ARCHIVANDO POR COMPETENCIAS 1

CONOCIMIENTOS BASICOS DE ARCHIVO

Cada vez que se busca un nombre y un número en el directorio telefónico se está seleccionando información de un libro organizado alrededor de los principios de archivar. Los nombres se encuentran en orden alfabético, y el conocimiento del alfabeto le ayuda a encontrar el nombre deseado. El directorio telefónico es un ejemplo de los métodos básicos de clasificar documentos para facilitar su localización: por el método ALFABÉTICO.

En el sistema ALFABÉTICO, los títulos son nombres de personas y empresas; en el sistema GEOGRÁFICO, son nombres de lugares. En el sistema POR ASUNTOS, los títulos son nombres de objetos o categorías; mientras en el NUMÉRICO, los títulos son números y en el sistema CRONOLÓGICO los títulos están basados en la fecha del documento. En una compañía de seguros, donde los documentos se solicitan por el número de póliza, el método que se utiliza es el NUMÉRICO.

CONCEPTOS BASICOS

TÍTULO

Es un nombre o número utilizado para identificar los documentos con fines de archivo. Por ejemplo, si se dice que una carta se debe guardar en la carpeta RAMÍREZ, LÓPEZ y CÍA., el nombre de la compañía es el título de identificación. Éste se utiliza para rotular las GUÍAS del sistema elegido.

 ARCHIVONOMIA:

Es todo lo relacionado con el difícil arte de archivar, y trata preferentemente de la administración de los archivos.

 ARCHIVONOLOGIA:

Tiene un carácter más histórico y da la noticia del origen, creación de los archivos, de la importancia y del valor de sus fondos y otras cuestiones similares.

 ARCHIVISTA:

Término que abarca todas las cuestiones referentes a los archivos, de un modo general.

 ARCHIVO:

Es la voz griega Archaion, puede tener varios significados, pero el que predomina es el de “local en donde se conservan los documentos públicos o privados” y el de “conjunto de esos mismos documentos”.

 ARCHIVAR:

Será la operación de colocar en su debido orden y lugar, los documentos dentro del archivo.

 ARCHIVERO:

Archivera o archivista como se dice en Francia, es la persona encargada de manejar los documentos que están en un archivo.  Sus principales funciones son: conservar la documentación para las generaciones futuras y para el exacto conocimiento de la historia; clasificar y ordenar esa documentación para que sea fácilmente asequible en los archivos vivos, como son los de la Administración Pública y empresas, en todos los países.

Y por último, hacer obra de cultura, difundiendo las riquezas de tipo histórico, literario, artístico, jurídico, comercial, industrial y de toda índole, que pueden hallarse en los archivos.

 DOCUMENTO:

Es un texto (manuscrito o mecanografiado, impreso, grabado, dibujado o reproducido por cualquier medio). Son documentos: una carta, un acta notarial, un testamento, un contrato, un nombramiento.

PERFIL DE LA PERSONA QUE ARCHIVA

1. Ser creativo(a)

2. Poseer iniciativa

3. Poseer criterio

4. tener buen humor

5. Disponibilidad absoluta de servir a todo el mundo.

6. Ser ordenado (a), organizado (a)

7. Tener buena vista

8. Buen oído

9. Ser buen(a) observador(a)

10. Excelente memoria (capacidad de asociación)

11. Retener información (mente fotográfica)

12. Ser confiable, discreto(a), prudente

13. Guardar el secreto profesional.

CUADRO COMPARATIVO

Métodos de Archivo	Sistema de Archivos	Clasificaciones
Gancho de espigón Archivo de caja Tablas de Shannon Archivo de Palomas Carpetas de fuelle Archivo horizontal Archivo vertical Archivo automático Microfilm y videos Computarización (scaneado)	Alfabético simple Numérico simple Alfanumérico Geográfico Asuntos Dewey Duplex Automático moderno Electrónico o microfilm videoarchivos	Simple, una letra Simple, un número Compuesto, más de una letra o más de un número Indirectos, letras y números MIXTOS Series alfabético-numérico o numérico-alfabético

TIPOS DE ARCHIVO

• HISTORICOS: Archivos generales, nacionales, eclesiásticos.
•  ADMINISTRATIVOS: Gobierno central: Ministerios y dependencias, órganos del estado: Legislativo Ejecutivo, Judicial.
• GUBERNAMENTAL: Gobierno central: Ministerios y dependencias, órganos del estado: Legislativo Ejecutivo, Judicial.
•  COMERCIALES Y EMPRESARIALES:
• Instituciones oficiales autónomas: CEL, ANDA, ISSS, ASI, Cámara de Comercio, bancos, industria, y comercio en general.
•  FAMILIARES Y PARTICULARES:
• Son las que se reciben de familiares que se encuentran dentro o fuera del pais.

CORRESPONDENCIA

Acción o efecto de corresponder o corresponder. Comunicación entre ciudades o vehículos. Medio de transporte que asegura esta comunicación. Correo, conjunto de cartas que se reciben o se expiden. Significado que una palabra tiene en otro idioma. Relación entre términos de distintas series o sistemas. Ley que asocia algunos o todos los elementos de un conjunto A con otros de un conjunto B. casos particulares de las  comunicaciones son las relaciones, en las que A = B, y las aplicaciones.

LA CORRESPONDENCIA Y LOS SERVICIOS DE CORREO

Todo oficinista debe tener un conocimiento cabal del manejo de la correspondencia. En oficinas pequeñas, una persona puede tener el control absoluto de la correspondencia desde recibirla, arriba y distribuirla, hasta prepararla, cerrarla y enviarla por correo. En organizaciones grandes, la correspondencia es recibida y manejada por medio de sistemas centralizados.

Cuando hay un departamento de recibo y despacho de correspondencia, está se orienta directamente a ese departamento; donde se la clasifica. Después de clasificada, la correspondencia dirigida a un departamento o a una persona en particular se distribuye por medio de mensajeros. El resto de la correspondencia se procesa y de acuerdo con el asunto de que se trate es enviada al departamento o la persona correspondiente.

PASOS EN EL MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA

Sorteo preliminar: Al llegar la correspondencia a la oficina se clasifica por grupos, antes de proceder a abrirla

La correspondencia personal: Es la que va dirigida a una persona o a un título específico como señor Antonio López o al director, departamento de compras. Esta correspondencia no debe abrirse y envía a la persona a quien va dirigida.

La correspondencia no personal: Incluye toda la correspondencia aunque va dirigida a la compañía y no a una persona específica. Generalmente son circulares, paquetes publicitarios y otros materiales de menos urgencia, que una vez abierta y clasificada se distribuye a los departamentos y secciones respectiva distribución de la misma.

ABRIR LAS CORRESPONDENCIA. La secretaria o el asistente encargado de la correspondencia pueden abrirla en dos formas:

-       A  mano o con un abridor de cartas. Para acelerar este proceso, se colocan todos los sobres a la derecha en una pila, con la dirección del destino hacia abajo. Una vez esta operación, se procede a abrirlas teniendo cuidado de concluir este proceso, ante de extraer su contenido. Debe tomarse la precaución de golpear el sobre contra la mesa, para bajar los papeles que están dentro y no romperlos cuando se proceda a la abertura.

-       Correspondencia para el exterior. Los medios de comunicación existentes en la actualidad y la seguridad con que pueden usarse hacen que sea posible enviar correspondencia a cualquier parte del mundo. La correspondencia que va al exterior debe escribirse en papel liviano, ya que los reglamentos postales son más estrictos para ella en cuanto al pero; por otra parte, las tarifas son más altas. El medio de transporte más recomendable para enviar correspondencia al exterior es la vía aérea, los otros medios de transporte son más lentos.

SERVICIOS ESPECIALES

Las oficinas de correo ofrecen un gran número de servicios especiales que garantizan un servicio rápido y seguro. Los más importantes son: El servicio de entrega inmediata (o expreso) y los correos certificados, con o sin aviso de recibo y el asegurado. Hay una tarifa adicional y distinta para cada uno de estos servicios especiales.

Entrega inmediata o expreso. Esta correspondencia se entrega al destinatario por medio de un mensajero tan pronto como llegue.

Correo certificado. Este servicio puede usarse para la correspondencia de primera, segunda o tercera clase y proporciona mayor seguridad para el envío de documentos importantes, tales como bonos o certificados de acciones, joyas y valores. La oficina de correos expide un recibo a nombre del remitente que sirve de comprobante de que el material fue recibido y se responsabiliza de que la correspondencia sea entregada personalmente a quien va dirigida.   

Esta clase de correspondencia será entregada personalmente debe ir cerrada, pero no suele aceptarse sobres cerrados con cintas de celofán engomada u otro tipo de cintas adhesivas.

Seguro para paquetes postales. La correspondencia de tercera o cuarta clase (paquetes postales) puede asegurarse contra pérdida, robo o deterioro, pagando una suma adicional que dependerá del valor de mercancía. La suma máxima asegurable varía según los países.

 C.O.D. pagadero a la entrega. Esta modalidad postal suele usarse con frecuencia para la venta de mercadería por correo. El valor de esta se paga a la oficina de correos de el momento en que esta hace la entrega del paquete. Por este medio se envía material clasificado como de tercera y de cuarta clase y el valor del paquete debe pagarse en el correo en el momento de su entrega.

Cómo localizar correspondencia extraviada. La correspondencia que después de cierto tiempo no haya llegado a su destino, puede ser localizada llegando una fórmula especial en la oficina de correos donde fue entregada. Con esta forma las autoridades postales tratarán de localizarla, generalmente es mucho más fácil hacerlo, si el nombre del remitente aparece en el sobre.

TECNICAS MAS USUALES DE RECEPCION DE CORRESPONDENCIA

La correspondencia se recopila de acuerdo al movimiento de la oficina, tanto la que se recibe de la empresa y del correo, como las copias que produce la misma.

Se entenderá que la Correspondencia es toda carta, informe, solicitud, oferta, contrato, telegrama, cable, facsímil, fax, folletos, boletines, que llegan a la oficina. La persona que recibe y despacha la correspondencia, ha de ser muy responsable, conocer la oficina, ser muy discreta, tener lógica, ya que le toca distribuir tanto la que se recibe como la que se produce, en forma eficaz y con precisión, poseer y practicar el secreto profesional.

¿POR QUE REVISAR EL ROTULADO DE SOBRES? :

Con el fin de separar los que traen nombre de la empresa, los nombres de las personas que son ejecutivos o funcionarios y empleados; los oficiales deberán abrirse pronto, sin dilación, ponerse su número correlativo con el que va a iniciarse su trámite dentro de la empresa (del 1 en adelante, correlativamente, cambiándolo cada año).

Esta pieza ya clasificada y ordenada, se registrará en un cuadro o lista, anotando cada una en su respectivo cuadro, que deberá contener los siguientes requisitos:

*Número correlativo de registro (codificación)

* Fecha de entrada

            * Lugar de procedencia (firma o empresa)

*Nombre completo del remitente

*Breve resumen del contenido

*Número de anexos

*Nombre de la persona o sección que recibe

*Fecha de respuesta con número correlativo

INSTRUCCIONES PARA DESPACHAR CORRESPONDENCIA

Se deberá disponer de un libro o de un expediente de tarjeras, cuadro o listado de columnas, con la siguiente descripción:

      Número del registro por orden correlativo

      Fecha de salida

      Destino o empresa, firma o institución

      Nombre del destinatario

      Fecha que lleva la carta

      Resumen breve del contenido

      Número de anexos si los hay

      Persona o sección responsable de la carta

En este caso se necesita poseer buena letra, ya que se puede llevar a mano o a máquina, pero eso sí, debe ser letra legible.

  RECOMENDACIONES PARA EL Y LA  APRENDIZ

1. Utilizar sistemas de archivo sencillos; estudiarlo bien antes de adaptarlo
2. Es aconsejable usar una carpeta de fuelle o acordeón para hacer una clasificación previa en orden alfabético de los documentos que archivarán.
3. Archivar todos los días, separar de 10 a 15 minutos diarios para este propósito.
4. Utilizar colores en la marcación para prever una clasificación futura de los diversos documentos que maneja.
5. Utilizar gavetas accesibles del gabinete de archivo activo (o sea las primeras gavetas); las de menos accesibilidad se dejarán para los documentos de consulta o inactivos.
6. Se considera material activo, aquel que se consulta con más regularidad, el del año en curso; inactivo será al que no se hace referencia con tanta asiduidad.
7. Tómese el espacio para determinar cuánto tiempo le toma localizar un expediente o documento. Analice si es conveniente cambiarlo de clasificación o asunto por el que se archivó. Ver necesidad de usar referencia cruzada.
8. Dejar espacio entre los expedientes de las gavetas para facilitar la búsqueda, no “rellenarla” de documentos.
9. Abrir siempre sólo una gaveta, dos o más provocan accidentes graves.
10. Aprender a utilizar índices y guías para pronta ubicación de documentos.
11. Ponerle rótulos a las ventanas de los gabinetes (1A, 1B, 1C, 1D), o según el número de muebles.
12. Conservar sólo una copia de documentos originales; no guardar borradores.
13. Archivar detrás de la guía. Cada gaveta guardará no más de 40 expedientes.
14. Revisar constantemente los documentos, si todo esta en su sitio y verificar en la carpeta “Miscelánea”, si algún rubro o asunto tiene más de cinco documentos para abrir una individual.
15. Un documento extraído para algún trámite, deberá ser guardado en el orden en que se sacó, para evitar futuras pérdidas de tiempo.
16. Evitar el uso de clips o hules, los primeros se enmohecen y los segundos agrupan los documentos. Además, otros documentos se pueden adherir provocando problemas
17. Orientar al personal a que encuentre la forma de localizar documentos, utilizando el índice u hoja de inventario por gaveta.
18. Incluir en el índice u hoja de inventario, lo nuevo que va entrando
19. Procurar indicar en la copia del documento sobre clasificación que se hará.
20. Cuando trabaja para varios jefes, usar colores diferentes para copias.
21. Usar código sobre todo cuando se trabaja para varios ejecutivos.
22. No extraer los expedientes por el lado de las viñetas para que no se deterioren o destiñan.
23. Retirar o tachar, guía de salida o ficha falta, cuando regrese la carpeta, expediente o documento de archivo.
24. Transferir, por lo menos una vez al año, documentos del archivo activo al inactivo.
25. Siempre tener a la mano duplicados de hojas de referencia de préstamo, fichas falta o cualquier documento que signifique ahorro de tiempo.
26. Perforar bien los documentos para evitar que se salgan papeles o que se vea antiestético.
27. No colocar más de tres documentos delgados en una carpeta colgante.
28. Conocer y dominar el alfabeto
29. Conocer y dominar las reglas especiales de alfabetización para clasificar los documentos
30. No temerle al manejo de los códigos que son basados en necesidades y creatividad del o  de la administrador (a) de documento.

IMPORTANCIA DEL PROCESO DE ARCHIVAR

Algunas empresas fracasan debido a que no reconocen la importancia de una buena organización de sus documentos. Por otro lado, gran parte del éxito de muchas empresas se debe al hecho de que pueden tomar fácil y rápidamente, decisiones comerciales, estatales o industriales primordiales, porque localizan y utilizan inmediatamente la información requerida y en el momento oportuno.

Por ejemplo, un ejecutivo ocupado, está hablando por teléfono y súbitamente dentro de la conservación, surge la necesidad de una información acerca de una transacción que representa un serio compromiso para la institución o empresa.

Él recuerda que la propuesta era de una cantidad aproximada, pero no tiene a la mano su copia, se la pide a su ayudante mientras continua conversando, ese contrato podría perderse si no se encuentra la copia oportunamente.

Las organizaciones de todo tipo necesitan guardar los documentos para consultarlos en el futuro; son los documentos relacionados con aspectos muy importantes de sus productos o servicios y que contienen datos estadísticos, información acerca de empleados y clientes, de los proveedores, que deben estar disponibles rápidamente por medio de procedimientos sistemáticos de archivo y desde luego, estos documentos deben ser conservados en lugares seguros y accesibles.

Los documentos que valen la pena conservar deben ser protegidos contra el riesgo de que se extravíen, así se evita a la empresa o institución, pérdidas por muchos miles de colones o dólares, y sobre todo, se prevée el tiempo que se pierde buscando esos documentos.

Las actividades y el equipo son costosos, es preciso pues, poseer un buen criterio para escoger los documentos que se conservarán y los que son esenciales para el eficiente funcionamiento de la empresa.

Los materiales que deben ser guardados en los archivos provienen de dos fuentes:

1. Aquellos que se originan fuera de la empresa-documentos externos-, como cartas, informes, contratos, catálogos, balances, facturas, los cuales serán recibidos siempre en original.
2. Los que se originan dentro de la empresa-documentos internos- como copias de cartas enviadas, informes, contratos, facturas, los cuales serán copias (fotocopias), de originales.

APLICACION DE LAS ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO AL MOMENTO DE ARCHIVAR

       PLANIFICACION

Es el establecimiento de un sistema, el que más convenga a los intereses y asuntos que maneja la empresa o institución, significa delinear las actividades de tal modo que se logre el propósito que persiguen las políticas de la empresa.

       ORGANIZACIÓN

Es definir atribuciones y responsabilidades y éstas no sean duplicadas, a fin de que no haya conflicto y que de ellas emane absoluta eficacia. Se organiza de acuerdo a funciones, a los lugares en que se opera, a los objetivos que se pretende obtener y los que no deben perderse de vista, pero sobre todo, se organiza con base al tipo de cliente, usuario, entidades o destinatario, del cual depende la empresa o  institución.

       COORDINACION

Significa ir de la mano entre una sección y otra; entre un departamento y otro; entre una división y otras; o sea, unificar criterios para que todo sea hecho en perfecta armonía y con la plena convicción de que todo el mundo participa de esa opinión y se trabaja de común acuerdo.

       DIRECCION  

Es la buena marcha de todos los anteriores principios, con base al manejo eficiente de recursos que le da el encargado o encargada del archivo, sea éste centralizado o descentralizado, y cuya responsabilidad es tomar decisiones, darle cuerpo a las disposiciones que van surgiendo, el cumplimiento de instrucciones u órdenes.

       EJECUCION

Significa darle estricto cumplimiento a normas, pautas, sistemas o métodos adoptados y para que el archivo sea perfecto, se necesita seguir los siguientes pasos elementales:

-       Primero INSPECCIONAR: Esto es, cerciorarse de que la correspondencia recibida está lista para archivarse, o sea, que si no existe un marginado o sello que diga “archívese”, tal pieza no puede archivarse, significa que le falta algún trámite y por consiguiente, no podemos recibirlo, menos archivarlo.

-       Segundo CLASIFICAR: Es establecer previamente y con un gran criterio y gran lógica, las normas de selección permanente, es decir, que así como lo hallaremos, así también debemos facilitar la labor a otras personas para encontrar el documento clasificado.

-       Tercero ORDENAR: Es nada más que reunir la documentación a fin a cada asunto, de acuerdo a la clasificación realizada antes; quiere decir, que de acuerdo a la letra, nombre o sigla en que ha sido clasificada, sólo podrán agregarse documentos de la misma categoría.

-       Cuarto CODIFICAR: Significa subrayar el nombre con que se decidió en la fase de la clasificación; aquí se subraya con una “X”, cualquier referencia cruzada que sea necesaria para hallar con mayor facilidad los documentos.

-       Quinto DISTRIBUIR: Esto es, repartir en el debido expediente, alfabéticamente, incluyendo las hojas de referencia cruzada, de acuerdo a los nombres codificados.

-       Sexto ARCHIVAR: Paso final, que es la acción de colocar cada documento en la carpeta apropiada del gabinete de archivo.

       SUPERVISION:

Que es la revisión constante que sirve para verificar si lo planificado y organizado ha dado buenos resultados; si la dirección es perfecta, si la ejecución es excelente; de lo contrario, si algo falla, se buscará en dónde está el error para hacer los ajustes, cambios o modificaciones que se consideren convenientes y necesarios. Con estos cinco principios y seis pasos, se cumple el axioma de que nada es obra de la casualidad, que todos los pasos están bien medidos, que debe existir “un orden premeditado”.

CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL

El manejo general de documentos es básico para el buen funcionamiento de un negocio.

El hombre de negocios inteligente no solamente se preocupa por saber cómo se adaptan sus documentos a sus sistemas comerciales; él sabe también cuál es el ciclo de vida de cada documento que emplea en su firma, y sabe que medidas o disposiciones deben tomarse para que con el tiempo dichos documentos sean transferidos o eliminados.  El ciclo de vida de un documento comercial implica cinco etapas las cuales son:

 Creación o recibo

El número de documentos que se utiliza diariamente dentro de una organización típica es impresionante. Por ejemplo, una tienda de ventas al detalle creará cientos de documentos al día: cartas, avisos para publicidad, estados de cuenta, órdenes de compras, cheques, comprobantes de recibos y sucesivamente. La misma tienda recibe también diariamente tal vez miles de documentos: solicitudes de crédito, facturas, cartas de pedido, informes de créditos, listas de precio, catálogos y otros. Cientos de horas-hombre se invierten en el manejo de documentos y sin estos el negocio no podrá funcionar. La mayor parte de los documentos se conservan con base en sistema de archivo, de tal manera que puedan ser consultados cuando se necesiten.

Utilización

Los documentos se guardan por un motivo principal: para su consulta. Sólo aquellos documentos que se van a necesitar para referencia futura justifican el tiempo empleado para guardarlos. Para saber qué documentos serán utilizados de nuevo y cuales no se necesita conocer el negocio, las leyes sobre conservación de documentos y poseer una buena dosis de sentido común.

Transferencia

A medida que los documentos se tornan inactivos, es decir, cuando se consultan ocasionalmente, deben ser sacados de los archivos activos. Además de ocupar espacio en oficina y equipo, estos documentos y correspondencia interfieren en el empleo eficiente de los archivos. Por esta razón los documentos de poco empleo se deben extraer periódicamente y se deben colocar en archivos inactivos mediante un sistema de transferencia o traslado de documentos. Los archivos de documentación transferida se parecen a los archivos regulares, excepto que las cajas utilizadas para conservarlos son generalmente cajas de cartón y se colocan en anaqueles ubicados en sitios menos accesibles como sótanos de depósitos especiales.
  
Eliminación                              

Es evidente que todos los documentos que dejan de ser útiles deben ser destruidos, de acuerdo con la administración de cada empresa, según el giro al que pertenece y regidos por las normas determinadas por la ley.

El paso final en el ciclo de vida de un documento es el descarte o eliminación. Permite emplear equipo y suministros menos costosos para los documentos transferidos y simplifica los archivos activos, de tal manera que se puedan encontrar los documentos con la misma eficacia. La forma en que funciona un programa de transferencia depende de las respuestas a estas preguntas ¿Con que frecuencia se utilizan los documentos? ¿Cuándo pueden ser destruidos sin arriesgar pérdidas o trastornos indebidos?

Las leyes de archivo determinan el valor de los documentos, así:

1.     Documentos vitales: Incluyen documentos históricos, legales, escrituras, contratos importantes, planos, informes para los accionistas, actas de las reuniones de junta directiva, pólizas de seguro y otros que lo son para cada empresa; éstos son irremplazables.

2.     Documentos importantes: Incluyen facturas, cuentas por cobrar, registros de ventas, cotizaciones, estados financieros. Según el código de comercio, duran más de cinco años.

3.     Documentos útiles: Incluyen correspondencia general, cartas, memoranda, estados de cuentas bancarias: éstos se pueden destruir después de un año.

4.     Documentos esenciales: Incluyen indagaciones rutinarias, anuncios, avisos de recibo, boletines, revistas; éstos no se deben archivar con otros documentos más importantes. Generalmente van a un “Misceláneo”, “Varios” o “Diversos”, y finalmente se pueden eliminar de los archivos.

Para transferir, se debe tener muy en cuenta la categoría de la información que contiene los documentos, con gran criterio.

ACTIVIDADES DE UN ARCHIVISTA

•  Debido a que los documentos son tan importantes en cualquier empresa, ellos influyen de alguna forma en las actividades de cada empleado. Los que trabajan en oficinas están especialmente interesados en los sistemas de archivo que les permita encontrar los documentos con rápidez y utilizarlos.
•  Un empleado sin un conocimiento básico del sistema de archivo estaría en desventaja. A menudo se es responsable de la tarea del mantenimiento de los archivos personales del jefe. En empresas pequeñas se le puede pedir que establezca un sistema de archivo o reorganizar uno ya existente. Ningún empleado debe considerar que su entrenamiento ha terminado sin un conocimiento completo de los procedimientos y técnicas de archivar, así como del manejo y control de documentos.
• Para muchos empleados de oficina, archivar es una actividad de tiempo completo. A medida que crecen las empresas, sus funciones de archivo se vuelven más complicadas y exigentes. A menudo, los documentos se conservan centralizados, especialmente en las compañías muy grandes, debido a que la centralización elimina la necesidad de duplicar documentos para mantenerlos en archivos separados. Los departamentos que necesiten documentos para consultarlos puede obtenerlos de manera más fácil en estos archivos centrales. El empleado especializado en archivo se ha convertido en una persona importante en relación con el funcionamiento de la oficina.