ESTRATEGIAS PARA LA TRANSCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS LEGALES

1.1  TAMAÑO DEL PAPEL

Se utiliza papel legal (81/2x3) también se escriben documentos en el papel tamaño regular rayado que señalan los márgenes izquierdo y derecho (papel notarial y protocolo).

Formatos de los documentos legales usaremos papel legal 81/=pulg. X14 pulg. Sin rayas para todos los documentos que haremos en el salón.

Para documentos notariales como contratos, escrituras, declaraciones juradas protocolo, etc. En la oficina usaría papel legal notarial  es un papel con una raya vertical azul en el margen izquierdo y un cuadro azul.

Márgenes laterales margen izquierdo de no menos de  1 1/2 pulga./margen derecho de 1 pulga. Justificado márgenes superior e inferior: margen superior e inferior de 2 pulga. Margen inferior de 1 ó 2 pulga.

ESCRITURAS

Si es documento de escrituras, rellene hasta margen derecho con guiones o rayas. Descripciones de propiedades y citas en escrituras se sangran diez espacios de margen izquierdo.

Escrituras a espacio doble con excepción de descripciones de propiedades que van a espacios sencillos.

Numeración de páginas en escrituras: a cada página se le escribe FOLIO  UNO (1) significa página uno se escribe en parte superior derecho sobre el subrayado.  Se escribe FOLIO DOS (2) para la página dos y así sucesivamente.

Un resumen conciso, informativo y bien escrito no solo será apreciado por los lectores, si no que tendrá una influencia positiva sobre sus actitudes hacia el documento completo.

Las habilidades que requieren atención particular son las siguientes:

ð  técnicas especiales de redacción.

ð  estilo técnico.

ð  redacción de introducciones.

ð  uso de transiciones.

ð  construcción de tablas del contenido.

ð  elaboración de conclusiones.

ð  construcción de índices.

ð  incorporación de notas,

ð  elaboración de bibliografía.

ð  uso lista.

Los más importantes son la definición de descripción de mecanismos la descripción de procesos y la clasificación.

La naturaleza y complejidad de los temas tratados en los documentos técnicos involucran al autor en algunos problemas estilísticos sobre todo lo relacionado con la claridad.

La redacción de las introducciones, las transiciones y las conclusiones lectores, primero lo que se le va a comunicar, segundo comunicárselos y tercero decirles lo que ya se les comunicó.

Finalmente la gramática no es propiamente un tema formal de la redacción técnica, pero constituye una necesidad para elevar la calidad de los documentos.

1.2  MÁRGENES

Cuando se escriben en papel bond se deberá dejar un promedio de 12 renglones empezando del renglón 13, el margen izquierdo será de 15 espacios y el derecho de 6 espacios en blanco o justificar el margen del escrito.

1.3  NUMERACIÓN DE PÁGINAS

Esto dependerá del país en nuestro caso el papel del protocolo ya está foliado en el margen superior del lado derecho. Pero en caso de que no sea así se recomienda colocar el número de páginas a seis espacios del margen superior si el documento tiene varias páginas y para evitar que se extravíen algunos se pueden numerar de la siguiente manera 1/10, 2/10,3/10, etc.

1.4  COPIAS

Generalmente se escribe una original y dos copias del documento, la forma mas fácil de duplicar documentos es a través del uso de la fotocopiadora, es aconsejable archivar el documento original de manera que pueda duplicarse cuando sea necesario (en PC o en carpetas) también se puede utilizar papel carbón para duplicar en caso de emergencia.

1.5  SANGRÍA DE PÁRRAFOS

Normalmente los párrafos se sangrían diez espacios aunque en algún bufete se acostumbra a sangrar cinco espacios y a veces no se acostumbra a dejar sangría. Los párrafos se pueden numerar de varias formas, en algunas oficinas se acostumbra a numerar los párrafos en números romanos centrados y en puntuación  después del número entre estos se escriben las palabras, primero, segundo, tercero, etc.

1.6  LETRA MAYÚSCULA

En general las reglas para escribir letras mayúsculas aplican en la escritura de documentos legales, pero hay una diferencia significativa algunos bufetes escriben los nombres de las partes involucradas en mayúsculas fija donde quieren que aparezca, algunas escriben los nombres de los títulos de los documentos en letras mayúsculas cuantas veces se mencionen en el documento, el/la asistente debe seguir la preferencia del abogado (notario) y si no hay debe usar su buen juicio.

Se escriben con mayúscula los nombres propios y los títulos de los implicados en el juicio (tanto si se trata del personal jurídico como civil) igualmente como ya se ha dicho antes, todos los títulos de apartados y sub apartados se escriben en mayúscula.

1.7  TÍTULOS DE DOCUMENTOS

Cada documento lleva un título que indica el propósito y el tipo se acción envuelta en el caso. El título es parte del encabezamiento del documento y se escribe todo con letra mayúscula y centrada. Si ese título es muy largo se separa en sesiones, cada una de las cuales deberá centrarse.

1.8  FIRMAS

La manera con que se firman los documentos legales varía de una jurisprudencia a otra y en otra oficina legal a otra. Los documentos que se hacen llevar a la corte para que un juez o jurado lo resuelva se les conocen como documentos de corte, los documentos que tratan de asuntos de reserva con acuerdos entre a abogados solo debe llevar la firma del abogado y notario si no aparece en el encabezamiento del documento que contiene en otra página, las firmas deben colocarse espacios de la última escrita y no en borde inferior.

1.9  EL ENCABEZAMIENTO

En la primera página debe aparecer el título de la corte y de la dirección, el nombre de las partes involucradas, el tipo de documento y el número de índice algunos abogados prefieren redactar documentos cortos en un lenguaje sencillo, otros prefieren fases tradicionales, como son las expresiones en latín.

El y la asistente deben conocer la preferencia del abogado. Aunque es importante destacar que no es permitido borrar detalles importantes hay que rehacer las páginas. Si se corrige los errores deberá ser mencionado al final del escrito de la Siguiente forma:Líneas 12, Rodrigo, 15 veinticinco, 39 alas dieciocho horas valen.

1.10      ESPACIOS EN BLANCO

Hay que llamarlo por guiones, también se pueden escribir una raya antes de iniciar el espacio. Al finalizar el escrito se hace una Z en grande para cubrir el espacio en blanco. Otra acción es justificar el margen en la máquina electrónica o en la PC para evitar la superación de palabras.

1.11      NEGRITA

El uso de la letra negrita es el más extendido y más productivo.

Se utiliza, principalmente para destacar los nombres propios de las diferentes acciones legales, así como para poner la relevancia a ciertos nombres comunes, como el motivo del texto o algún instrumento legal relevante para el texto o alguno en cuestión.

Así mismo, la letra negrita se utiliza para todos los títulos. Tanto para aquellos que anuncian sus partes, como para los que introducen  los diferentes capítulos de estos.

Ejemplos de uso: nombres propios.

1.12 Borraduras: no está permitido borrar. Cada palabra se contará como un error.

Errores en la copia impresa: si hay errores en la copia impresa, estos pueden corregirse o copiarse tal y como aparecen en el original. No se penalizaran excepto en el caso en el que omita la palabra

Última palabra: si se comete un error en la última palabra copiada, háyase o no terminado la palabra, se considera como error.

Error de palabra: se considera un solo error por palabra a un cuando en la misma aparezca más de uno.

Regla general: toda palabra omitida, insertada escrita incorrectamente en alguna forma distinta a como aparece  en la copia impresa  (salvo en caso de materia repetida o transpuesta), se marcara como un error.

El encabezamiento: en la primera página debe aparecer el título de la corte y de la dirección, el nombre de las partes involucradas, el tipo de documentos y el número de índice,  algunos abogados prefieren redactar documentos cortos en un lenguaje sencillo, otros prefieren fases tradicionales, como son las expresiones en latín importantes hay que rehacer las páginas. Si se corrige los errores deberá ser mencionado al final del escrito de la siguiente forma

 La mayúscula: en general las reglas para escribir letras mayúsculas aplican en la escritura de documentos legales, pero hay una diferencia significativa algunos bufetes escriben los nombres  de las partes involucradas en mayúscula fija donde quieren que aparezca, algunos escriben los nombres de los documentos en letra mayúscula cuantas veces se mencionen en el documento, él/ella asistente debe seguir la preferencia del abogado (notario)  y si no hay, debe usar su buen juicio

Se escriben con mayúscula los nombres propios y los títulos de los implicados en el juicio (tanto si se trata del personal jurídico como civil) igualmente como ya se ha dicho antes, todos los títulos los apartados y club apartados se escriben en mayúscula.

1.13 REVISIÓN PREVIA

ð  Cotejar lo escrito, antes de retirar el papel de la máquina de esta manera se economizará tiempo y esfuerzo.

ð  Usar la barra sujetadora de papel para leer cada línea.

ð  Cotejar el significado de la oración de cada párrafo.

ð  Si no está clara la idea relea el borrador.

ð  Comprobar la propiedad en el uso de las palabras que aparezcan en su pronunciación  pero tenga diferente ortografía.

ð  Tener cuidado con las palabras que parezcan frases y las frases que parezcan palabras.

1.14  BORRAR CORRECTAMENTE

ð  Una corrección aceptable es la que no puede notarse con facilidad, el primer requisito es usar una goma apropiada según el papel.

ð  Si el papel es duro, se puede usar una goma áspera, mientras que por el contrario se debe buscar el papel ordinario y se debe borrar de una manera vertical para evitar perforar el papel.

ð  Para borrar en las copias de carbón debe utilizarse una tarjeta entre la original y la primera hoja de carbón.

1.15 CORRECCIÓN DE ERRORES

ð  Radex es un papel especial tratando con una sustancia blanca.

ð  Lámina, cinta adhesiva de corrección del mismo color del papel.

ð  Borrador de escobilla de fibra de vidrio para borrar sin alterar las copias.

1.16 CORREGIR OTRO TIPO DE ERRORES

ð  Algunos errores no son capaces hasta que han escrito la oración completa o se ha removido el papel de la máquina, todo asistente debe conocerse algunas estrategias.