jueves, 26 de mayo de 2011

MANEJO DE EFECTIVO

FONDO FIJO: CAJA CHICA

Su Tratamiento Contable, y otros procedimientos

El Fondo Fijo.- Es un sistema que permite efectuar pagos menores en efectivo, dado que la emisión de cheques para egresos que no sean significativos ocasiona ineficiencia administrativa.

Este concepto se relaciona con el de recaudaciones a depositar, por cuanto no se debe utilizar ingresos para efectuar pagos y estos se deben realizar por medio de cheques.

EL FONDO FIJO Y/O CAJA CHICA.

Se llama Caja Chica al fondo disponible que tiene el Cajero dentro del control interno, con la finalidad de efectuar los pagos menudos y otros , siempre al contado, para eso se establece un fondo llamado FONDO FIJO , que constituye una cantidad fija de dinero (salvo incrementos posteriores), creado por la gerencia con antelación al inicio de las operaciones, para ser utilizado en la atención de los gastos menudos, mediante desembolsos autorizados son restablecidos periódicamente a su importe original, que por la cuentia no es recomendable afectar directamente a Caja Central. Reciben también el nombre de Caja Chica. y esto se hace girando un cheque por una cantidad fija, respondiendo cuando se ha gastado parte o totalmente de estos fondos, así sucesivamente.

CLASES DE FONDOS FIJOS Y/O CAJA CHICA.- La Caja Chica puede tener dos clases de fondos:

a).- Caja Chica con Fondo Fijo
b).- Caja Chica con Fondos Variables

CAJA CHICA CON FONDO FIJO.- Se dice que la Caja Chica tiene fondos fijos cuando al inicio de la operación se fija una cantidad determinada invariable para asistir los gastos menores, que debe ser repuestos la misma cantidad cada vez que se va gastando. Ya hemos dicho
que este fondo no puede ser aumentado ni disminuido durante el periodo. Salvo que el Gerente o el empresario determine la mejor forma de administrar dichos fondos.

CAJA CHICA CON FONDO VARIABLE.- Se dice que la Caja Chica tiene fondos variable cuando al inicio de la operación o dentro de un periodo determinado se le asigne una cantidad superior o inferior para asistir los gastos menudos de la empresa; estos fondos están de acuerdo a la
Necesidad de la misma o al volumen de pago que necesita cubrir dentro de un tiempo razonable, es decir que puede variar.

EL SISTEMA DE FONDO FIJO FUNCIONA DE LA SIGUIENTE FORMA:

a).- Se constituye una suma de dinero determinada (fija) y/o (variable) para realizar pagos de menor cuantía.
- Gastos de fotocopias
- Gastos de compra de medicamentos para botiquín
- Gastos en taxis- pasajes urbanos
- Gastos de Revistas y periódicos
- Envíos de correspondencia
- Gastos de llamadas telefónicas
- Gastos de3 servicios de limpieza
- Gastos de artículos de limpieza
- Se puede considerar pago de compra de susministros excepcionalmente
- Pagos de remuneraciones, impuestos, y otro etc.

b).- Este tipo de gastos se efctua el pago en efectivo.

c).- Periódicamente (semanal, quincenal o mensual) se reponen los fondos utilizando, para ello es conveniente confeccionar un formato que se utilice para solicitar la reposición de los fondos (llamase Recibo de Egresos)

DEL LIBRO DE CAJA CHICA

Es un Libro voluntario que no necesita legalizarlo.
En el sector privado no es necesario una Resolución para la creación de
Fondos para la caja chica, basta un memorandum de Gerencia Financiera o del Gerente General.

La Caja Chica es una cantidad relativamente pequeña de dinero en efectivo que se asigna a un empleado, en caja, disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo, el monto
de los gastos que se realizan con este fondo son tan pequeños que no es conveniente pagarlos con chequera. De acuerdo a la Ley de la Bancarizacion

ASPECTO TECNICO
El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:

. Mediante un memorandum de Gerencia Financiera autoriza la creación o aumento de acuerdo a sus requerimientos un monto determinado, teniendo en cuenta el flujo de gastos menudos y/ o a realizar
Siempre sujetándose a la Ley de Bancarizacion y al Impuesto alas transacciones Financieras- ITF, según Ley Nº 29194.

. El libro de Caja Chica es desatinado para los gastos Menudos y urgentes Diarios de la Empresa, tales como:Movilidad Local
. Movilidad Interprovincial cuando los trabajadores trabajen a nivel Nacional dentro del Territorio de nuestra Republica.
. Útiles de Escritorio, de Limpieza, compra de útiles de Botiquín y
Medicamentos, Diarios Revistas, Correos Viáticos, Llamadas de teléfono, fletes embalajes, otros gastos menudos y urgentes no programados.

. Compras de Suministros y otros, hoy en día algunas empresas lo están utilizando esta caja chica para pagos de cantidades mayores como ejemplo Remuneraciones, Impuestos, Compras de Mercaderías etc.

¿Porque razones?, por la sencilla razón de que son empresas Unipersonales Y La Ley de Bancarizacion y al Impuesto alas transacciones Financieras- ITF, según Ley Nº 29194. Exigen tener una Cuenta Corriente en cualquier Entidad Financiera y tener Chequera; además especifican las normas que mayor de S/. 3,500.00 Nuevos Soles y mayor de $ 1,000.00 DOLARES AMERICANOS, se girara Cheque no Negociable, por todas las transacciones comerciales que se realicen Y las (Persona Natural con Negocio) y ellos no tienen cuenta corriente para girar cheques, conforme hacen la cobranza de sus facturas que emiten cheques no negociables, y/o si no ha pasado el limite de la Ley de Bancarizacion ,que ordena, para el año 2008, se debe girar cheques No Negociable partir de S/. 3,500.00 y /o de $ 1,000.00 Dolares americanos.

¿Entonces como hacen para sus comprar?, lo hacen en efectivo pidiendo facturas de compras a sus Proveedores que no pasen del importe considerado de s/. 3,500.00 Nuevos soles. Y también hay algunas Empresas Jurídicas vienen haciendo esto, porque ellos venden directamente al consumidor y es difícil estar visitando al Banco para depositar el efectivo adquirido en el día., producto de las ventas al consumidor directo.
Y el pago de Impuesto porque no tienen chequera vigente y/o Cuenta Corriente en alguna identidad Financiera, Porque si se va al Banco a comprar un Cheque de Gerencia a nombre del Banco de la Nación / Sunat. Cuesta bastante dinero, y eso depende de que Banco se visite. Como importe promedio de un Cheque de S/. 3250.00, se pagara S/. 150.00, entonces como se ve no es negocio es preferible pagarlo en efectivo y para su control interno y/o el FONDO FIJO.
Hay Un Libro con el rayado de esta caja Chica: Constando de las siguientes columnas.

1.- Columna para la fecha de operación.

2.- Columna para el detalle o explicación
3.- Columna para numeración de los documentos y/o comprobantes.
4.- Columna para entradas o reposición de fondos.
5.- Columna para las salidas o pagos realizados.
6.- Columna para distribución de pagos, en gastos de ventas y Administración.
7.- Si no se puede obtener este Libro y/o rayar con las columnas necesarias, simplemente se hará una relación, conteniendo lo más esencial para la conformidad del Control Interno (fecha de ingreso de los Cheques de Reposición y/o inicio, codificación de los documentos pagados, y/o salidos, registrados en el Registro de Compras y pagados por caja Chica,
si los hubiere, formando en dos columnas Ingresos y Egresos, siempre incluyendo el saldo anterior y se determina el saldo para el futuro rendimiento de cuentas de Caja Chica y/o Fondo Fijo.).

El Importe del Fondo Fijo es renovable, se liquida lo que se gasta y se reembolsa automáticamente por el mismo importe gastado, para que se mantenga siempre con el monto fijado según el memorandum, por eso se llama fondo fijo. Utilice un voucher para efectuar la imputacion contable.

El Fondo Fijo estará a cargo de un (a) cajero (a), este fondo debe ser cuidado celosamente su utilización, debiendo ser gastado en los fines y propósitos de la empresa. Dinero de curso legal. Exclusivamente para fines de la empresa.

Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizar por caja chica. Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.

Esta cuenta solo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminación.

La unidad de teoría podrá girar cheques en el mes solo hasta tres veces el monto constituido para el fondo, indistintamente del número de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en dicho periodo.

La reposición del monto del fondo deberá ser solicitada en la oportunidad que se haya gastado como máximo 80% del monto asignado y será equivalente a la rendición sustentada con los documentados debidamente autorizados que acrediten los desembolsos realizados, previa y calificación por el gerente o jefe inmediato, respecto de los conceptos pagados de lo cual deberá dejarse evidencia en el Libro Caja Chica y en el comprobante de pago. y/o relación de sustención de gastos pagados.

Debe haber una sola persona responsable de caja chica. Fidelidad del personal que aplique las políticas de la empresa.

La persona responsable de la caja chica. Fidelidad del personal que aplique las políticas de la empresa.

La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni los Cobros, ni a la Caja Principal

A la reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo

El fondo se cargara a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se especifiquen en los comprobantes pagados por caja chica

Los comprobantes tienen que ser numerados correlativamente como control interno, todos los documentos de egreso deberán ser aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.

Como mecanismo de control, se recomienda hacer arqueos de caja periódicos y sorpresivos, dejándose una constancia escrita, la cual debe ser firmada por el encargado y por la persona responsable del arqueo por disposición del gerente financiero o el administrador o contador, según el conducto regular. El error en el manejo de Caja Chica puede ocasionarse al final de operación un sobrante o faltante que es necesario revisar antes de pasar dichos documentos al Cajero o al Contador para su reposición de esta manera evitar errores en las operaciones de cierre.

El documento que se atienda en forma provisional deberá ser liquidado dentro de las 48 horas siguientes del desembolso. La persona que tenga pendiente una rendición no podrá realizar nuevo requerimiento del fondo fijo hasta que efectué la liquidación correspondiente.

El encargado único debe anotar el movimiento del Fondo Fijo en el libro de la Caja Chica a efecto de facilitar la determinación del saldo diario y los correspondientes arqueos.

Este libro de Caja Chica se centraliza al Libro Caja tabular y/o Italiana, excepto los asientos de Transferencia, que se registraran en el Libro Diario.

La transferencia en forma resumida cada quincena o fin de mes recibe el nombre de centralización.

Cualquier anormalidad que se detecte, se comunicara por escrito al gerente de administración y Finanzas o al Gerente Financiero para la acción correctiva.

REGLAMENTO Y/O DIRECTIVA MODELO DE CUSTODIA PARA UN BUEN MANEJO Y CONTROL DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA

1.-ASPECTOS GENERALES Y/O DEL OBJETO Y FINES
1.1 Se autoriza el funcionamiento de cajas chicas en las empresas privadas, cuyos fondos tienen por objeto satisfacer aquellos gastos de menor cuantía o cuando las circunstancias justifiquen el desembolso. El fondo de Caja Chica es aquel constituido con carácter único por dinero en efectivo, establecido de acuerdo a las necesidades de la empresa, con el objeto de racionalizar el uso del dinero en efectivo.

1.2 Los montos asignados a las Cajas Chicas, estarán constituidos por un fondo fijo, reembolsable en forma frecuente a fin de que el efectivo no llegue a agotarse, y se pueda atender los pagos menudos y urgentes, que por naturaleza no son programables en los pagos con Cheques.

1.3 Los montos a destinar para cada caso, serán fijados por la Oficina Financiera en cuando con el Departamento de Tesorería y serán acordados bajos criterios que permitan su uso racional y práctico. .Los gastos deben estar dirigido prioritariamente a las compras de bienes y servicios para el normal desempeño operativo y administrativo de la empresa.

1.4 La Gerencia Financiera, previo estudio del caso será la autorizada, para asignar a la
Tesorería, Oficinas o Secciones de la empresa, el establecimiento de una Caja Chica
cuyo monto escara acorde con la importancia y función de la unidad solicitante

1.5 Cuando se autorice la creación de una Caja Chica, la Gerencia Financiera designara al responsable del manejo y custodia de los fondos. La designación de tal responsable puede ser cambiada, atendiendo las especiales circunstancias que pueda presentar cada caso en particular.

a) Si la ausencia es temporal, la designación la hará el jefe de la dependencia respectiva.
b) Si el cambio de responsable es definitivo, la designación la corresponde a la gerencia financiera, con la base en la información que le suministre el jefe de la dependencia correspondiente.

En ambos casos, el jefe inmediato procederá a hacer arqueo respectivo y el nuevo encargado de la Caja, recibirá el efectivo y documentos que hubiere por inventario, firmado el acta de recibido conforme. El original de ese documento será entregado a la sección de Contabilidad de la Empresa.

1.6 Los fondos de Caja Chica podrán ser arqueados por el jefe inmediato, sin previo aviso. El responsable esta en la obligación de ofrecer todas las facilidades para que el trabajo se realice plenamente y sin en trabamientos. Cuando hubiere alguna diferencia de Caja, los dineros sobrantes serán inmediatamente depositados a favor de la empresa. Los faltantes de dinero deben ser reintegrados de inmediato por el responsable del funcionamiento de la Caja Chica.

1.7 La omisión o ignorancia a las disposiciones de este reglamento por parte de algún encargado, será motivo suficiente para la suspensión temporal o definida de la custodia y administración de la Caja Chica.

1.8 Cuando sea necesario proceder a la liquidación total de fondos de caja chica, se realizara el arqueo correspondiente por el jefe inmediato y el efectivo de Caja se depositara de inmediato a favor de la empresa. Los egresos efectuados se contabilizaran con cargo a la cuenta respectiva.

1.9 Es de responsabilid del encargado del fondo fijo de caja chica, el cumplimiento de la presente directiva.

2. PROHIBICIONES

2.1 no pueden utilizarse los fondos de caja chica para adquirir servicios, mercaderías, activos fijos, materiales o suministros, cuando:

2.1.1 Su valor sobrepase los limites autorizados en la escala contemplada en el
Numeral 1.4
2.1.2 No haya urgencia de adquirirlos de inmediato.
2.1.3 Se trate de mercancías de existencia normal en el almacén de la proveeduría
de la empresa.

2.2 El empleado encargado del manejo de caja chica, no podrá aceptar ni tramitar compras o servicios fraccionados, que traten de eludir lo dispuesto en el artículo 2.1 del presente reglamento.

2.3 Asimismo no debe aceptar ni tramitar comprobemos dudosa, a lápiz con tachaduras, roturas, borrones o con alteraciones de cualquier naturaleza que pueden poner en duda su legitimidad.

2.4 En los comprobantes de pago no debe hacerse agregados de ninguna especie. Cualquier aclaración se podrá hacer en hoja adicional o al dorso del comprobante.

2.5 Para el manejo de los fondos de Caja Chica: no debe confundirse valores que no tengan ningún nexo con el efectivo y justificantes. Consecuentemente, es terminantemente prohibido mezclar dinero, documentos, objetos, cheques, valores particulares y otros que no tengan ninguna relación con el fondo.

2.6 Los fondos de Caja Chica no se podrán utilizar para realizar operaciones distintas a las que se destinan dichos fondos.

2.7 Si por negligencia se incurre en pagos improcedentes, de acuerdo con lo establecido por las normas internas, reglamentarias y administrativas vigentes en la empresa, el o los funcionarios responsables, deberán reintegrar el monto erogado.

3. USO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA

3.1 Para el uso de los fondos de caja chica, se debe sustentar con el formato voucher de egreso adjuntado los comprobantes

Se indicara claramente el código de PCGR que corresponda al departamento a que debe cargarse dicha erogación. Este voucher lo firmara el jefe del departamento solicitante

3.2 Si el adelanto de caja chica tiene valor igual o superior al fijado por la empresa, debe tener el visto bueno de la sección de control de presupuesto, para efectos de contenido presupuestario.

3.3 El destino de los fondos para los que pide “un adelantado de caja chica”, nunca debe ser diferente del gasto efectuado. Asimismo, si por algún motivo sobra dinero, este no debe emplearse en otras compras no especificadas en el adelantado.

Consecuentemente, se reconocerá únicamente gasto lo que se ajuste al estipulado en el vale o adelantado de caja. Una vez realizado el gasto, se debe efectuar la liquidación correspondiente ante el responsable del manejo de la caja chica.

3.4 Se hace imprescible que todo desembolso de caja chica este debidamente respaldado con la presentación de un justificamente; y/o sustentados mediante documentos debidamente autorizados; como facturas, boletas de ventas, recibos de honorarios profesionales, RUC, importes y fechas de cancelación. Asimismo todas las compras que se realicen con este fondo deberán tener el sello de recepción del almacén, quedando este con una copia del documento, para el control de entrada y salida respectiva.

3.5 La Gerencia General establecerá el monto máximo que se pagara con el fondo de Caja Chica, en coordinación con la gerencia de áreas, pudiendo ser modificado previa autorización de la Gerencia General.

3.6 Todo documento, recibo “provisional “por mayor suma a lo establecido deberá tener la autorización del Gerente General.

3.7 La Gerencia Financiera tomara las medidas de control previo y la Ofic. De auditoria interna de control posterior de todo el movimiento que origina el fondo fijo.

REEMBOLSOS DE LA CAJA CHICA

1.1 La recepción del Fondo Fijo de Caja Chica se realizara oportunamente previa documentación sustentatoria debidamente autorizada. La reposición oportuna implica reintegrar una suma igual a los gastos efectuados, y no podrá ser inteferior al 10%, ni mayor al monto del fondo de Caja Chica asignado. La recepción se efectuara como mínimo 02 veces por semana y/o de acuerdo al requerimientos de lo que se necesite.

1.2 Todos los documentos cancelados con el Fondo fijo deberán ser enumerados correlativamente y codificados de acuerdo al plan contable de la empresa y registrados en un libro auxiliar de Caja Chica, que para el efecto llevara el encargado del fondo.

1.3 El encargado del fondo prepara el comprobante de caja y el resumen detallado de los documentos pagados en original y copia solicitando a la Gerencia Financiera la reposición del Fondo y copia, solicitando a la Gerencia Financiera la reposición del fondo. Copia de esta solicitud se mantendrá en archivo en forma cronológica

1.4 El departamento de Contabilidad procederá previa verificación de los documentos sustentaríos y codificación contable, a tramitar el giro del cheque de reposición por el departamento de tesoria a nombre de encargado del manejo del fondo fijo.

1.5 Los documentos pagados por Caja Chica serán reembolsados teniendo en cuenta la fecha en que se produjo el gasto. Para los efectos de los registros contables oportunos y no podrán ser mayores al asignado.

1.6 El voucher y sus correspondientes comprobantes, serán archivados, como justificación del cheque emitido en calidad de reintegro de Fondos para Caja Chica.

DEL ARQUEO DEL FONDO FIJO

Se realizaran arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica a fin de comprobar si el monto asignado esta de acuerdo con la existencia de documentos y el efectivo.

Los arqueos sorpresivos se efectuaran cuando las circunstancias asi lo requieran y estará a cargo de la Oficina de Auditoria Interna y el departamento de Tesorería.

Los resultados de los arqueos se pondrán en conocimiento de la Gerencia del Area y de la Gerencia General, para que se tomen si fuera necesario, las acciones correctivas del caso.

TRATAMIENTO CONTABLE DE LOS FONDOS FIJOS EN EL LIBRO DIARIO.

-------------------------------------X--------------------------------------------

10 CAJA Y BANCOS XX
102Fondos Fijos

10 CAJA Y BANCOS XX
104 Cuentas Corrientes
Xx/xxx Por la creación del Fondo Fijo en Caja Chica

-----------------------------xxx----------------------------------------------

60 COMPRAS XXX
606 Suministros Diversos

65 CARGAS DIVERSAS DE GETSION XXX
65.9 Otras cargas diversas de gestion.

40 TRIBUTOS POR PAGAR XXX
401 Gobierno Central

10 CAJA Y BANCOS XXXXX
10.2 Fondos Fijos

Xxx/xxx Por el Gasto de Caja Chica según
Documentos sustenta torios de fecha.

.-------------------------xxxx--------------------------------------

94 GASTOS DE ADMINISTRACION XXXX

95 GASTOS DE VENTAS XXXX

79 CARTAS IMP. A LA CTA. DE COSTOS. XXXXX

XXXX/XXXX Por la Transferencia de las cuentas y sus Divisionarias.

----------------------------xxxxx---------------------------

10 CAJA Y BANCOS XXXX
10.2 Fondos Fijos

10 CAJA Y BANCOS XXXX
10.4 Cuentas Corrientes

Xxx/xxx Por el giro del Cheque para Rembolsar
El fondo de Caja Chica, del mes

------------------------------xxxxx--------------------------

16 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS XXXXX
168 Fondos bajo responsabilid

76 INGRESOS DIVERSOS XXXXX
76.9 Fondos Sobrantes en Caja Chica
Xxxx/xxx Por el sobrante de dinero del Fondo Fijo de Caja Chica, según el Arqueo de Fecha……

--------------------------------xxxxxx----------------------------

10 CAJA Y BANCOS XXXX
10.2 Fondos Fijos

16 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS XXXX
168. Fondos bajo responsabilidad

Xxx/xxx Por la Regularización de los Fondos
Fijos bajo la responsabilidad del Cajero.

----------------------------------------xxx-----------------------

10 CAJA Y BANCOS XXX
10.4 Cuenta Corriente

10 CAJA Y BANCOS XXXX
10.2 Fondo Fijo

Xxx/xxx Por el depósito en cuenta corriente el dinero
Sobrante en el fondo fijo de Caja Chica del mes.

--------------------------xxx------------------------------

38 CARGAS DIFERIDAS XXX
38.5 Fondos Fijos a rendir cuentas

10 CAJA Y BANCOS XXXX
10.2 Fondo Fijo

Xx/xx Por el Gasto del Fondo Fijo, gastado el Cajero
Correspondiente de Caja Chica.

-------------------------xxx----------------------------------

41 REMUNERACIONES Y PART. POR PAGAR XXX
41.1 Sueldo

38 CARGAS DIFERIDAS XXX
38.5 Fondos Fijos a rendir Cuentas

Xx/xxx Por la regularización del Fondo Fijo gastado por el Cajero y
Descontado de su Sueldo mensual.

ARCHIVANDO POR COMPETENCIAS 2

REGLAS BASICAS DE ARCHIVO

Las reglas para clasificar utilizan dos términos con los que se debe familiarizar: ALFABETIZAR Y UNIDAD.

Alfabetizar

Es ordenar los nombres de acuerdo con la secuencia alfabética de sus letras. Ejemplo:

· López

· Pardo

· Vega

Pardo, Pérez y Prieto también están colocados en secuencia alfabética correcta, sólo que estamos fijándonos también en la segunda letra.

Los apellidos Roca, Rojas y Romero están ordenados en secuencia alfabética correcta, y aunque la segunda letra de todos es igual, ahora debe fijar su atención en la tercera letra.

Es importante poder ordenar las diferentes palabras de un título por medio de unidades.

Unidad

Se denomina cada palabra que forma parte de un título. Para hacer más comprensible el sistema, las reglas se dividen en tres grandes grupos:

1. Nombre de personas

2. Nombre de compañías, instituciones, sociedades

3. Nombres de bancos, escuelas, instituciones gubernamentales.

Transposición

Significa cambiar de lugar una palabra en un título para localizarlo con mayor rápidez, mediante una inversión.

Ejemplo: Ma. del Carmen Salinas Pérez

SALINAS Pérez, Ma. del Carmen

REGLAS PARA LA CLASIFICACION ALFABETICA

REGLA 1

El nombre de una persona se divide en nombre de pila y apellidos.

Nombre de pila Apellidos

Luís Alberto Domínguez Carcamo

Luz del Carmen González Morales

Ángel Pérez Soto

María Rosa Rojas Elías

Para ordenar alfabéticamente los nombres de personas, se colocan primero los apellidos y luego los nombres de Pila, separándolos por una coma.

Leticia Ma. Angulo Angulo, Leticia Ma.

Esther Ma. Barahona Barahona, Esther Ma.

Pedro Carvajal Ortiz Carvajal Ortiz, Pedro

Sonia Haydee Díaz Morataya Díaz M., Sonia Haydee

REGLA 2

Si antes del apellido aparece una inicial, se toma como nombre de pila.

José Luis Martínez Alarcón Martínez Alarcón, José Luis

Luís A. Corona Rosales

Corona Rosales, Luis A.

Rocío Vidal Jiménez Zea Jiménez Zea, Rocío Vidal

REGLA 3

Si el apellido es igual en varios nombres, la siguiente letra o palabra nos servirán de base para ordenar.

Guadalupe Ma. Corona D. Corona D., Guadalupe Ma.

Hilda Corona Díaz Corona Díaz, Hilda

Manuela Corona Ramos Corona Ramos, Manuela

REGLA 4

Si antes del apellido aparecen las partículas: de, del, de la, de los, de las, etc., se principia la inversión desde el primer apellido, aun cuando las partículas aparezcan en mayúsculas.

Ejemplos:

Ma. del Carmen de la Peña

Peña, Ma. del Carmen de la

William de los Monteros R.

Monteros R., William de los

Luís del Río Cárdenas

Ríos Cárdenas, Luís del

Mauricio René de la O. Soto

O. Soto, Mauricio R.de la

REGLA 5

Si el nombre de pila y el apellido son los mismos, la letra o nombre diferente nos servirá de clave para ordenar.

Pedro A. Cedeño Cedeño, Pedro A.

Pedro J. Cedeño Cedeño, Pedro J.

Pedro Cedeño Roja Cedeño Rojas, Pedro.

REGLA 6

Si el nombre propio, además de la abreviatura de su profesión, grado militar o eclesiástico, o la expresión padre, hijo, junior (Jr.), se escribe la abreviatura después de la inversión correcta y entre paréntesis. Ejemplos.

Lic. Ricardo Ernesto Romero Gómez Romero Gómez, Ricardo Ernesto (Lic.)

Gral. Manuel Elías Ávila Camacho Ávila Camacho, Manuel Elías (Gral.)

Ing. Pedro Esaú Moreno Arias Moreno Arias, Pedro Esaú (Ing.)

William Roberto Gómez, hijo Gómez, William Roberto (Jr.)

William Roberto Gómez, padre Gómez, William Roberto (padre)

REGLA 7

Si antes del primer apellido aparecen vocablos extranjeros como: Von, Van, Der, Fitz, D’, Da, O’, se hace la inversión a partir de dicho vocablo. Ejemplos:

Albert Fitz Maurice Nelly Fitz Maurice Nelly, Albert

Joseph Robert D’ Amil D’ Amil, Joseph Robert

Jorge O’ Neill del Cid

O’ Neill del Cid, Jorge

REGLA 8

En los países de habla hispana, el nombre de la mujer casada o viuda está compuesto por su nombre de pila, su apellido de soltera, seguido de la preposición de o de la palabra, viuda (Vda.), y por último el apellido del esposo.

Para archivarlos se invierte el nombre tomando como base el apellido de soltera, porque éste es el que legalmente se reconoce. Sólo en caso de que el apellido de soltera esté indicado con una letra se tomará en cuenta el apellido del esposo. Ejemplo

Lourdes de Silva de Domínguez.

Silva de Domínguez, Lourdes de

Aurora Carrillo de de los Monteros

Carrillo de de los Monteros, Aurora

Zuly Pérez Vda. de Carcamo

Pérez Vda. de Carcamo, Zuly

Estela Maribel Alas de Solís

Solís, Estela Maribel Alas de

Esperanza de Maria V de Treviño

Treviño, Esperanza de M. V. de

Olga M., Vda. De Zazueta

Zazueta, Olga M. Vda. de

REGLA 9

Cuando los nombres de individuos son totalmente iguales se considerará entonces la dirección como base para su ordenación, en el siguiente orden: ciudad, territorio o país; calle o avenida y número de casa o edificio. Los números se considerarán en estricto orden numérico consecutivo. Ejemplos:

Pedro Ríos Álvarez

Calle L. Azcunaga Nº 234 Ríos Álvarez, Pedro (Apopa)

Apopa

Pedro Ríos Álvarez

Barrio El Centro nº 23 Ríos Álvarez, Pedro (Aguilares)

Aguilares

Pedro Ríos Álvarez

Edificio Caribe nº 9 Ríos Álvarez, Pedro (Escalón)

Col. Escalón

ARCHIVANDO POR COMPETENCIAS 1

CONOCIMIENTOS BASICOS DE ARCHIVO

Cada vez que se busca un nombre y un número en el directorio telefónico se está seleccionando información de un libro organizado alrededor de los principios de archivar. Los nombres se encuentran en orden alfabético, y el conocimiento del alfabeto le ayuda a encontrar el nombre deseado. El directorio telefónico es un ejemplo de los métodos básicos de clasificar documentos para facilitar su localización: por el método ALFABÉTICO.

En el sistema ALFABÉTICO, los títulos son nombres de personas y empresas; en el sistema GEOGRÁFICO, son nombres de lugares. En el sistema POR ASUNTOS, los títulos son nombres de objetos o categorías; mientras en el NUMÉRICO, los títulos son números y en el sistema CRONOLÓGICO los títulos están basados en la fecha del documento. En una compañía de seguros, donde los documentos se solicitan por el número de póliza, el método que se utiliza es el NUMÉRICO.

CONCEPTOS BASICOS

TÍTULO

Es un nombre o número utilizado para identificar los documentos con fines de archivo. Por ejemplo, si se dice que una carta se debe guardar en la carpeta RAMÍREZ, LÓPEZ y CÍA., el nombre de la compañía es el título de identificación. Éste se utiliza para rotular las GUÍAS del sistema elegido.

ARCHIVONOMIA:

Es todo lo relacionado con el difícil arte de archivar, y trata preferentemente de la administración de los archivos.

ARCHIVONOLOGIA:

Tiene un carácter más histórico y da la noticia del origen, creación de los archivos, de la importancia y del valor de sus fondos y otras cuestiones similares.

ARCHIVISTA:

Término que abarca todas las cuestiones referentes a los archivos, de un modo general.

ARCHIVO:

Es la voz griega Archaion, puede tener varios significados, pero el que predomina es el de “local en donde se conservan los documentos públicos o privados” y el de “conjunto de esos mismos documentos”.

ARCHIVAR:

Será la operación de colocar en su debido orden y lugar, los documentos dentro del archivo.

ARCHIVERO:

Archivera o archivista como se dice en Francia, es la persona encargada de manejar los documentos que están en un archivo. Sus principales funciones son: conservar la documentación para las generaciones futuras y para el exacto conocimiento de la historia; clasificar y ordenar esa documentación para que sea fácilmente asequible en los archivos vivos, como son los de la Administración Pública y empresas, en todos los países.

Y por último, hacer obra de cultura, difundiendo las riquezas de tipo histórico, literario, artístico, jurídico, comercial, industrial y de toda índole, que pueden hallarse en los archivos.

DOCUMENTO:

Es un texto (manuscrito o mecanografiado, impreso, grabado, dibujado o reproducido por cualquier medio). Son documentos: una carta, un acta notarial, un testamento, un contrato, un nombramiento.

PERFIL DE LA PERSONA QUE ARCHIVA

Ser creativo(a)

Poseer iniciativa

Poseer criterio

tener buen humor

Disponibilidad absoluta de servir a todo el mundo.

Ser ordenado (a), organizado (a)

Tener buena vista

Buen oído

Ser buen(a) observador(a)

Excelente memoria (capacidad de asociación)

Retener información (mente fotográfica)

Ser confiable, discreto(a), prudente

Guardar el secreto profesional.

CUADRO COMPARATIVO

Métodos de Archivo	Sistema de Archivos	Clasificaciones
Gancho de espigón Archivo de caja Tablas de Shannon Archivo de Palomas Carpetas de fuelle Archivo horizontal Archivo vertical Archivo automático Microfilm y videos Computarización (scaneado)	Alfabético simple Numérico simple Alfanumérico Geográfico Asuntos Dewey Duplex Automático moderno Electrónico o microfilm videoarchivos	Simple, una letra Simple, un número Compuesto, más de una letra o más de un número Indirectos, letras y números MIXTOS Series alfabético-numérico o numérico-alfabético

TIPOS DE ARCHIVO

HISTORICOS: Archivos generales, nacionales, eclesiásticos.
ADMINISTRATIVOS: Gobierno central: Ministerios y dependencias, órganos del estado: Legislativo Ejecutivo, Judicial.
GUBERNAMENTAL: Gobierno central: Ministerios y dependencias, órganos del estado: Legislativo Ejecutivo, Judicial.
COMERCIALES Y EMPRESARIALES:
Instituciones oficiales autónomas: CEL, ANDA, ISSS, ASI, Cámara de Comercio, bancos, industria, y comercio en general.
FAMILIARES Y PARTICULARES:
Son las que se reciben de familiares que se encuentran dentro o fuera del pais.

CORRESPONDENCIA

Acción o efecto de corresponder o corresponder. Comunicación entre ciudades o vehículos. Medio de transporte que asegura esta comunicación. Correo, conjunto de cartas que se reciben o se expiden. Significado que una palabra tiene en otro idioma. Relación entre términos de distintas series o sistemas. Ley que asocia algunos o todos los elementos de un conjunto A con otros de un conjunto B. casos particulares de las comunicaciones son las relaciones, en las que A = B, y las aplicaciones.

LA CORRESPONDENCIA Y LOS SERVICIOS DE CORREO

Todo oficinista debe tener un conocimiento cabal del manejo de la correspondencia. En oficinas pequeñas, una persona puede tener el control absoluto de la correspondencia desde recibirla, arriba y distribuirla, hasta prepararla, cerrarla y enviarla por correo. En organizaciones grandes, la correspondencia es recibida y manejada por medio de sistemas centralizados.

Cuando hay un departamento de recibo y despacho de correspondencia, está se orienta directamente a ese departamento; donde se la clasifica. Después de clasificada, la correspondencia dirigida a un departamento o a una persona en particular se distribuye por medio de mensajeros. El resto de la correspondencia se procesa y de acuerdo con el asunto de que se trate es enviada al departamento o la persona correspondiente.

PASOS EN EL MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA

Sorteo preliminar: Al llegar la correspondencia a la oficina se clasifica por grupos, antes de proceder a abrirla

La correspondencia personal: Es la que va dirigida a una persona o a un título específico como señor Antonio López o al director, departamento de compras. Esta correspondencia no debe abrirse y envía a la persona a quien va dirigida.

La correspondencia no personal: Incluye toda la correspondencia aunque va dirigida a la compañía y no a una persona específica. Generalmente son circulares, paquetes publicitarios y otros materiales de menos urgencia, que una vez abierta y clasificada se distribuye a los departamentos y secciones respectiva distribución de la misma.

ABRIR LAS CORRESPONDENCIA. La secretaria o el asistente encargado de la correspondencia pueden abrirla en dos formas:

- A mano o con un abridor de cartas. Para acelerar este proceso, se colocan todos los sobres a la derecha en una pila, con la dirección del destino hacia abajo. Una vez esta operación, se procede a abrirlas teniendo cuidado de concluir este proceso, ante de extraer su contenido. Debe tomarse la precaución de golpear el sobre contra la mesa, para bajar los papeles que están dentro y no romperlos cuando se proceda a la abertura.

- Correspondencia para el exterior. Los medios de comunicación existentes en la actualidad y la seguridad con que pueden usarse hacen que sea posible enviar correspondencia a cualquier parte del mundo. La correspondencia que va al exterior debe escribirse en papel liviano, ya que los reglamentos postales son más estrictos para ella en cuanto al pero; por otra parte, las tarifas son más altas. El medio de transporte más recomendable para enviar correspondencia al exterior es la vía aérea, los otros medios de transporte son más lentos.

SERVICIOS ESPECIALES

Las oficinas de correo ofrecen un gran número de servicios especiales que garantizan un servicio rápido y seguro. Los más importantes son: El servicio de entrega inmediata (o expreso) y los correos certificados, con o sin aviso de recibo y el asegurado. Hay una tarifa adicional y distinta para cada uno de estos servicios especiales.

Entrega inmediata o expreso. Esta correspondencia se entrega al destinatario por medio de un mensajero tan pronto como llegue.

Correo certificado. Este servicio puede usarse para la correspondencia de primera, segunda o tercera clase y proporciona mayor seguridad para el envío de documentos importantes, tales como bonos o certificados de acciones, joyas y valores. La oficina de correos expide un recibo a nombre del remitente que sirve de comprobante de que el material fue recibido y se responsabiliza de que la correspondencia sea entregada personalmente a quien va dirigida.

Esta clase de correspondencia será entregada personalmente debe ir cerrada, pero no suele aceptarse sobres cerrados con cintas de celofán engomada u otro tipo de cintas adhesivas.

Seguro para paquetes postales. La correspondencia de tercera o cuarta clase (paquetes postales) puede asegurarse contra pérdida, robo o deterioro, pagando una suma adicional que dependerá del valor de mercancía. La suma máxima asegurable varía según los países.

C.O.D. pagadero a la entrega. Esta modalidad postal suele usarse con frecuencia para la venta de mercadería por correo. El valor de esta se paga a la oficina de correos de el momento en que esta hace la entrega del paquete. Por este medio se envía material clasificado como de tercera y de cuarta clase y el valor del paquete debe pagarse en el correo en el momento de su entrega.

Cómo localizar correspondencia extraviada. La correspondencia que después de cierto tiempo no haya llegado a su destino, puede ser localizada llegando una fórmula especial en la oficina de correos donde fue entregada. Con esta forma las autoridades postales tratarán de localizarla, generalmente es mucho más fácil hacerlo, si el nombre del remitente aparece en el sobre.

TECNICAS MAS USUALES DE RECEPCION DE CORRESPONDENCIA

La correspondencia se recopila de acuerdo al movimiento de la oficina, tanto la que se recibe de la empresa y del correo, como las copias que produce la misma.

Se entenderá que la Correspondencia es toda carta, informe, solicitud, oferta, contrato, telegrama, cable, facsímil, fax, folletos, boletines, que llegan a la oficina. La persona que recibe y despacha la correspondencia, ha de ser muy responsable, conocer la oficina, ser muy discreta, tener lógica, ya que le toca distribuir tanto la que se recibe como la que se produce, en forma eficaz y con precisión, poseer y practicar el secreto profesional.

¿POR QUE REVISAR EL ROTULADO DE SOBRES? :

Con el fin de separar los que traen nombre de la empresa, los nombres de las personas que son ejecutivos o funcionarios y empleados; los oficiales deberán abrirse pronto, sin dilación, ponerse su número correlativo con el que va a iniciarse su trámite dentro de la empresa (del 1 en adelante, correlativamente, cambiándolo cada año).

Esta pieza ya clasificada y ordenada, se registrará en un cuadro o lista, anotando cada una en su respectivo cuadro, que deberá contener los siguientes requisitos:

*Número correlativo de registro (codificación)

* Fecha de entrada

* Lugar de procedencia (firma o empresa)

*Nombre completo del remitente

*Breve resumen del contenido

*Número de anexos

*Nombre de la persona o sección que recibe

*Fecha de respuesta con número correlativo

INSTRUCCIONES PARA DESPACHAR CORRESPONDENCIA

Se deberá disponer de un libro o de un expediente de tarjeras, cuadro o listado de columnas, con la siguiente descripción:

Número del registro por orden correlativo

Fecha de salida

Destino o empresa, firma o institución

Nombre del destinatario

Fecha que lleva la carta

Resumen breve del contenido

Número de anexos si los hay

Persona o sección responsable de la carta

En este caso se necesita poseer buena letra, ya que se puede llevar a mano o a máquina, pero eso sí, debe ser letra legible.

RECOMENDACIONES PARA EL Y LA APRENDIZ

Utilizar sistemas de archivo sencillos; estudiarlo bien antes de adaptarlo
Es aconsejable usar una carpeta de fuelle o acordeón para hacer una clasificación previa en orden alfabético de los documentos que archivarán.
Archivar todos los días, separar de 10 a 15 minutos diarios para este propósito.
Utilizar colores en la marcación para prever una clasificación futura de los diversos documentos que maneja.
Utilizar gavetas accesibles del gabinete de archivo activo (o sea las primeras gavetas); las de menos accesibilidad se dejarán para los documentos de consulta o inactivos.
Se considera material activo, aquel que se consulta con más regularidad, el del año en curso; inactivo será al que no se hace referencia con tanta asiduidad.
Tómese el espacio para determinar cuánto tiempo le toma localizar un expediente o documento. Analice si es conveniente cambiarlo de clasificación o asunto por el que se archivó. Ver necesidad de usar referencia cruzada.
Dejar espacio entre los expedientes de las gavetas para facilitar la búsqueda, no “rellenarla” de documentos.
Abrir siempre sólo una gaveta, dos o más provocan accidentes graves.
Aprender a utilizar índices y guías para pronta ubicación de documentos.
Ponerle rótulos a las ventanas de los gabinetes (1A, 1B, 1C, 1D), o según el número de muebles.
Conservar sólo una copia de documentos originales; no guardar borradores.
Archivar detrás de la guía. Cada gaveta guardará no más de 40 expedientes.
Revisar constantemente los documentos, si todo esta en su sitio y verificar en la carpeta “Miscelánea”, si algún rubro o asunto tiene más de cinco documentos para abrir una individual.
Un documento extraído para algún trámite, deberá ser guardado en el orden en que se sacó, para evitar futuras pérdidas de tiempo.
Evitar el uso de clips o hules, los primeros se enmohecen y los segundos agrupan los documentos. Además, otros documentos se pueden adherir provocando problemas
Orientar al personal a que encuentre la forma de localizar documentos, utilizando el índice u hoja de inventario por gaveta.
Incluir en el índice u hoja de inventario, lo nuevo que va entrando
Procurar indicar en la copia del documento sobre clasificación que se hará.
Cuando trabaja para varios jefes, usar colores diferentes para copias.
Usar código sobre todo cuando se trabaja para varios ejecutivos.
No extraer los expedientes por el lado de las viñetas para que no se deterioren o destiñan.
Retirar o tachar, guía de salida o ficha falta, cuando regrese la carpeta, expediente o documento de archivo.
Transferir, por lo menos una vez al año, documentos del archivo activo al inactivo.
Siempre tener a la mano duplicados de hojas de referencia de préstamo, fichas falta o cualquier documento que signifique ahorro de tiempo.
Perforar bien los documentos para evitar que se salgan papeles o que se vea antiestético.
No colocar más de tres documentos delgados en una carpeta colgante.
Conocer y dominar el alfabeto
Conocer y dominar las reglas especiales de alfabetización para clasificar los documentos
No temerle al manejo de los códigos que son basados en necesidades y creatividad del o de la administrador (a) de documento.

IMPORTANCIA DEL PROCESO DE ARCHIVAR

Algunas empresas fracasan debido a que no reconocen la importancia de una buena organización de sus documentos. Por otro lado, gran parte del éxito de muchas empresas se debe al hecho de que pueden tomar fácil y rápidamente, decisiones comerciales, estatales o industriales primordiales, porque localizan y utilizan inmediatamente la información requerida y en el momento oportuno.

Por ejemplo, un ejecutivo ocupado, está hablando por teléfono y súbitamente dentro de la conservación, surge la necesidad de una información acerca de una transacción que representa un serio compromiso para la institución o empresa.

Él recuerda que la propuesta era de una cantidad aproximada, pero no tiene a la mano su copia, se la pide a su ayudante mientras continua conversando, ese contrato podría perderse si no se encuentra la copia oportunamente.

Las organizaciones de todo tipo necesitan guardar los documentos para consultarlos en el futuro; son los documentos relacionados con aspectos muy importantes de sus productos o servicios y que contienen datos estadísticos, información acerca de empleados y clientes, de los proveedores, que deben estar disponibles rápidamente por medio de procedimientos sistemáticos de archivo y desde luego, estos documentos deben ser conservados en lugares seguros y accesibles.

Los documentos que valen la pena conservar deben ser protegidos contra el riesgo de que se extravíen, así se evita a la empresa o institución, pérdidas por muchos miles de colones o dólares, y sobre todo, se prevée el tiempo que se pierde buscando esos documentos.

Las actividades y el equipo son costosos, es preciso pues, poseer un buen criterio para escoger los documentos que se conservarán y los que son esenciales para el eficiente funcionamiento de la empresa.

Los materiales que deben ser guardados en los archivos provienen de dos fuentes:

Aquellos que se originan fuera de la empresa-documentos externos-, como cartas, informes, contratos, catálogos, balances, facturas, los cuales serán recibidos siempre en original.
Los que se originan dentro de la empresa-documentos internos- como copias de cartas enviadas, informes, contratos, facturas, los cuales serán copias (fotocopias), de originales.

APLICACION DE LAS ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO AL MOMENTO DE ARCHIVAR

PLANIFICACION

Es el establecimiento de un sistema, el que más convenga a los intereses y asuntos que maneja la empresa o institución, significa delinear las actividades de tal modo que se logre el propósito que persiguen las políticas de la empresa.

ORGANIZACIÓN

Es definir atribuciones y responsabilidades y éstas no sean duplicadas, a fin de que no haya conflicto y que de ellas emane absoluta eficacia. Se organiza de acuerdo a funciones, a los lugares en que se opera, a los objetivos que se pretende obtener y los que no deben perderse de vista, pero sobre todo, se organiza con base al tipo de cliente, usuario, entidades o destinatario, del cual depende la empresa o institución.

COORDINACION

Significa ir de la mano entre una sección y otra; entre un departamento y otro; entre una división y otras; o sea, unificar criterios para que todo sea hecho en perfecta armonía y con la plena convicción de que todo el mundo participa de esa opinión y se trabaja de común acuerdo.

DIRECCION

Es la buena marcha de todos los anteriores principios, con base al manejo eficiente de recursos que le da el encargado o encargada del archivo, sea éste centralizado o descentralizado, y cuya responsabilidad es tomar decisiones, darle cuerpo a las disposiciones que van surgiendo, el cumplimiento de instrucciones u órdenes.

EJECUCION

Significa darle estricto cumplimiento a normas, pautas, sistemas o métodos adoptados y para que el archivo sea perfecto, se necesita seguir los siguientes pasos elementales:

- Primero INSPECCIONAR: Esto es, cerciorarse de que la correspondencia recibida está lista para archivarse, o sea, que si no existe un marginado o sello que diga “archívese”, tal pieza no puede archivarse, significa que le falta algún trámite y por consiguiente, no podemos recibirlo, menos archivarlo.

- Segundo CLASIFICAR: Es establecer previamente y con un gran criterio y gran lógica, las normas de selección permanente, es decir, que así como lo hallaremos, así también debemos facilitar la labor a otras personas para encontrar el documento clasificado.

- Tercero ORDENAR: Es nada más que reunir la documentación a fin a cada asunto, de acuerdo a la clasificación realizada antes; quiere decir, que de acuerdo a la letra, nombre o sigla en que ha sido clasificada, sólo podrán agregarse documentos de la misma categoría.

- Cuarto CODIFICAR: Significa subrayar el nombre con que se decidió en la fase de la clasificación; aquí se subraya con una “X”, cualquier referencia cruzada que sea necesaria para hallar con mayor facilidad los documentos.

- Quinto DISTRIBUIR: Esto es, repartir en el debido expediente, alfabéticamente, incluyendo las hojas de referencia cruzada, de acuerdo a los nombres codificados.

- Sexto ARCHIVAR: Paso final, que es la acción de colocar cada documento en la carpeta apropiada del gabinete de archivo.

SUPERVISION:

Que es la revisión constante que sirve para verificar si lo planificado y organizado ha dado buenos resultados; si la dirección es perfecta, si la ejecución es excelente; de lo contrario, si algo falla, se buscará en dónde está el error para hacer los ajustes, cambios o modificaciones que se consideren convenientes y necesarios. Con estos cinco principios y seis pasos, se cumple el axioma de que nada es obra de la casualidad, que todos los pasos están bien medidos, que debe existir “un orden premeditado”.

CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL

El manejo general de documentos es básico para el buen funcionamiento de un negocio.

El hombre de negocios inteligente no solamente se preocupa por saber cómo se adaptan sus documentos a sus sistemas comerciales; él sabe también cuál es el ciclo de vida de cada documento que emplea en su firma, y sabe que medidas o disposiciones deben tomarse para que con el tiempo dichos documentos sean transferidos o eliminados. El ciclo de vida de un documento comercial implica cinco etapas las cuales son:

Creación o recibo

El número de documentos que se utiliza diariamente dentro de una organización típica es impresionante. Por ejemplo, una tienda de ventas al detalle creará cientos de documentos al día: cartas, avisos para publicidad, estados de cuenta, órdenes de compras, cheques, comprobantes de recibos y sucesivamente. La misma tienda recibe también diariamente tal vez miles de documentos: solicitudes de crédito, facturas, cartas de pedido, informes de créditos, listas de precio, catálogos y otros. Cientos de horas-hombre se invierten en el manejo de documentos y sin estos el negocio no podrá funcionar. La mayor parte de los documentos se conservan con base en sistema de archivo, de tal manera que puedan ser consultados cuando se necesiten.

Utilización

Los documentos se guardan por un motivo principal: para su consulta. Sólo aquellos documentos que se van a necesitar para referencia futura justifican el tiempo empleado para guardarlos. Para saber qué documentos serán utilizados de nuevo y cuales no se necesita conocer el negocio, las leyes sobre conservación de documentos y poseer una buena dosis de sentido común.

Transferencia

A medida que los documentos se tornan inactivos, es decir, cuando se consultan ocasionalmente, deben ser sacados de los archivos activos. Además de ocupar espacio en oficina y equipo, estos documentos y correspondencia interfieren en el empleo eficiente de los archivos. Por esta razón los documentos de poco empleo se deben extraer periódicamente y se deben colocar en archivos inactivos mediante un sistema de transferencia o traslado de documentos. Los archivos de documentación transferida se parecen a los archivos regulares, excepto que las cajas utilizadas para conservarlos son generalmente cajas de cartón y se colocan en anaqueles ubicados en sitios menos accesibles como sótanos de depósitos especiales.

Eliminación

Es evidente que todos los documentos que dejan de ser útiles deben ser destruidos, de acuerdo con la administración de cada empresa, según el giro al que pertenece y regidos por las normas determinadas por la ley.

El paso final en el ciclo de vida de un documento es el descarte o eliminación. Permite emplear equipo y suministros menos costosos para los documentos transferidos y simplifica los archivos activos, de tal manera que se puedan encontrar los documentos con la misma eficacia. La forma en que funciona un programa de transferencia depende de las respuestas a estas preguntas ¿Con que frecuencia se utilizan los documentos? ¿Cuándo pueden ser destruidos sin arriesgar pérdidas o trastornos indebidos?

Las leyes de archivo determinan el valor de los documentos, así:

1. Documentos vitales: Incluyen documentos históricos, legales, escrituras, contratos importantes, planos, informes para los accionistas, actas de las reuniones de junta directiva, pólizas de seguro y otros que lo son para cada empresa; éstos son irremplazables.

2. Documentos importantes: Incluyen facturas, cuentas por cobrar, registros de ventas, cotizaciones, estados financieros. Según el código de comercio, duran más de cinco años.

3. Documentos útiles: Incluyen correspondencia general, cartas, memoranda, estados de cuentas bancarias: éstos se pueden destruir después de un año.

4. Documentos esenciales: Incluyen indagaciones rutinarias, anuncios, avisos de recibo, boletines, revistas; éstos no se deben archivar con otros documentos más importantes. Generalmente van a un “Misceláneo”, “Varios” o “Diversos”, y finalmente se pueden eliminar de los archivos.

Para transferir, se debe tener muy en cuenta la categoría de la información que contiene los documentos, con gran criterio.

ACTIVIDADES DE UN ARCHIVISTA

Debido a que los documentos son tan importantes en cualquier empresa, ellos influyen de alguna forma en las actividades de cada empleado. Los que trabajan en oficinas están especialmente interesados en los sistemas de archivo que les permita encontrar los documentos con rápidez y utilizarlos.
Un empleado sin un conocimiento básico del sistema de archivo estaría en desventaja. A menudo se es responsable de la tarea del mantenimiento de los archivos personales del jefe. En empresas pequeñas se le puede pedir que establezca un sistema de archivo o reorganizar uno ya existente. Ningún empleado debe considerar que su entrenamiento ha terminado sin un conocimiento completo de los procedimientos y técnicas de archivar, así como del manejo y control de documentos.
Para muchos empleados de oficina, archivar es una actividad de tiempo completo. A medida que crecen las empresas, sus funciones de archivo se vuelven más complicadas y exigentes. A menudo, los documentos se conservan centralizados, especialmente en las compañías muy grandes, debido a que la centralización elimina la necesidad de duplicar documentos para mantenerlos en archivos separados. Los departamentos que necesiten documentos para consultarlos puede obtenerlos de manera más fácil en estos archivos centrales. El empleado especializado en archivo se ha convertido en una persona importante en relación con el funcionamiento de la oficina.