jueves, 28 de abril de 2011

EL ARTE DE REDACTAR



Hace bastante tiempo que esta expresión ‘Redacción Comercial’ viene rondando las oficinas de todo el mundo. Sin embargo su significado profundo ha ido cambiando con el paso del tiempo y la llegada de Internet al mundo del trabajo y de las ventas.

Por ejemplo, hace algunos años era común ver en el periódico ciertos anuncios sobre cursos de redacción comercial. También era bastante frecuente que las personas que se postulaban a puestos de trabajo administrativos, por ejemplo las secretarias y las dactilógrafas, colocaran en su hoja de vida o en su carta de presentación algo así como ‘excelente redacción comercial propia’. ¿Cuál era el concepto detrás de la frase? Se trataba de la redacción de cartas en las que se relacionaba la empresa con el cliente interno y externo: comunicados, presentaciones, invitaciones, convocatorias, pedidos, solicitudes, precios y presupuestos, ofertas, reclamos, y un largo etc., etc.

En la actualidad, todos estos escritos siguen existiendo en una empresa, con ligeras modificaciones, pero estos leves cambios o adaptaciones no son parte del gran cambio que ha modificado el concepto de ‘redacción comercial’. Este cambio profundo surge de la necesidad específica de implementar efectivas estrategias de marketing y lograr ventas. Así, el desarrollo de correspondencia comercial que mueve a los prospectos a acción se transformó en el concepto de la ‘redacción comercial’ por excelencia.
Hoy el copywriting es considerado el arte de escribir para vender. En ele desarrollo de esta estrategia de venta se han ido seleccionando los elementos que más atraen y venden. El copywriting se utiliza estratégicamente y puede utilizarse en los blogs personales para elevar y optimizar el contenido, para mejorar la calidad de los sitios Web.
Como estrategia de venta tiene una lógica interna que recorre los siguientes pasos efectivamente:
♦ Atraer la atención de los clientes
♦ Hacerles entender por qué necesitan lo que se intenta vend
♦ direccionar la elección hacia el proveedor que se esta promocionando por medio del copywriting como instrumento que conecta a la empresa con el cliente
En consecuencia, la redacción comercial (copywriting) se especializó cada vez más en el desarrollo de efectivas cartas de ventas, convincentes notas de prensa, y, por qué no, prestigiosos ebooks y artículos que otorgan presencia en la red a la empresa que los publica. La correspondencia comercial siempre ha sido la cara visible de una empresa y hoy es el rostro y la voz de esa empresa en Internet.

Aunque la enseñanza de este tipo de redacción no se enseñe aún en las escuelas, debería enseñarse. Requiere palabras específicas, expresiones concretas, un estilo definido, una estructura adecuada, es decir, a comprar.

Con esta destreza en su haber, muchas más personas estarían capacitadas para conseguir empleo o para tele trabajar desde sus hogares realizando este tipo de escritos y favoreciendo las ventas a través de estas formas novedosas y eficientes de marketing directo.

TECNICAS DE REDACCION

La forma de comunicación tradicional más importante de una empresa ha sido siempre la Redacción de una Carta. Una carta mal redactada, confusa, con errores e incluso con faltas de ortografía enviada desde su empresa, puede ocasionarle un grave deterioro de su imagen institucional.
Cómo Escribir una Carta

Creer que escribir una carta es cosa sencilla está muy lejos de la realidad. Si tenemos presente que ha de ser clara, pulcra, breve, concreta, metódica, correcta, cortés, considerada, precisa y, sobre todo, que consiga el fin que nos proponemos, veremos que la cosa no es tan fácil. No cabe duda de que una carta que reúna los requisitos descritos puede calificarse entre los géneros literarios más difíciles.


La carta está definida como una conversación por escrito y, ante todo, hemos de saber adaptarnos a nuestro interlocutor. Sócrates, excepcional comversador, hablaba con el zapatero "en zapatero" y con el filósofo "en filósofo".

Si no seguimos esta pauta, será muy difícil conseguir el fin propuesto porque no seremos ni inteligibles ni fáciles de comprender. Pecaremos contra la sencillez, la claridad y la naturalidad sin olvidar que, si nos valemos de artificios y afectaciones, la carta terminará, sin duda, en el cesto de los papeles.
Por el contrario, si hacemos gala de frases cortas y claras al entendimiento; si metódicamente dividimos los asuntos que tratemos, dando prioridad a lo más interesante para continuar con una acertada explicación y una justificación, en la que se excluirán cuestiones accesorias y divagaciones, seremos exactos y nuestras probabilidades de éxito serán mucho mayores, máxime si a todo lo ha presidido la corrección y cortesía que, como nadie ignora, consiste en ser pulcros, no cometer errores ortográficos ni sintácticos y ser atentos, afables y comedidos.
Otra consideración la impone este sabio refrán: "Antes de hablar, piensa una vez; antes de escribir, tres". No debemos olvidar que, pese a nuestra condición de autor, la carta pertenece a quien la recibe y que puede hacer de ella el uso que estime oportuno. Huelga comentar que debemos pensar muy bien el alcance que pueda tener una frase, no prometer aquello que no se piensa cumplir; la gravedad de una palabra injuriosa...


Normas para la Redacción de Cartas  

1ª. Citación de la fecha del día en que escribimos.
2ª. Contestar citando fecha, referencias y asunto.
3ª. Tener presente:
- Si nos dirigimos en nombre de una sociedad, empresa, etc. para hablar en plural. Ejemplo: "Comunicamos a ustedes". No es infrecuente usar el "singular".
- Si comenzamos con la fórmula "Señores:", el resto de la exposición irá en plural. Ejemplo: Señores. Acusamos recibo al escrito de ustedes de fecha. No suele ser infrecuente dirigirnos a "un colectivo" en singular. Sobre todo, después de haber escrito algunos párrafos.
- Saber despertar el interés del destinatario desde un principio, sobre todo, si la comunicación es extensa.
La carta descubre nuestra personalidad
Es tan cierto el título que nos ocupa que, si deseamos no ser confundidos, hemos de escribir tal y como hablamos, lo que no impide que se medite detenidamente, se exprese el asunto espontáneamente y, como ya hemos indicado, se lea y relea nuestra epístola para asegurarnos de que no existen errores ortográficos ni sintácticos.
Otras consideraciones que revelan al destinatario nuestra personalidad, son la calidad del papel, el color de la tinta, la letra o la clase de máquina (o impresora de ordenador), la firma y otros rasgos aparentemente triviales que suelen ser significativos para el lector.Si estos elementos los escogemos con cuidado y sinceridad, con el ánimo de agradar y no de deslumbrar, nuestra fotografía resultará estupenda.
Normas para Contestar una Carta
1. Póngase siempre en el lugar del destinatario y lea cuanto le dice con espíritu crítico.
2. Tenga presente, en el supuesto de trabajar en una empresa, dar a la escritura de su carta un matiz de seriedad, confianza y sinceridad. Por lo que usted escriba, juzgarán a su empresa.
3. Recuerde que Sócrates hablaba al zapatero "en zapatero" y el ingeniero "en ingeniero". Hable al destinatario en el idioma que éste utiliza.
4. Jamás imprima a la escritura un carácter impersonal y seco. Recuerde que la carta es una conversación.
5. Ya hemos visto cómo la carta descubre nuestra personalidad. Estudie con detenimiento a su corresponsal y sabrá contestarle acertadamente.
6. Utilice, en todo momento, un lenguaje cordial y amistoso, sin pecar por exceso ni por defecto. Sepa "guardar las distancias". No tiene por qué contestar a un "apreciado amigo" con un "querido amigo" o viceversa.
7. No sea jamás pesado, forzado o afectado. Las insistencias cansan. Si tiene que dejar constancia de su amor propio, hágalo con sencillez y naturalidad; jamás como ofendido.
8. Recuerde que la cortesía es una norma de obligado cumplimiento en la convivencia. No nos cansaremos de repetir la necesidad de ser atentos, afables y comedidos. En suma, corteses. Revelaremos poseer buena crianza.
9. Despierte la atención de su corresponsal.Conseguirá ser comprendido con agrado y las probabilidades de conseguir el fin propuesto serán mayores.
10. Si piensa detenidamente en el asunto que le ocupa, la respuesta que obtenga jamás le sorprenderá. El buen corresponsal intuye siempre la contestación porque su carta fue fruto de madurado pensar.
11. Dé prioridad al qué pensará el destinatario, sobre su estilo, acomodándose con perfección al asunto que trata.
12. Utilice la lógica en la exposición de sus ideas. Esto lo conseguirá cuando sus pensamientos constituyan una cadena para que su corresponsal capte, sin el menor esfuerzo, de avances y retrocesos en la lectura, aquello que usted desea.


Tipos y Modelos de Cartas



 Puedes encontrar más información del tema en:



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