se trata la carta.
Cuerpo de la carta
Es la parte más importante. Se pone de tres partes:
·         Una introducción
·         Un núcleo
·         Una conclusión  

En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.

En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobretodo cuando se trate de una reclamación.

En la conclusión es la que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.

Los diferentes tipos de puntuación que debe llevar una carta comercial

Existen tres tipos de puntuación con los elementos de una carta comercial:
A)     Puntuación abierta
B)     Puntuación cerrada
C)      Puntuación estándar

Puntuación Abierta: Es aquella que no lleva coma ni puntos al final del encabezado, nombre y dirección.

Puntuación Cerrada: Es aquella que ha caído en desuso junto con la carta tradicional y prevalece el criterio de simplificar las cosas y reducirlas al menos esfuerzo posible.

Puntuación Estándar: Esta se refiere de la abierta en dos puntos y una coma adicional que la estándar tiene.  

Actualmente se impone el uso de la puntuación estándar en el idioma español.

Cualidades de la redacción

Cortesía:
En primer lugar diremos que la cortesía es muestra de respeto.

Claridad:
Como segundo lugar estas cartas deben ser breves y en síntesis es decir lo que en realidad queremos dar a conocer

Estilo:
Consiste en una elegancia de la redacción sin utilizar frases muy sofisticadas.

Precisión:
La puntuación de los detalles que son considerados de mucho interés para el contenido.

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