ARCHIVANDO POR COMPETENCIAS 2

REGLAS BASICAS DE ARCHIVO

Las reglas para clasificar utilizan dos términos con los que se debe familiarizar: ALFABETIZAR Y UNIDAD. 

       Alfabetizar

Es ordenar los nombres de acuerdo con la secuencia alfabética de sus letras. Ejemplo:

·         López

·         Pardo

·         Vega

Pardo, Pérez y Prieto también están colocados en secuencia alfabética correcta, sólo que estamos fijándonos también en la segunda letra.

Los apellidos Roca, Rojas y Romero están ordenados en secuencia alfabética correcta, y aunque la segunda letra de todos es igual, ahora debe fijar su atención en la tercera letra.

Es importante poder ordenar las diferentes palabras de un título por medio de unidades.

       Unidad

 Se denomina cada palabra que forma parte de un título. Para hacer más comprensible el sistema, las reglas se dividen en tres grandes grupos:

1.     Nombre de personas

2.     Nombre de compañías, instituciones, sociedades

3.     Nombres de bancos, escuelas, instituciones gubernamentales.

       Transposición

Significa cambiar de lugar una palabra en un título para localizarlo con mayor rápidez, mediante una inversión.

Ejemplo: Ma. del Carmen Salinas Pérez

                           SALINAS Pérez, Ma. del Carmen

REGLAS PARA LA CLASIFICACION ALFABETICA

REGLA 1

El nombre de una persona se divide en nombre de pila y apellidos.

Nombre de pila                                     Apellidos

Luís Alberto                                         Domínguez Carcamo

Luz del Carmen                                    González    Morales

Ángel                                                  Pérez                  Soto

María Rosa                                          Rojas      Elías

Para ordenar alfabéticamente los nombres de personas, se colocan primero los apellidos y luego los nombres de Pila, separándolos por una coma.

Leticia Ma. Angulo                         Angulo, Leticia Ma.

Esther Ma. Barahona                   Barahona, Esther Ma.

Pedro Carvajal Ortiz                   Carvajal Ortiz, Pedro

Sonia Haydee Díaz Morataya    Díaz M., Sonia Haydee

REGLA 2

Si antes del apellido aparece una inicial, se toma como nombre de pila.

José Luis Martínez Alarcón      Martínez Alarcón, José Luis

Luís A. Corona Rosales          

Corona Rosales, Luis A.

Rocío Vidal Jiménez Zea      Jiménez Zea, Rocío Vidal

REGLA 3

Si el apellido es igual en varios nombres, la siguiente letra o palabra nos servirán de base para ordenar.

Guadalupe Ma. Corona D.     Corona D., Guadalupe Ma.

Hilda Corona Díaz                  Corona Díaz, Hilda

Manuela Corona Ramos        Corona Ramos, Manuela

REGLA 4

Si antes del apellido aparecen las partículas: de, del, de la, de los, de las, etc., se principia la inversión desde el primer apellido, aun cuando las partículas aparezcan en mayúsculas.

Ejemplos:

Ma. del Carmen de la Peña

                          Peña, Ma. del Carmen de la

William de los Monteros R.

                          Monteros R., William de los

Luís del Río Cárdenas

                            Ríos Cárdenas, Luís del

Mauricio René de la O. Soto

                        O. Soto, Mauricio R.de la

REGLA 5

Si el nombre de pila y el apellido son los mismos, la letra o nombre diferente nos servirá de clave para ordenar.

Pedro A. Cedeño                                 Cedeño, Pedro A.

Pedro J. Cedeño                                  Cedeño, Pedro J.

Pedro Cedeño Roja                              Cedeño Rojas, Pedro.

REGLA 6

Si el nombre propio, además de la abreviatura de su profesión, grado militar o eclesiástico, o la expresión padre, hijo, junior (Jr.), se escribe la abreviatura después de la inversión correcta y entre paréntesis. Ejemplos.

Lic. Ricardo  Ernesto Romero Gómez               Romero Gómez, Ricardo Ernesto (Lic.)

Gral. Manuel Elías Ávila Camacho                     Ávila Camacho, Manuel  Elías (Gral.)

Ing. Pedro  Esaú Moreno Arias                        Moreno Arias, Pedro Esaú  (Ing.)

William Roberto Gómez, hijo                            Gómez, William Roberto (Jr.)

William Roberto Gómez, padre                         Gómez, William Roberto (padre)

REGLA 7

Si antes del primer apellido aparecen vocablos extranjeros como: Von, Van, Der, Fitz, D’, Da, O’, se hace la inversión a partir de dicho vocablo. Ejemplos:

Albert Fitz Maurice Nelly            Fitz Maurice Nelly, Albert

Joseph Robert  D’ Amil             D’ Amil, Joseph Robert

Jorge O’ Neill del Cid

O’ Neill del Cid, Jorge

REGLA 8

En los países de habla hispana, el nombre de la mujer casada o viuda está compuesto por su nombre de pila, su apellido de soltera, seguido de la preposición  de o de la palabra, viuda (Vda.), y por último el apellido del esposo.

Para archivarlos se invierte el nombre tomando como base el apellido de soltera, porque éste es el que legalmente se reconoce. Sólo en caso de que el apellido de soltera esté indicado con una letra se tomará en cuenta el apellido del esposo. Ejemplo

Lourdes de Silva de Domínguez.

Silva de Domínguez, Lourdes de

Aurora Carrillo de de los Monteros

Carrillo de de los Monteros, Aurora

Zuly Pérez Vda. de Carcamo

Pérez Vda. de Carcamo, Zuly

Estela Maribel  Alas de Solís

Solís, Estela Maribel Alas de

 

Esperanza de Maria  V de Treviño

   Treviño, Esperanza de M. V. de

Olga M., Vda. De Zazueta

Zazueta, Olga M. Vda. de

 

REGLA 9

Cuando los nombres de individuos son totalmente iguales se considerará entonces la dirección como base para su ordenación, en el siguiente orden: ciudad, territorio o país; calle o avenida y número de casa o edificio. Los números se considerarán en estricto orden numérico consecutivo. Ejemplos:

Pedro Ríos Álvarez

Calle L. Azcunaga Nº 234     Ríos Álvarez, Pedro (Apopa)

Apopa

Pedro Ríos Álvarez

Barrio El Centro nº 23             Ríos Álvarez, Pedro (Aguilares)

Aguilares

Pedro Ríos Álvarez

Edificio Caribe nº 9               Ríos Álvarez, Pedro (Escalón)

Col. Escalón