DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES

N°	DOCUMENTO	CLASIFICACION	GESTION	DEFINICION
1	ACTA	Interna	Reunión de trabajo	Es el documento escrito que registra los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado.
2	AVISO	Externo	Comunicado	El aviso intenta advertir o comunicar una novedad, ya sea por vía oral o escrita.
3	BOLETÍN	Interna	Comunicado	Es una publicación distribuida de forma regular, generalmente centrada en un tema principal que es del interés de sus suscriptores.
4	CERTIFICACIÓN	Externa	Comunicado	Es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la experiencia.
5	CIRCULAR	Interna	Comunicado	Es un documento que dirige una autoridad a todos o parte de sus empleados para darle a conocer disposiciones o diferentes asuntos internos para que cumplan a cabalidad.
6	CONSTANCIA	Externa	Laboral	Es un documento cuyo fin es probar un hecho realizado, expedido por una autoridad competente a petición del interesado.
7	CONTRATO	Interna	laboral	Es un acuerdo de voluntades, verbal o escrito, manifestado en común entre dos o más personas con capacidad, que se obligan en virtud del mismo regulando relaciones relativos a una determinada finalidad o cosa.
8	CONTRATO DE ARRENDAMIENTO	Externo	Alquiler de locales	Es un contrato por el cual una de las partes, llamada arrendador, se obliga a transferir temporalmente el uso y goce de una cosa mueble o inmueble a otra parte denominada arrendatario, quien a su vez se obliga a pagar por ese uso o goce un precio cierto y determinado.
9	CONVOCATORIA	Interna	Comunicado o anuncio	Es la comunicación a través de un anuncio o escrito que se hace generalmente a un grupo determinado de personas para que   asistan o participen en un acto especifico que se realizara a una y en un lugar prefijo.
10	CURRICULUM	Interna	Laboral	Es el historial de la vida, el historial profesional del candidato y el primer contacto importante que se va a establecer entre este y el empleador.
11	EDICTO	Externo	Publicación	Es el mandato o decreto publicado con autoridad ya sea de un juez o autoridad administrativa que dispone la observancia de ciertas reglas en algún asunto.
12	ESCRITURA DE CONSTITUCIÓN	Interno	Legalización de una empresa	La escritura de constitución o escritura constitutiva es el documento elaborado por un notario público en el que se crea una sociedad de cualquier tipo.
13	HOJA DE DENUNCIA	Externa	Demanda	Consiste en informar o hacer constar la autoridad competente que en este caso puede ser un juzgado, administración pública o la misma policía.
14	INFORME	Interna	comunicado	Es una obra escrita, visual u oral realizada con la intención específica de promover información de una manera ordenada.
15	MEMORÁNDUM	Interna	Comunicado	Es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación o instrucción.
16	MEMORIA	Interna	Documentar	Son documentos característicos de las sociedades anónimas y sirven para informar acerca de los resultados que la sociedad ha obtenido.
17	ORDENANZA	Externo	Publicación o Mandato	Es un tipo de norma jurídica que se incluye dentro de los reglamentos, y que se caracteriza por estar subordinada a la ley. El término proviene de la palabra "orden", por lo que se refiere a un mandato que ha sido emitido por quien posee la potestad para exigir su cumplimiento. Por ese motivo, el término ordenanza también significa "mandato".
18	OTORGAMIENTO	Externo	Mercantil, administrativo y judicial	Es cuando una persona le otorgó a otra, que le manejen sus bienes con la autorización de un notario y la persona que le manejen sus bienes.
19	PODER ADMINISTRATIVO	Externo	Mercantil, administrativo y judicial	Consiste en informar o hacer constar la autoridad competente que en este caso puede ser un juzgado, administración pública o la misma policía.
20	RESOLUCIÓN	Externo	Reglamentario y de gobierno	Es uno o varios acuerdos que se establecen en cumplimiento a resolver una cuestión tratada y que a partir de su acta queda constituida oficialmente para ser cumplida a quienes les corresponda.
21	SOLICITUD	Interna	Laboral	Es un formulario que tiene la finalidad de conocer o presentar la experiencia profesional del individuo que la llena.

N°	Documento	Clasificación	Gestión	Descripción
1	Crédito  fiscal	Externa	Compra	Es el documento contable que se le emite al contribuyente o persona jurídica a la hora de realizar una compra
2	Factura	Externa	Compra	Es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compra venta. La información fundamental que  aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o provisión de un servicio  que se le emite a una persona natural.
3	Remesa	Externo	Abono	Es el documento que utilizamos para depositar dinero en una cuenta
4	Letra de cambio	Externo	crédito	La letra de cambio es un título de crédito o de valor formal y completo que contiene una orden incondicionada y abstracta de hacer pagar a su vencimiento al tomador o a su orden una suma de dinero en un lugar determinado, vinculando solidariamente a todos los que en ella intervienen
5	Pagare	Interno	Crédito	Un pagaré es un documento que contiene la promesa incondicional de una persona -denominada suscriptora-, de que pagará a una segunda persona -llamada beneficiaria o tenedora-, una suma determinada de dinero en un determinado plazo de tiempo.
6	Quedan	Interno	Cobro	El quedan no es más que un papel que hace las veces de una constancia o promesa de pago. Cuando una persona o empresa presta un bien o un servicio a otra, recibe un quedan mientras se revisa la factura correspondiente.
7	Recibo	Interno	Comprobante	Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o producto
8	Orden de compra	Externa	Compra	Es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y muchas cosas más.
9	Vale de caja chica	Interno	Comprobante	Las empresas que manejan Dinero mediante cuentas bancarias requieren conservar algún Dinero en efectivo para efectuar pagos menores que no justifican la Emisión de cheques; estas cantidades se separan en una caja chica. Cada vez que se paguen estos Recursos se deberá llenar un comprobante que justifique el egreso al cual se denomina Vale de Caja.
10	Declaración de la renta	Externo	Control financiero	Es el documento mediante el cual declaramos nuestros impuestos
11	Nota de abono	Externo	Pago a cuenta	Una nota de abono es una factura por la que el vendedor comunica al comprador que se va a efectuar un abono en su cuenta bancaria debido a la corrección de un error u otro tipo de corrección.
12	Planillas	Externo	Pago de salarios	Es un documento de registro contable o financiero  de la empresa donde  se lleva  el control de pago de los empleados  conforme  a la ley. Existen también  la planilla de  AFP y la planilla de  ISSS
13	Conciliación bancaria	Interno	Control financiero	La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.
14	Estado de cuenta	Interno	Control financiero	El Estado de Cuenta es un documento contable oficial por medio del cual una entidad financiera envía al titular de una cuenta bancaria; la descripción de todas las operaciones realizadas en el banco.
15	Tarjeta de control de inventario KARDEX	Interno	Control de inventario	Son tarjetas de control del  inventario  exacto  de la  mercadería  con la que cuenta la empresa
16	Cheque	Externo	Pagos a proveedores y otros	El cheque es un título valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario.
17	Comprobante de cheque	Interno	Comprobante de pago	Es  un documento que  comprueba  que se emitió la emisión de un cheque
18	Reintegro de caja chica	Interno	Control financiero	Es el reintegro del dinero faltante del monto establecido  de caja chica de la empresa que funciona para los gastos menores de la misma
19	Cotización	Externo	Compra	Es  aquel documento que la empresa elabora  donde se detalla el precio de un  servicio ,de la materia prima  a utilizar o de un producto
20	Presupuesto	Interno	Compra	Es el cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica durante un período o un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas
21	Libros auxiliares contables	Interno	Procesos Contables	Los libros de contabilidad son los documentos que soportan y reflejan los hechos con trascendencia en la realidad económica de la empresa a lo largo de un período de tiempo. La legislación mercantil establece cuales son los libros contables obligatorios para las empresas. Los libros de contabilidad principales son: Libro Diario, Libro Mayor, El Libro de Compra y Venta, El Libro de Caja chica, libro de ingresos y egresos, entre otros
22	Estado de resultados	Interno	Contable	En contabilidad el Estado de resultados, Estado de rendimiento económico o Estado de pérdidas y ganancias, es un estado financiero que muestra ordenada y detalladamente la forma de como se obtuvo el resultado del ejercicio durante un periodo determinado
23	Nota de pedido	Externo	Comprobante de  Pedido	Es el documento que hace constar al abastecedor y transportista con información sobre entregas futuras. La hoja de pedidos se utiliza como base para crear la orden de suministro en el Sistema
24	Hoja de arqueo	Interno	Control financiero	Es el documento que se realiza cada cierto periodo de tiempo para desarrollar  la contabilidad exacta del dinero en efectivo  de la caja chica de la empresa