14:17
1.1 TAMAÑO
DEL PAPEL
Se utiliza papel legal
(81/2x3) también se escriben documentos en el papel tamaño regular rayado que
señalan los márgenes izquierdo y derecho (papel notarial y protocolo).
Formatos de los documentos
legales usaremos papel legal 81/=pulg. X14 pulg. Sin rayas para todos los
documentos que haremos en el salón.
Para documentos notariales
como contratos, escrituras, declaraciones juradas protocolo, etc. En la oficina
usaría papel legal notarial es un papel
con una raya vertical azul en el margen izquierdo y un cuadro azul.
Márgenes laterales margen
izquierdo de no menos de 1 1/2 pulga./margen
derecho de 1 pulga. Justificado márgenes superior e inferior: margen superior e
inferior de 2 pulga. Margen inferior de 1 ó 2 pulga.
ESCRITURAS
Si es documento de
escrituras, rellene hasta margen derecho con guiones o rayas. Descripciones de
propiedades y citas en escrituras se sangran diez espacios de margen izquierdo.
Escrituras a espacio doble
con excepción de descripciones de propiedades que van a espacios sencillos.
Numeración de páginas en escrituras:
a cada página se le escribe FOLIO UNO
(1) significa página uno se escribe en parte superior derecho sobre el
subrayado. Se escribe FOLIO DOS (2) para
la página dos y así sucesivamente.
Un resumen conciso,
informativo y bien escrito no solo será apreciado por los lectores, si no que
tendrá una influencia positiva sobre sus actitudes hacia el documento completo.
Las habilidades que
requieren atención particular son las siguientes:
ð técnicas
especiales de redacción.
ð estilo
técnico.
ð redacción
de introducciones.
ð uso
de transiciones.
ð construcción
de tablas del contenido.
ð elaboración
de conclusiones.
ð construcción
de índices.
ð incorporación
de notas,
ð elaboración
de bibliografía.
ð uso
lista.
Los más importantes son la
definición de descripción de mecanismos la descripción de procesos y la
clasificación.
La naturaleza y complejidad
de los temas tratados en los documentos técnicos involucran al autor en algunos
problemas estilísticos sobre todo lo relacionado con la claridad.
La redacción de las
introducciones, las transiciones y las conclusiones lectores, primero lo que se
le va a comunicar, segundo comunicárselos y tercero decirles lo que ya se les
comunicó.
Finalmente la gramática no
es propiamente un tema formal de la redacción técnica, pero constituye una
necesidad para elevar la calidad de los documentos.
1.2 MÁRGENES
Cuando se escriben en papel
bond se deberá dejar un promedio de 12 renglones empezando del renglón 13, el margen
izquierdo será de 15 espacios y el derecho de 6 espacios en blanco o justificar
el margen del escrito.
1.3 NUMERACIÓN
DE PÁGINAS
Esto dependerá del país en
nuestro caso el papel del protocolo ya está foliado en el margen superior del
lado derecho. Pero en caso de que no sea así se recomienda colocar el número de
páginas a seis espacios del margen superior si el documento tiene varias páginas
y para evitar que se extravíen algunos se pueden numerar de la siguiente manera
1/10, 2/10,3/10, etc.
1.4 COPIAS
Generalmente se escribe una
original y dos copias del documento, la forma mas fácil de duplicar documentos
es a través del uso de la fotocopiadora, es aconsejable archivar el documento
original de manera que pueda duplicarse cuando sea necesario (en PC o en carpetas)
también se puede utilizar papel carbón para duplicar en caso de emergencia.
1.5 SANGRÍA
DE PÁRRAFOS
1.6 LETRA
MAYÚSCULA
En general las reglas para
escribir letras mayúsculas aplican en la escritura de documentos legales, pero
hay una diferencia significativa algunos bufetes escriben los nombres de las
partes involucradas en mayúsculas fija donde quieren que aparezca, algunas
escriben los nombres de los títulos de los documentos en letras mayúsculas
cuantas veces se mencionen en el documento, el/la asistente debe seguir la
preferencia del abogado (notario) y si no hay debe usar su buen juicio.
Se escriben con mayúscula
los nombres propios y los títulos de los implicados en el juicio (tanto si se
trata del personal jurídico como civil) igualmente como ya se ha dicho antes,
todos los títulos de apartados y sub apartados se escriben en mayúscula.
1.7 TÍTULOS
DE DOCUMENTOS
Cada documento lleva un título
que indica el propósito y el tipo se acción envuelta en el caso. El título es
parte del encabezamiento del documento y se escribe todo con letra mayúscula y
centrada. Si ese título es muy largo se separa en sesiones, cada una de las
cuales deberá centrarse.
1.8 FIRMAS
1.9 EL
ENCABEZAMIENTO
El y la asistente deben
conocer la preferencia del abogado. Aunque es importante destacar que no es
permitido borrar detalles importantes hay que rehacer las páginas. Si se
corrige los errores deberá ser mencionado al final del escrito de la Siguiente forma:Líneas
12, Rodrigo, 15 veinticinco, 39 alas dieciocho horas valen.
1.10 ESPACIOS
EN BLANCO
Hay que llamarlo por
guiones, también se pueden escribir una raya antes de iniciar el espacio. Al
finalizar el escrito se hace una Z en grande para cubrir el espacio en blanco.
Otra acción es justificar el margen en la máquina electrónica o en la PC para
evitar la superación de palabras.
1.11 NEGRITA
El uso de la letra negrita
es el más extendido y más productivo.
Se utiliza, principalmente
para destacar los nombres propios de las diferentes acciones legales, así como
para poner la relevancia a ciertos nombres comunes, como el motivo del texto o
algún instrumento legal relevante para el texto o alguno en cuestión.
Así mismo, la letra negrita
se utiliza para todos los títulos. Tanto para aquellos que anuncian sus partes,
como para los que introducen los
diferentes capítulos de estos.
Ejemplos de uso: nombres
propios.
1.12 Borraduras:
no
está permitido borrar. Cada palabra se contará como un error.
Errores
en la copia impresa: si hay errores en la copia impresa, estos
pueden corregirse o copiarse tal y como aparecen en el original. No se
penalizaran excepto en el caso en el que omita la palabra
Última
palabra: si se comete un error en la última palabra copiada,
háyase o no terminado la palabra, se considera como error.
Error
de palabra: se considera un solo error por palabra a un
cuando en la misma aparezca más de uno.
Regla
general: toda palabra omitida, insertada escrita incorrectamente
en alguna forma distinta a como aparece
en la copia impresa (salvo en
caso de materia repetida o transpuesta), se marcara como un error.
El
encabezamiento: en la primera página debe aparecer el título
de la corte y de la dirección, el nombre de las partes involucradas, el tipo de
documentos y el número de índice,
algunos abogados prefieren redactar documentos cortos en un lenguaje
sencillo, otros prefieren fases tradicionales, como son las expresiones en
latín importantes hay que rehacer las páginas. Si se corrige los errores deberá
ser mencionado al final del escrito de la siguiente forma
La mayúscula: en
general las reglas para escribir letras mayúsculas aplican en la escritura de
documentos legales, pero hay una diferencia significativa algunos bufetes
escriben los nombres de las partes
involucradas en mayúscula fija donde quieren que aparezca, algunos escriben los
nombres de los documentos en letra mayúscula cuantas veces se mencionen en el
documento, él/ella asistente debe seguir la preferencia del abogado
(notario) y si no hay, debe usar su buen
juicio
Se escriben con mayúscula
los nombres propios y los títulos de los implicados en el juicio (tanto si se
trata del personal jurídico como civil) igualmente como ya se ha dicho antes,
todos los títulos los apartados y club apartados se escriben en mayúscula.
ð Cotejar
lo escrito, antes de retirar el papel de la máquina de esta manera se
economizará tiempo y esfuerzo.
ð Usar
la barra sujetadora de papel para leer cada línea.
ð Cotejar
el significado de la oración de cada párrafo.
ð Si
no está clara la idea relea el borrador.
ð Comprobar
la propiedad en el uso de las palabras que aparezcan en su pronunciación pero tenga diferente ortografía.
ð Tener
cuidado con las palabras que parezcan frases y las frases que parezcan
palabras.
1.14 BORRAR CORRECTAMENTE
ð Una
corrección aceptable es la que no puede notarse con facilidad, el primer
requisito es usar una goma apropiada según el papel.
ð Si
el papel es duro, se puede usar una goma áspera, mientras que por el contrario
se debe buscar el papel ordinario y se debe borrar de una manera vertical para
evitar perforar el papel.
ð Para
borrar en las copias de carbón debe utilizarse una tarjeta entre la original y
la primera hoja de carbón.
1.15 CORRECCIÓN
DE ERRORES
ð Radex
es un papel especial tratando con una sustancia blanca.
ð Lámina,
cinta adhesiva de corrección del mismo color del papel.
ð Borrador
de escobilla de fibra de vidrio para borrar sin alterar las copias.
1.16 CORREGIR OTRO TIPO DE
ERRORES
ð Algunos
errores no son capaces hasta que han escrito la oración completa o se ha
removido el papel de la máquina, todo asistente debe conocerse algunas
estrategias.
