26 DE ABRIL: DIA DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO

 FORMANDO AL ASISTENTE COMPETENTE

Al iniciar quiero recordar que hoy en estos tiempos en el campo laboral se están manejando los términos de secretarias y asistentes por lo que este contenido retomaré ambos tratamientos sin dañar la imagen y la integridad de nadie, especialmente de los hombres que desempeñan tan eficientemente está labor y además no puedo dejar de mencionar a nuestras queridas oficinistas que fueron las primeras pioneras en este campo y de las cuales tengo buenas enseñanzas ya que mi madre formó parte de este prestigiado grupo de profesionales en los años 60 y 70 en El Salvador.

El sueño ideal de una empresa, de todos los directivos de empresa es tener contratada a la mejor Secretaria.  Pero ¿cómo lograr ser el o la asistente perfecto-a? ¿Hay cursos de perfección? ¿Se aprende o se nace? ¿Hace un jefe perfecto  a  un asistente eficiente o es una asistente eficiente la que hace el jefe perfecto?

La respuesta es que "es cosa de dos".

Una buena secretaria o asistente administrativo no es sólo aquel que sabe idiomas, atiende perfectamente el teléfono y las visitas, escribe cartas y cosas por el estilo... es algo más. Una buena secretaria de alta dirección puede hacer bueno hasta al mismísimo Presidente de la empresa. 

RECOMENDACIONES PARA ALCANZAR EL EXITO

1.     El Perfil

 Por supuesto ponga aquello que todas las empresas de recursos humanos y de selección de personal saben de memoria: idiomas, ofimática, relaciones humanas y públicas, protocolo, etc. etc. Pero la secretaria perfecta o Asistente soñado es algo más y en esto vamos a centrarnos, debe ser –COMPETENTE, o sea Eficiente y Eficaz en ausencia de su jefe, acostumbrado a trabajar bajo presión, debe resolver conflictos en el campo laboral, además debe  ser líder y un excelente protagonista de las relaciones humanas y públicas.
 

2. Secretaria = confianza.

Un buen asistente debe ser acreedor de la máxima confianza. Su formación, solidez, discreción carácter, personalidad... es clave para que exista una relación de confianza absoluta y sea copartícipe de las fortalezas y debilidades de la empresa. Su compromiso, fidelidad e identificación con la empresa y las personas que la dirigen debe ser total. Si se consigue la empatía y confianza total entre el jef@ y secretari@, se está dando un paso de gigantes en multitud de facetas.

3. El tiempo es un recurso muy valioso: el arte de vivir la agenda. Para un alto directivo /a el tiempo es su recurso más escaso y valioso. Poder atender a los máximos temas posibles y hacerlo sin estrés y en "buena forma" es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente. Hacer ganar tiempo a un alto directivo es un arte y requiere una atención permanente y total. Es preparar a tiempo toda la documentación para una reunión. Es la habilidad para cortar una visita que se prolonga excesivamente; es dar la excusa perfecta para llegar media hora más tarde a una próxima reunión; es alquilar un servicio de habitación durante dos horas para poder ducharse tras un viaje de diez horas y llegar en perfectas condiciones a una reunión importante... Es dar la excusa perfecta por teléfono y que el jefe no quede mal. Es saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a dárselo con la seguridad de no equivocarse. Es saber cuando tiene sed, o es mandar la nota de agradecimiento usual. Es vivir el día intentando cuidar cada minuto del jefe, es ayudarle a cumplir la agenda sin estrés y manejando los imprevistos. 

4. La Asistente como gestor. Un asistente  cada vez que toma el teléfono transmite la importancia de la empresa y de su máximo representante, con tal maestría que se convierte en un factor de imagen, invaluable para la empresa.

En otro orden de cosas, gestiona hábilmente en un vuelo de largo recorrido un upgrade a firts class.  Se preocupa de hacer llegar tres propuestas diferentes para una cena especial en Nueva York y la reserva en la mesa más especial. Se asegura de un trato personalizado en el Hotel y de que los detalles estuvieran impecables en el business center. Consigue acelerar una entrega, gestiona una mejora de cualquier tipo. 

5. Hacer valer la autoridad de su jefe. La secretaria es la garantía de la ejecución de cualquier reunión en la que se tomaban decisiones. Su seguimiento temporal y la eficiencia con lo que se hace debe ser  impresionante: buenas formas, notas recordatorios espaciadas, llamada 24 horas antes de la fecha...

En resumen, debe ser imposible que alguien que en una reunión se había comprometido con el jefe a hacer algo a una fecha fija no lo tuviera hecho y terminado en tiempo y forma. De esta manera, la mente del jefe podía descansar y ocuparse de cosas nuevas, sabiendo que su secretaria asistente hacía un seguimiento y el pressing perfecto para que se ejecutaran los temas tratados y acordados. La productividad del jefe se hace ver más eficiente.

6. Saber estar: la imagen.  Sería bueno que en su oficina se respirara un aire positivo por todos los costados. Antes las secretarias u oficinistas Salían a recibir a las visitas al ascensor con una encantadora sonrisa, saludando con énfasis ¡muy bienvenido Sr. Tal, mi jefe le está esperando. Hacía sentirse importante al que llamaba preguntando al teléfono por el jefe, aunque no le pasara. Su cordialidad, discreción, forma de vestir, elegancia, la convertía en la señora de la empresa. Respetada y considerada un baluarte absolutamente necesario, para crear un magnífico clima de confianza. Contestaba a cualquier reto con una afirmación, con la necesaria diligencia, con estilo, transmitía la imagen perfecta. Cuando no estaba ella, se echaba de menos hasta su perfume.  Se espera que hoy en días además de extrañar el perfume de la asistente, se extrañe además su trabajo eficiente y el buen trato a su prójimo en las salas de espera de cualquier empresa salvadoreña.

7. Aprender, cursos especializados. Una buena secretaria, asistente administrativo, necesita aprender tanto como el jefe. Debe ponerse al día de todo lo que es importante en la empresa. Debe familiarizarse de cosas nuevas, aunque sean complejas llámese nanotecnología, biotecnología o terminología financiera especializada.  En campo de los idiomas, la tecnología (TICS), las relaciones humanas y públicas, administración financiera, etc. Debe actualizarse continuamente, hacer cursos especializados y lo debe hacer en horarios extras, sin que afecte al normal desarrollo de cada día en su vida laboral.