c).- Periódicamente (semanal, quincenal o mensual) se reponen los fondos utilizando, para ello es conveniente confeccionar un formato que se utilice para solicitar la reposición de los fondos (llamase Recibo de Egresos)
1.- Columna para la fecha de operación.
El encargado único debe anotar el movimiento del Fondo Fijo en el libro de la Caja Chica a efecto de facilitar la determinación del saldo diario y los correspondientes arqueos.
Este libro de Caja Chica se centraliza al Libro Caja tabular y/o Italiana, excepto los asientos de Transferencia, que se registraran en el Libro Diario.
La transferencia en forma resumida cada quincena o fin de mes recibe el nombre de centralización.
Cualquier anormalidad que se detecte, se comunicara por escrito al gerente de administración y Finanzas o al Gerente Financiero para la acción correctiva.
REGLAMENTO Y/O DIRECTIVA MODELO DE CUSTODIA PARA UN BUEN MANEJO Y CONTROL DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA
1.-ASPECTOS GENERALES Y/O DEL OBJETO Y FINES
1.1 Se autoriza el funcionamiento de cajas chicas en las empresas privadas, cuyos fondos tienen por objeto satisfacer aquellos gastos de menor cuantía o cuando las circunstancias justifiquen el desembolso. El fondo de Caja Chica es aquel constituido con carácter único por dinero en efectivo, establecido de acuerdo a las necesidades de la empresa, con el objeto de racionalizar el uso del dinero en efectivo.
1.2 Los montos asignados a las Cajas Chicas, estarán constituidos por un fondo fijo, reembolsable en forma frecuente a fin de que el efectivo no llegue a agotarse, y se pueda atender los pagos menudos y urgentes, que por naturaleza no son programables en los pagos con Cheques.
1.3 Los montos a destinar para cada caso, serán fijados por la Oficina Financiera en cuando con el Departamento de Tesorería y serán acordados bajos criterios que permitan su uso racional y práctico. .Los gastos deben estar dirigido prioritariamente a las compras de bienes y servicios para el normal desempeño operativo y administrativo de la empresa.
1.4 La Gerencia Financiera, previo estudio del caso será la autorizada, para asignar a la
Tesorería, Oficinas o Secciones de la empresa, el establecimiento de una Caja Chica
cuyo monto escara acorde con la importancia y función de la unidad solicitante
1.5 Cuando se autorice la creación de una Caja Chica, la Gerencia Financiera designara al responsable del manejo y custodia de los fondos. La designación de tal responsable puede ser cambiada, atendiendo las especiales circunstancias que pueda presentar cada caso en particular.
a) Si la ausencia es temporal, la designación la hará el jefe de la dependencia respectiva.
b) Si el cambio de responsable es definitivo, la designación la corresponde a la gerencia financiera, con la base en la información que le suministre el jefe de la dependencia correspondiente.
En ambos casos, el jefe inmediato procederá a hacer arqueo respectivo y el nuevo encargado de la Caja, recibirá el efectivo y documentos que hubiere por inventario, firmado el acta de recibido conforme. El original de ese documento será entregado a la sección de Contabilidad de la Empresa.
1.6 Los fondos de Caja Chica podrán ser arqueados por el jefe inmediato, sin previo aviso. El responsable esta en la obligación de ofrecer todas las facilidades para que el trabajo se realice plenamente y sin en trabamientos. Cuando hubiere alguna diferencia de Caja, los dineros sobrantes serán inmediatamente depositados a favor de la empresa. Los faltantes de dinero deben ser reintegrados de inmediato por el responsable del funcionamiento de la Caja Chica.
1.7 La omisión o ignorancia a las disposiciones de este reglamento por parte de algún encargado, será motivo suficiente para la suspensión temporal o definida de la custodia y administración de la Caja Chica.
1.8 Cuando sea necesario proceder a la liquidación total de fondos de caja chica, se realizara el arqueo correspondiente por el jefe inmediato y el efectivo de Caja se depositara de inmediato a favor de la empresa. Los egresos efectuados se contabilizaran con cargo a la cuenta respectiva.
1.9 Es de responsabilid del encargado del fondo fijo de caja chica, el cumplimiento de la presente directiva.
2. PROHIBICIONES
2.1 no pueden utilizarse los fondos de caja chica para adquirir servicios, mercaderías, activos fijos, materiales o suministros, cuando:
2.1.1 Su valor sobrepase los limites autorizados en la escala contemplada en el
Numeral 1.4
2.1.2 No haya urgencia de adquirirlos de inmediato.
2.1.3 Se trate de mercancías de existencia normal en el almacén de la proveeduría
de la empresa.
2.2 El empleado encargado del manejo de caja chica, no podrá aceptar ni tramitar compras o servicios fraccionados, que traten de eludir lo dispuesto en el artículo 2.1 del presente reglamento.
2.3 Asimismo no debe aceptar ni tramitar comprobemos dudosa, a lápiz con tachaduras, roturas, borrones o con alteraciones de cualquier naturaleza que pueden poner en duda su legitimidad.
2.4 En los comprobantes de pago no debe hacerse agregados de ninguna especie. Cualquier aclaración se podrá hacer en hoja adicional o al dorso del comprobante.
2.5 Para el manejo de los fondos de Caja Chica: no debe confundirse valores que no tengan ningún nexo con el efectivo y justificantes. Consecuentemente, es terminantemente prohibido mezclar dinero, documentos, objetos, cheques, valores particulares y otros que no tengan ninguna relación con el fondo.
2.6 Los fondos de Caja Chica no se podrán utilizar para realizar operaciones distintas a las que se destinan dichos fondos.
2.7 Si por negligencia se incurre en pagos improcedentes, de acuerdo con lo establecido por las normas internas, reglamentarias y administrativas vigentes en la empresa, el o los funcionarios responsables, deberán reintegrar el monto erogado.
3. USO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
3.1 Para el uso de los fondos de caja chica, se debe sustentar con el formato voucher de egreso adjuntado los comprobantes
Se indicara claramente el código de PCGR que corresponda al departamento a que debe cargarse dicha erogación. Este voucher lo firmara el jefe del departamento solicitante
3.2 Si el adelanto de caja chica tiene valor igual o superior al fijado por la empresa, debe tener el visto bueno de la sección de control de presupuesto, para efectos de contenido presupuestario.
3.3 El destino de los fondos para los que pide “un adelantado de caja chica”, nunca debe ser diferente del gasto efectuado. Asimismo, si por algún motivo sobra dinero, este no debe emplearse en otras compras no especificadas en el adelantado.
Consecuentemente, se reconocerá únicamente gasto lo que se ajuste al estipulado en el vale o adelantado de caja. Una vez realizado el gasto, se debe efectuar la liquidación correspondiente ante el responsable del manejo de la caja chica.
3.4 Se hace imprescible que todo desembolso de caja chica este debidamente respaldado con la presentación de un justificamente; y/o sustentados mediante documentos debidamente autorizados; como facturas, boletas de ventas, recibos de honorarios profesionales, RUC, importes y fechas de cancelación. Asimismo todas las compras que se realicen con este fondo deberán tener el sello de recepción del almacén, quedando este con una copia del documento, para el control de entrada y salida respectiva.
3.5 La Gerencia General establecerá el monto máximo que se pagara con el fondo de Caja Chica, en coordinación con la gerencia de áreas, pudiendo ser modificado previa autorización de la Gerencia General.
3.6 Todo documento, recibo “provisional “por mayor suma a lo establecido deberá tener la autorización del Gerente General.
3.7 La Gerencia Financiera tomara las medidas de control previo y la Ofic. De auditoria interna de control posterior de todo el movimiento que origina el fondo fijo.
REEMBOLSOS DE LA CAJA CHICA
1.1 La recepción del Fondo Fijo de Caja Chica se realizara oportunamente previa documentación sustentatoria debidamente autorizada. La reposición oportuna implica reintegrar una suma igual a los gastos efectuados, y no podrá ser inteferior al 10%, ni mayor al monto del fondo de Caja Chica asignado. La recepción se efectuara como mínimo 02 veces por semana y/o de acuerdo al requerimientos de lo que se necesite.
1.2 Todos los documentos cancelados con el Fondo fijo deberán ser enumerados correlativamente y codificados de acuerdo al plan contable de la empresa y registrados en un libro auxiliar de Caja Chica, que para el efecto llevara el encargado del fondo.
1.3 El encargado del fondo prepara el comprobante de caja y el resumen detallado de los documentos pagados en original y copia solicitando a la Gerencia Financiera la reposición del Fondo y copia, solicitando a la Gerencia Financiera la reposición del fondo. Copia de esta solicitud se mantendrá en archivo en forma cronológica
1.4 El departamento de Contabilidad procederá previa verificación de los documentos sustentaríos y codificación contable, a tramitar el giro del cheque de reposición por el departamento de tesoria a nombre de encargado del manejo del fondo fijo.
1.5 Los documentos pagados por Caja Chica serán reembolsados teniendo en cuenta la fecha en que se produjo el gasto. Para los efectos de los registros contables oportunos y no podrán ser mayores al asignado.
1.6 El voucher y sus correspondientes comprobantes, serán archivados, como justificación del cheque emitido en calidad de reintegro de Fondos para Caja Chica.
DEL ARQUEO DEL FONDO FIJO
Se realizaran arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica a fin de comprobar si el monto asignado esta de acuerdo con la existencia de documentos y el efectivo.
Los arqueos sorpresivos se efectuaran cuando las circunstancias asi lo requieran y estará a cargo de la Oficina de Auditoria Interna y el departamento de Tesorería.
Los resultados de los arqueos se pondrán en conocimiento de la Gerencia del Area y de la Gerencia General, para que se tomen si fuera necesario, las acciones correctivas del caso.
TRATAMIENTO CONTABLE DE LOS FONDOS FIJOS EN EL LIBRO DIARIO.
-------------------------------------X--------------------------------------------
10 CAJA Y BANCOS XX
102Fondos Fijos
10 CAJA Y BANCOS XX
104 Cuentas Corrientes
Xx/xxx Por la creación del Fondo Fijo en Caja Chica
-----------------------------xxx----------------------------------------------
60 COMPRAS XXX
606 Suministros Diversos
65 CARGAS DIVERSAS DE GETSION XXX
65.9 Otras cargas diversas de gestion.
40 TRIBUTOS POR PAGAR XXX
401 Gobierno Central
10 CAJA Y BANCOS XXXXX
10.2 Fondos Fijos
Xxx/xxx Por el Gasto de Caja Chica según
Documentos sustenta torios de fecha.
.-------------------------xxxx--------------------------------------
94 GASTOS DE ADMINISTRACION XXXX
95 GASTOS DE VENTAS XXXX
79 CARTAS IMP. A LA CTA. DE COSTOS. XXXXX
XXXX/XXXX Por la Transferencia de las cuentas y sus Divisionarias.
----------------------------xxxxx---------------------------
10 CAJA Y BANCOS XXXX
10.2 Fondos Fijos
10 CAJA Y BANCOS XXXX
10.4 Cuentas Corrientes
Xxx/xxx Por el giro del Cheque para Rembolsar
El fondo de Caja Chica, del mes
------------------------------xxxxx--------------------------
16 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS XXXXX
168 Fondos bajo responsabilid
76 INGRESOS DIVERSOS XXXXX
76.9 Fondos Sobrantes en Caja Chica
Xxxx/xxx Por el sobrante de dinero del Fondo Fijo de Caja Chica, según el Arqueo de Fecha……
--------------------------------xxxxxx----------------------------
10 CAJA Y BANCOS XXXX
10.2 Fondos Fijos
16 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS XXXX
168. Fondos bajo responsabilidad
Xxx/xxx Por la Regularización de los Fondos
Fijos bajo la responsabilidad del Cajero.
----------------------------------------xxx-----------------------
10 CAJA Y BANCOS XXX
10.4 Cuenta Corriente
10 CAJA Y BANCOS XXXX
10.2 Fondo Fijo
Xxx/xxx Por el depósito en cuenta corriente el dinero
Sobrante en el fondo fijo de Caja Chica del mes.
--------------------------xxx------------------------------
38 CARGAS DIFERIDAS XXX
38.5 Fondos Fijos a rendir cuentas
10 CAJA Y BANCOS XXXX
10.2 Fondo Fijo
Xx/xx Por el Gasto del Fondo Fijo, gastado el Cajero
Correspondiente de Caja Chica.
-------------------------xxx----------------------------------
41 REMUNERACIONES Y PART. POR PAGAR XXX
41.1 Sueldo
38 CARGAS DIFERIDAS XXX
38.5 Fondos Fijos a rendir Cuentas
Xx/xxx Por la regularización del Fondo Fijo gastado por el Cajero y
Descontado de su Sueldo mensual.
10:57
mundo la devoción al Inmaculado Corazón de María.
Desde esta aparición los tres niños se dedicaron a ofrecer todos los sacrificios posibles por la conversión de los pecadores y a rezar con más fervor el Rosario.
