FONDO FIJO: CAJA CHICA

Su Tratamiento Contable, y otros procedimientos

El Fondo Fijo.- Es un sistema que permite efectuar pagos menores en efectivo, dado que la emisión de cheques para egresos que no sean significativos ocasiona ineficiencia administrativa.

Este concepto se relaciona con el de recaudaciones a depositar, por cuanto no se debe utilizar ingresos para efectuar pagos y estos se deben realizar por medio de cheques.

EL FONDO FIJO Y/O CAJA CHICA.

Se llama Caja Chica al fondo disponible que tiene el Cajero dentro del control interno, con la finalidad de efectuar los pagos menudos y otros , siempre al contado, para eso se establece un fondo llamado FONDO FIJO , que constituye una cantidad fija de dinero (salvo incrementos posteriores), creado por la gerencia con antelación al inicio de las operaciones, para ser utilizado en la atención de los gastos menudos, mediante desembolsos autorizados son restablecidos periódicamente a su importe original, que por la cuentia no es recomendable afectar directamente a Caja Central. Reciben también el nombre de Caja Chica. y esto se hace girando un cheque por una cantidad fija, respondiendo cuando se ha gastado parte o totalmente de estos fondos, así sucesivamente.

CLASES DE FONDOS FIJOS Y/O CAJA CHICA.- La Caja Chica puede tener dos clases de fondos:

a).- Caja Chica con Fondo Fijo
b).- Caja Chica con Fondos Variables

CAJA CHICA CON FONDO FIJO.- Se dice que la Caja Chica tiene fondos fijos cuando al inicio de la operación se fija una cantidad determinada invariable para asistir los gastos menores, que debe ser repuestos la misma cantidad cada vez que se va gastando. Ya hemos dicho
que este fondo no puede ser aumentado ni disminuido durante el periodo. Salvo que el Gerente o el empresario determine la mejor forma de administrar dichos fondos.

CAJA CHICA CON FONDO VARIABLE.- Se dice que la Caja Chica tiene fondos variable cuando al inicio de la operación o dentro de un periodo determinado se le asigne una cantidad superior o inferior para asistir los gastos menudos de la empresa; estos fondos están de acuerdo a la
Necesidad de la misma o al volumen de pago que necesita cubrir dentro de un tiempo razonable, es decir que puede variar.

EL SISTEMA DE FONDO FIJO FUNCIONA DE LA SIGUIENTE FORMA:

a).- Se constituye una suma de dinero determinada (fija) y/o (variable) para realizar pagos de menor cuantía.
- Gastos de fotocopias
- Gastos de compra de medicamentos para botiquín
- Gastos en taxis- pasajes urbanos
- Gastos de Revistas y periódicos
- Envíos de correspondencia
- Gastos de llamadas telefónicas
- Gastos de3 servicios de limpieza
- Gastos de artículos de limpieza
- Se puede considerar pago de compra de susministros excepcionalmente
- Pagos de remuneraciones, impuestos, y otro etc.

b).- Este tipo de gastos se efctua el pago en efectivo.

c).- Periódicamente (semanal, quincenal o mensual) se reponen los fondos utilizando, para ello es conveniente confeccionar un formato que se utilice para solicitar la reposición de los fondos (llamase Recibo de Egresos)

DEL LIBRO DE CAJA CHICA

Es un Libro voluntario que no necesita legalizarlo.
En el sector privado no es necesario una Resolución para la creación de
Fondos para la caja chica, basta un memorandum de Gerencia Financiera o del Gerente General.

La Caja Chica es una cantidad relativamente pequeña de dinero en efectivo que se asigna a un empleado, en caja, disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo, el monto
de los gastos que se realizan con este fondo son tan pequeños que no es conveniente pagarlos con chequera. De acuerdo a la Ley de la Bancarizacion

ASPECTO TECNICO
El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:

. Mediante un memorandum de Gerencia Financiera autoriza la creación o aumento de acuerdo a sus requerimientos un monto determinado, teniendo en cuenta el flujo de gastos menudos y/ o a realizar
Siempre sujetándose a la Ley de Bancarizacion y al Impuesto alas transacciones Financieras- ITF, según Ley Nº 29194.

. El libro de Caja Chica es desatinado para los gastos Menudos y urgentes Diarios de la Empresa, tales como:Movilidad Local
. Movilidad Interprovincial cuando los trabajadores trabajen a nivel Nacional dentro del Territorio de nuestra Republica.
. Útiles de Escritorio, de Limpieza, compra de útiles de Botiquín y
Medicamentos, Diarios Revistas, Correos Viáticos, Llamadas de teléfono, fletes embalajes, otros gastos menudos y urgentes no programados.

. Compras de Suministros y otros, hoy en día algunas empresas lo están utilizando esta caja chica para pagos de cantidades mayores como ejemplo Remuneraciones, Impuestos, Compras de Mercaderías etc.

¿Porque razones?, por la sencilla razón de que son empresas Unipersonales Y La Ley de Bancarizacion y al Impuesto alas transacciones Financieras- ITF, según Ley Nº 29194. Exigen tener una Cuenta Corriente en cualquier Entidad Financiera y tener Chequera; además especifican las normas que mayor de S/. 3,500.00 Nuevos Soles y mayor de $ 1,000.00 DOLARES AMERICANOS, se girara Cheque no Negociable, por todas las transacciones comerciales que se realicen Y las (Persona Natural con Negocio) y ellos no tienen cuenta corriente para girar cheques, conforme hacen la cobranza de sus facturas que emiten cheques no negociables, y/o si no ha pasado el limite de la Ley de Bancarizacion ,que ordena, para el año 2008, se debe girar cheques No Negociable partir de S/. 3,500.00 y /o de $ 1,000.00 Dolares americanos.

¿Entonces como hacen para sus comprar?, lo hacen en efectivo pidiendo facturas de compras a sus Proveedores que no pasen del importe considerado de s/. 3,500.00 Nuevos soles. Y también hay algunas Empresas Jurídicas vienen haciendo esto, porque ellos venden directamente al consumidor y es difícil estar visitando al Banco para depositar el efectivo adquirido en el día., producto de las ventas al consumidor directo.
Y el pago de Impuesto porque no tienen chequera vigente y/o Cuenta Corriente en alguna identidad Financiera, Porque si se va al Banco a comprar un Cheque de Gerencia a nombre del Banco de la Nación / Sunat. Cuesta bastante dinero, y eso depende de que Banco se visite. Como importe promedio de un Cheque de S/. 3250.00, se pagara S/. 150.00, entonces como se ve no es negocio es preferible pagarlo en efectivo y para su control interno y/o el FONDO FIJO.
Hay Un Libro con el rayado de esta caja Chica: Constando de las siguientes columnas.

1.- Columna para la fecha de operación.

2.- Columna para el detalle o explicación
3.- Columna para numeración de los documentos y/o comprobantes.
4.- Columna para entradas o reposición de fondos.
5.- Columna para las salidas o pagos realizados.
6.- Columna para distribución de pagos, en gastos de ventas y Administración.
7.- Si no se puede obtener este Libro y/o rayar con las columnas necesarias, simplemente se hará una relación, conteniendo lo más esencial para la conformidad del Control Interno (fecha de ingreso de los Cheques de Reposición y/o inicio, codificación de los documentos pagados, y/o salidos, registrados en el Registro de Compras y pagados por caja Chica,
si los hubiere, formando en dos columnas Ingresos y Egresos, siempre incluyendo el saldo anterior y se determina el saldo para el futuro rendimiento de cuentas de Caja Chica y/o Fondo Fijo.).

El Importe del Fondo Fijo es renovable, se liquida lo que se gasta y se reembolsa automáticamente por el mismo importe gastado, para que se mantenga siempre con el monto fijado según el memorandum, por eso se llama fondo fijo. Utilice un voucher para efectuar la imputacion contable.

El Fondo Fijo estará a cargo de un (a) cajero (a), este fondo debe ser cuidado celosamente su utilización, debiendo ser gastado en los fines y propósitos de la empresa. Dinero de curso legal. Exclusivamente para fines de la empresa.

Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizar por caja chica. Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.

Esta cuenta solo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminación.

La unidad de teoría podrá girar cheques en el mes solo hasta tres veces el monto constituido para el fondo, indistintamente del número de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en dicho periodo.

La reposición del monto del fondo deberá ser solicitada en la oportunidad que se haya gastado como máximo 80% del monto asignado y será equivalente a la rendición sustentada con los documentados debidamente autorizados que acrediten los desembolsos realizados, previa y calificación por el gerente o jefe inmediato, respecto de los conceptos pagados de lo cual deberá dejarse evidencia en el Libro Caja Chica y en el comprobante de pago. y/o relación de sustención de gastos pagados.

Debe haber una sola persona responsable de caja chica. Fidelidad del personal que aplique las políticas de la empresa.

La persona responsable de la caja chica. Fidelidad del personal que aplique las políticas de la empresa.

La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni los Cobros, ni a la Caja Principal

A la reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo

El fondo se cargara a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se especifiquen en los comprobantes pagados por caja chica

Los comprobantes tienen que ser numerados correlativamente como control interno, todos los documentos de egreso deberán ser aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.

Como mecanismo de control, se recomienda hacer arqueos de caja periódicos y sorpresivos, dejándose una constancia escrita, la cual debe ser firmada por el encargado y por la persona responsable del arqueo por disposición del gerente financiero o el administrador o contador, según el conducto regular. El error en el manejo de Caja Chica puede ocasionarse al final de operación un sobrante o faltante que es necesario revisar antes de pasar dichos documentos al Cajero o al Contador para su reposición de esta manera evitar errores en las operaciones de cierre.

El documento que se atienda en forma provisional deberá ser liquidado dentro de las 48 horas siguientes del desembolso. La persona que tenga pendiente una rendición no podrá realizar nuevo requerimiento del fondo fijo hasta que efectué la liquidación correspondiente.

El encargado único debe anotar el movimiento del Fondo Fijo en el libro de la Caja Chica a efecto de facilitar la determinación del saldo diario y los correspondientes arqueos.

Este libro de Caja Chica se centraliza al Libro Caja tabular y/o Italiana, excepto los asientos de Transferencia, que se registraran en el Libro Diario.

La transferencia en forma resumida cada quincena o fin de mes recibe el nombre de centralización.

Cualquier anormalidad que se detecte, se comunicara por escrito al gerente de administración y Finanzas o al Gerente Financiero para la acción correctiva.

REGLAMENTO Y/O DIRECTIVA MODELO DE CUSTODIA PARA UN BUEN MANEJO Y CONTROL DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA

1.-ASPECTOS GENERALES Y/O DEL OBJETO Y FINES
1.1 Se autoriza el funcionamiento de cajas chicas en las empresas privadas, cuyos fondos tienen por objeto satisfacer aquellos gastos de menor cuantía o cuando las circunstancias justifiquen el desembolso. El fondo de Caja Chica es aquel constituido con carácter único por dinero en efectivo, establecido de acuerdo a las necesidades de la empresa, con el objeto de racionalizar el uso del dinero en efectivo.

1.2 Los montos asignados a las Cajas Chicas, estarán constituidos por un fondo fijo, reembolsable en forma frecuente a fin de que el efectivo no llegue a agotarse, y se pueda atender los pagos menudos y urgentes, que por naturaleza no son programables en los pagos con Cheques.

1.3 Los montos a destinar para cada caso, serán fijados por la Oficina Financiera en cuando con el Departamento de Tesorería y serán acordados bajos criterios que permitan su uso racional y práctico. .Los gastos deben estar dirigido prioritariamente a las compras de bienes y servicios para el normal desempeño operativo y administrativo de la empresa.

1.4 La Gerencia Financiera, previo estudio del caso será la autorizada, para asignar a la
Tesorería, Oficinas o Secciones de la empresa, el establecimiento de una Caja Chica
cuyo monto escara acorde con la importancia y función de la unidad solicitante

1.5 Cuando se autorice la creación de una Caja Chica, la Gerencia Financiera designara al responsable del manejo y custodia de los fondos. La designación de tal responsable puede ser cambiada, atendiendo las especiales circunstancias que pueda presentar cada caso en particular.

a) Si la ausencia es temporal, la designación la hará el jefe de la dependencia respectiva.
b) Si el cambio de responsable es definitivo, la designación la corresponde a la gerencia financiera, con la base en la información que le suministre el jefe de la dependencia correspondiente.

En ambos casos, el jefe inmediato procederá a hacer arqueo respectivo y el nuevo encargado de la Caja, recibirá el efectivo y documentos que hubiere por inventario, firmado el acta de recibido conforme. El original de ese documento será entregado a la sección de Contabilidad de la Empresa.

1.6 Los fondos de Caja Chica podrán ser arqueados por el jefe inmediato, sin previo aviso. El responsable esta en la obligación de ofrecer todas las facilidades para que el trabajo se realice plenamente y sin en trabamientos. Cuando hubiere alguna diferencia de Caja, los dineros sobrantes serán inmediatamente depositados a favor de la empresa. Los faltantes de dinero deben ser reintegrados de inmediato por el responsable del funcionamiento de la Caja Chica.

1.7 La omisión o ignorancia a las disposiciones de este reglamento por parte de algún encargado, será motivo suficiente para la suspensión temporal o definida de la custodia y administración de la Caja Chica.

1.8 Cuando sea necesario proceder a la liquidación total de fondos de caja chica, se realizara el arqueo correspondiente por el jefe inmediato y el efectivo de Caja se depositara de inmediato a favor de la empresa. Los egresos efectuados se contabilizaran con cargo a la cuenta respectiva.

1.9 Es de responsabilid del encargado del fondo fijo de caja chica, el cumplimiento de la presente directiva.

2. PROHIBICIONES

2.1 no pueden utilizarse los fondos de caja chica para adquirir servicios, mercaderías, activos fijos, materiales o suministros, cuando:

2.1.1 Su valor sobrepase los limites autorizados en la escala contemplada en el
Numeral 1.4
2.1.2 No haya urgencia de adquirirlos de inmediato.
2.1.3 Se trate de mercancías de existencia normal en el almacén de la proveeduría
de la empresa.

2.2 El empleado encargado del manejo de caja chica, no podrá aceptar ni tramitar compras o servicios fraccionados, que traten de eludir lo dispuesto en el artículo 2.1 del presente reglamento.

2.3 Asimismo no debe aceptar ni tramitar comprobemos dudosa, a lápiz con tachaduras, roturas, borrones o con alteraciones de cualquier naturaleza que pueden poner en duda su legitimidad.

2.4 En los comprobantes de pago no debe hacerse agregados de ninguna especie. Cualquier aclaración se podrá hacer en hoja adicional o al dorso del comprobante.

2.5 Para el manejo de los fondos de Caja Chica: no debe confundirse valores que no tengan ningún nexo con el efectivo y justificantes. Consecuentemente, es terminantemente prohibido mezclar dinero, documentos, objetos, cheques, valores particulares y otros que no tengan ninguna relación con el fondo.

2.6 Los fondos de Caja Chica no se podrán utilizar para realizar operaciones distintas a las que se destinan dichos fondos.

2.7 Si por negligencia se incurre en pagos improcedentes, de acuerdo con lo establecido por las normas internas, reglamentarias y administrativas vigentes en la empresa, el o los funcionarios responsables, deberán reintegrar el monto erogado.

3. USO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA

3.1 Para el uso de los fondos de caja chica, se debe sustentar con el formato voucher de egreso adjuntado los comprobantes

Se indicara claramente el código de PCGR que corresponda al departamento a que debe cargarse dicha erogación. Este voucher lo firmara el jefe del departamento solicitante

3.2 Si el adelanto de caja chica tiene valor igual o superior al fijado por la empresa, debe tener el visto bueno de la sección de control de presupuesto, para efectos de contenido presupuestario.

3.3 El destino de los fondos para los que pide “un adelantado de caja chica”, nunca debe ser diferente del gasto efectuado. Asimismo, si por algún motivo sobra dinero, este no debe emplearse en otras compras no especificadas en el adelantado.

Consecuentemente, se reconocerá únicamente gasto lo que se ajuste al estipulado en el vale o adelantado de caja. Una vez realizado el gasto, se debe efectuar la liquidación correspondiente ante el responsable del manejo de la caja chica.

3.4 Se hace imprescible que todo desembolso de caja chica este debidamente respaldado con la presentación de un justificamente; y/o sustentados mediante documentos debidamente autorizados; como facturas, boletas de ventas, recibos de honorarios profesionales, RUC, importes y fechas de cancelación. Asimismo todas las compras que se realicen con este fondo deberán tener el sello de recepción del almacén, quedando este con una copia del documento, para el control de entrada y salida respectiva.

3.5 La Gerencia General establecerá el monto máximo que se pagara con el fondo de Caja Chica, en coordinación con la gerencia de áreas, pudiendo ser modificado previa autorización de la Gerencia General.

3.6 Todo documento, recibo “provisional “por mayor suma a lo establecido deberá tener la autorización del Gerente General.

3.7 La Gerencia Financiera tomara las medidas de control previo y la Ofic. De auditoria interna de control posterior de todo el movimiento que origina el fondo fijo.

REEMBOLSOS DE LA CAJA CHICA

1.1 La recepción del Fondo Fijo de Caja Chica se realizara oportunamente previa documentación sustentatoria debidamente autorizada. La reposición oportuna implica reintegrar una suma igual a los gastos efectuados, y no podrá ser inteferior al 10%, ni mayor al monto del fondo de Caja Chica asignado. La recepción se efectuara como mínimo 02 veces por semana y/o de acuerdo al requerimientos de lo que se necesite.

1.2 Todos los documentos cancelados con el Fondo fijo deberán ser enumerados correlativamente y codificados de acuerdo al plan contable de la empresa y registrados en un libro auxiliar de Caja Chica, que para el efecto llevara el encargado del fondo.

1.3 El encargado del fondo prepara el comprobante de caja y el resumen detallado de los documentos pagados en original y copia solicitando a la Gerencia Financiera la reposición del Fondo y copia, solicitando a la Gerencia Financiera la reposición del fondo. Copia de esta solicitud se mantendrá en archivo en forma cronológica

1.4 El departamento de Contabilidad procederá previa verificación de los documentos sustentaríos y codificación contable, a tramitar el giro del cheque de reposición por el departamento de tesoria a nombre de encargado del manejo del fondo fijo.

1.5 Los documentos pagados por Caja Chica serán reembolsados teniendo en cuenta la fecha en que se produjo el gasto. Para los efectos de los registros contables oportunos y no podrán ser mayores al asignado.

1.6 El voucher y sus correspondientes comprobantes, serán archivados, como justificación del cheque emitido en calidad de reintegro de Fondos para Caja Chica.

DEL ARQUEO DEL FONDO FIJO

Se realizaran arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica a fin de comprobar si el monto asignado esta de acuerdo con la existencia de documentos y el efectivo.

Los arqueos sorpresivos se efectuaran cuando las circunstancias asi lo requieran y estará a cargo de la Oficina de Auditoria Interna y el departamento de Tesorería.

Los resultados de los arqueos se pondrán en conocimiento de la Gerencia del Area y de la Gerencia General, para que se tomen si fuera necesario, las acciones correctivas del caso.

TRATAMIENTO CONTABLE DE LOS FONDOS FIJOS EN EL LIBRO DIARIO.

-------------------------------------X--------------------------------------------

10 CAJA Y BANCOS XX
102Fondos Fijos

10 CAJA Y BANCOS XX
104 Cuentas Corrientes
Xx/xxx Por la creación del Fondo Fijo en Caja Chica

-----------------------------xxx----------------------------------------------

60 COMPRAS XXX
606 Suministros Diversos

65 CARGAS DIVERSAS DE GETSION XXX
65.9 Otras cargas diversas de gestion.

40 TRIBUTOS POR PAGAR XXX
401 Gobierno Central

10 CAJA Y BANCOS XXXXX
10.2 Fondos Fijos

Xxx/xxx Por el Gasto de Caja Chica según
Documentos sustenta torios de fecha.

.-------------------------xxxx--------------------------------------

94 GASTOS DE ADMINISTRACION XXXX

95 GASTOS DE VENTAS XXXX

79 CARTAS IMP. A LA CTA. DE COSTOS. XXXXX

XXXX/XXXX Por la Transferencia de las cuentas y sus Divisionarias.

----------------------------xxxxx---------------------------

10 CAJA Y BANCOS XXXX
10.2 Fondos Fijos

10 CAJA Y BANCOS XXXX
10.4 Cuentas Corrientes

Xxx/xxx Por el giro del Cheque para Rembolsar
El fondo de Caja Chica, del mes

------------------------------xxxxx--------------------------

16 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS XXXXX
168 Fondos bajo responsabilid

76 INGRESOS DIVERSOS XXXXX
76.9 Fondos Sobrantes en Caja Chica
Xxxx/xxx Por el sobrante de dinero del Fondo Fijo de Caja Chica, según el Arqueo de Fecha……

--------------------------------xxxxxx----------------------------

10 CAJA Y BANCOS XXXX
10.2 Fondos Fijos

16 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS XXXX
168. Fondos bajo responsabilidad

Xxx/xxx Por la Regularización de los Fondos
Fijos bajo la responsabilidad del Cajero.

----------------------------------------xxx-----------------------

10 CAJA Y BANCOS XXX
10.4 Cuenta Corriente

10 CAJA Y BANCOS XXXX
10.2 Fondo Fijo

Xxx/xxx Por el depósito en cuenta corriente el dinero
Sobrante en el fondo fijo de Caja Chica del mes.

--------------------------xxx------------------------------

38 CARGAS DIFERIDAS XXX
38.5 Fondos Fijos a rendir cuentas

10 CAJA Y BANCOS XXXX
10.2 Fondo Fijo

Xx/xx Por el Gasto del Fondo Fijo, gastado el Cajero
Correspondiente de Caja Chica.

-------------------------xxx----------------------------------

41 REMUNERACIONES Y PART. POR PAGAR XXX
41.1 Sueldo

38 CARGAS DIFERIDAS XXX
38.5 Fondos Fijos a rendir Cuentas

Xx/xxx Por la regularización del Fondo Fijo gastado por el Cajero y
Descontado de su Sueldo mensual.