viernes, 17 de agosto de 2012



 En territorio de El Salvador existen rutas turísticas, donde se muestra los atractivos que poseen sus pueblos, territorios con su historia de acontecimientos ocurridos (guerra civil) y vestigios encontrados en territorios donde habitaron indígenas (mayas, lencas, pipiles, potones, etc.). Y  las cuales han sido clasificadas de la siguiente manera:

Ruta de Las Flores:

 

La Ruta de Las Flores se localiza en la sierra Apaneca-Ilamatepec, alcanza una altura máxima de 2,365.07 metros sobre el nivel del mar, por lo cual posee un clima fresco y agradable. Dicha ruta comprende cinco destinos llenos de tradición cultural, exquisitos platillos típicos en sus diferentes festivales gastronómicos y un estupendo atractivo natural con los más bellos paisajes a su alrededor. + de la ruta turística de Las Flores.

Ruta de La Paz:

Se ubica en el Departamento de Morazán, la cual incluye los pueblos que sufrieron la mayor actividad bélica durante los 12 años de guerra civil que vivió el país en la década de los años ochenta, en estos sitios encontrarás una gran cantidad de hoteles y restaurantes, así podrá encontrarse más cómodo para conocer toda su historia. + de la ruta turística de La Paz.

Ruta Arqueológica:

Conoce cómo vivieron nuestras antiguas civilizaciones en una de las principales rutas turísticas de El Salvador, remóntate a aquellos grandiosos lugares que existieron antes de la colonización, de los cuales han quedado algunas ruinas. Sabrás también cuál era el medio de transporte, las joyas que utilizaban sus princesas y cómo poco a poco fue desapareciendo esta poderosa cultura. + de la ruta turística Arqueológica.

La Ruta de Los Volcanes:

 La Ruta de Los Volcanes se ubica dentro de la Cadena Costera de montañas y volcanes que se extiende hacia los extremos este y oeste de El Salvador. Para seguir la Ruta de Los Volcanes, se sugiere el trayecto sobre la Carretera Panamericana CA-1.
En EL Salvador, la línea volcánica se extiende de oeste a este, con un número aproximado de 12 volcanes, entre los que sobresalen: Izalco (Sonsonate), Ilamatepec (Santa Ana), Quezaltepeque (San Salvador) Chichontepec (San Vicente), Chaparrastique (San Miguel) y Conchagua (La Unión). Todos estos volcanes son visibles con facilidad, al viajar sobre la Carretera Panamericana CA-1. El trayecto sobre esta carretera, provee una vista espectacular del terreno montañoso del país. + de la ruta turística de Los Volcanes.

Ruta de Las Moliendas:

La molienda es la actividad que identifica el proceso de la caña de azúcar para la elaboración de diferentes productos tales como el dulce de panela, melaza o miel de dedo y los batidos.
Generalmente, en El salvador la molienda se lleva a cabo en el mismo lugar donde se encuentran los cañaverales, y el trabajo de producción lo laboran los miembros de la familia, con la adición de algunos empleados que son expertos en la materia. + de la ruta turística de Las Moliendas.

Ruta del café:

La Ruta del Café está ubicada en Jayaque, un municipio reconocido por sus fincas de café en la cima de la Cordillera del Bálsamo. Este municipio, de origen precolombino, fue llamado Yacatepec o Jayacatepec que en náhuat-pipil significa Cerro de los Enmascarados.
Esta ruta logrará darle un panorama de la historia cafetalera de El Salvador. Las fincas El Carmen, La Esperanza y Santa Elena reciben a turistas para que conozcan el proceso de producción del café. Durante el recorrido de la ruta, se puede disfrutar de degustaciones y comprar café por libra. Esta ruta también ofrece vistas atractivas, desde donde se pueden apreciar el Valle de Zapotitán, el Volcán de Santa Ana y el Valle de San Andrés. La fauna y flora de esta región son características de las zonas altas. + de la ruta turística del café.

Ruta Artesanal:

Los artesanos salvadoreños trabajan el barro, fibras naturales, maderas, semillas y telas de forma auténtica y hermosa. La Palma, Ilobasco y San Sebastián son algunos de los representantes de la artesanía salvadoreña. + de la ruta turística Artesanal.

Ruta Sol y Playa:

El Salvador ofrece a sus visitantes más de 300 Kilómetros de hermosas playas tropicales. Entre ellas, dos de las mejores playas del mundo para la práctica del surf: playas El Sunzal y La Paz.
Desde el occidente hasta el oriente del país existen más de 45 playas, con coloridos paisajes, donde se puede disfrutar de aguas cálidas, sol intenso e impresionantes olas que atraen a surfistas de todo el mundo. + de la ruta turística Sol y Playa.

Ruta de las Mil Cumbres:

Interesante ruta que asciende desde la planicie costera oriental de El Salvador hasta la cumbre de la Sierra Tecapa, en la cual tendrá la oportunidad de conocer un bosque (Chahuantique ) que es habitat del mono araña , el cual puede ser visto temprano en la mañana y al atardecer y debido al respeto a su especie no es nada huidizo. + de la ruta turística de las Mil Cumbres.

Ruta Rural Cultural:

Esta ruta comprende en visitar los pueblos de Concepción de Ataco, Nahuizalco, Ilobasco, La Palma, San Sebastián y Ruinas de Cihuatán. + de la ruta turística Rural Cultural.

lunes, 13 de agosto de 2012




Cómo ser un Anfitrión de Primera Clase


Aún hay muchas empresas que ponen en marcha un evento simplemente porque así está especificado en su plan de marketing y dejan demasiados aspectos al azar. 
Los eventos son herramientas de Relaciones Públicas con múltiples ventajas pero, al mismo tiempo, quedamos completamente expuestos ya que todo en un acto comunica. Exigen un gran cuidado de todos los detalles.



Si las Relaciones Públicas podrían definirse como “el arte de hacer un buen trabajo y saber comunicarlo”,en un evento absolutamente todo comunica.
El amplio abanico de detalles en juego es lo que entraña la complejidad del asunto.
Los elementos clave a cuidar son una buena razón para organizar un evento, un anfitrión y unos invitados,
 por definición, un espacio adecuado donde llevarlo a cabo y un concepto meditado que lo envuelva.
En los matices está lo esencial de cada uno de los elementos clave, como sucede con la mayoría de los trabajos que emprendemos.
Podemos crear la oportunidad para pasar un buen rato y ¿por qué no? tal vez, incluso, hacer historia.

Seguramente todos nosotros hayamos organizado un evento de más o menos envergadura en algún momento; al menos uno relacionado con nuestra vida personal, ya sea una cena con amigos o la celebración de una boda. Pero ¿qué es lo que hace que ese acontecimiento sea inolvidable? ¿Por qué nos sentimos tan afortunados por haber tenido la oportunidad estar presentes en algunos o tenemos la molesta sensación de que nos han  hecho perder el tiempo en otros?

En mi opinión, la organización de un evento es una de las herramientas de Relaciones Públicas más delicadas que existen y, digo esto porque, en un evento absolutamente todo comunica: estamos expuestos, nuestro público nos ve, nos escucha, está presente físicamente. Por este motivo, hemos de cuidar la imagen que transmitimos durante éste, siendo meticulosos en todos los detalles. De ahí, nos ganaremos una u otra reputación aunque, aún hay muchas empresas que ponen en marcha un evento simplemente porque así está especificado en su plan de marketing, dejando muchos aspectos al azar en el transcurso de éste.

Si tuviésemos que elegir las claves para que un acto de cualquier índole tenga éxito, diría que son básicamente las 5 siguientes:

1.      Tener una razón de peso para llevarlo a cabo.
Poner en marcha un evento conlleva un enorme esfuerzo de trabajo, desembolso y altas dosis de estrés. Quienes hayamos asistido a alguno como invitados, habremos experimentado la satisfacción de haber sido convocados para presenciar y formar parte de un acontecimiento de interés y memorable o hemos sufrido el vernos obligados a perder nuestro tiempo y habernos desplazado para no ver nuestras expectativas cumplidas.  Un evento sólo tiene sentido si está justificado ¿su objetivo únicamente puede alcanzarse mediante la presencia física de nuestros invitados? ¿No sirve una llamada telefónica, el correo tradicional o electrónico o cualquier otro medio? Debe ser realmente necesario que nuestro público se desplace para asistir al lugar convocado, sino el acontecimiento al que queremos dotar de repercusión quedará incompleto, sin aprovechar el amplio abanico de posibilidades que nos ofrece un evento.


2.      Un concepto adecuado que envuelva el evento.
El concepto elegido será la tarjeta de presentación de nuestra empresa u organización. Nuestro concepto es el cuadro en el que enmarcamos nuestro evento, los valores o adjetivos que, en definitiva, queremos transmitir de nuestra compañía. ¿Queremos presentarnos como una empresa formal o informal? ¿Accesible o sofisticada? ¿Tradicional y rústica o vanguardista e innovadora? Debemos asegurarnos de que nuestro evento transmite los valores que queremos asociar a nuestra marca.Pensemos en la ceremonia de entrega de los Oscar, por ejemplo. El evento en el que se entregan cada año los premios de la Academia de Hollywood, de los cuales todos hemos oído hablar en alguna ocasión, destilan glamour. Seguramente, este glamour sea en lo primero que pensamos cuando Hollywood nos viene a la cabeza. La presencia de estrellas internacionales, la alfombra roja, los flashes de las cámaras, exclusivos vestidos de gala… un sin fin de detalles estudiados y ensayados a la perfección en torno a un mismo concepto. No se deja nada al azar porque la reputación se va construyendo en cada gesto de la empresa que se observa durante el evento. Si alguno de éstos gestos no está en línea, no comunicaremos con claridad y perjudicaremos nuestro posicionamiento en la mente de nuestros clientes actuales y potenciales.


3.      Una mentalidad de anfitrión de primera clase. En realidad, todo en un evento depende del anfitrión. Éste es quien tiene la sartén por el mango, quien hace y deshace, quien lleva el control dado que toma las decisiones y destina los recursos. Un evento empresarial, en este sentido, no es muy diferente a un evento organizado en nuestra vida privada (invitar a unos amigos a cenar, por ejemplo). Se ha escrito largo y tendido sobre protocolo, buenas maneras… y, en general, todo gira alrededor de la empatía. La pregunta es: ¿si estuviésemos en la piel de nuestro público qué veríamos o cómo nos gustaría ser tratados?, es decir, ¿qué experiencia nos gustaría llevarnos de este evento? Debemos orientar nuestro trabajo y recursos a cubrir las necesidades y expectativas de nuestros clientes compatibilizándolo con los objetivos de la compañía.Un anfitrión comunica tanto como el mismo evento, es la personificación de nuestro concepto, quien transmite éste en palabras y maneras. Pero, siempre, sin descuidar a los invitados presentes aunque, después el evento tenga repercusión mediática y llegue a otros públicos potenciales.

4.      Invitados sí pero, personas ante todo. Se supone que elegimos cuidadosamente a nuestros invitados porque, en este caso concreto, son nuestro público más valioso. Si no asiste quien nos interesa que asista, el evento no habrá tenido sentido. Si aunque asista, lo descuidamos y no conseguimos que se marche satisfecho, hasta puede que hayamos actuado en contra de nuestros intereses.Como el anfitrión es quien lleva el control, es el responsable del bienestar de los invitados. Son clientes actuales o en potencia, sí pero, ante todo son personas. Con esto, detalles que pueden parecer a priori insignificantes como elegir la hora adecuada, la temperatura en el local, disponer bebida y comida suficiente, no alargar la duración innecesariamente, asegurar el entretenimiento, habilitar la zona para que puedan elegir estar sentados o de pie, se convierten en fundamentales ya que conseguirán que los invitados se queden o provocará que se marchen. Del primero al último de nuestros invitados son importantes y cuanto más conozcamos el perfil de cada uno de ellos, mejor podremos ofrecemos un trato personalizado.

5.      Un espacio en común. Al final necesitamos elegir el lugar donde encontrarnos con nuestros invitados pero, un espacio no es sólo esto. Tiene que adecuarse al concepto elegido: ser emblemático o underground, imponente o enfocado al entretenimiento. Tiene que permitirnos una perfecta habilitación de la zona para que sea posible cubrir todas y cada una de las necesidades de los invitados. Tiene que ofrecer visibilidad al anfitrión y permitirle desenvolverse con soltura. Y, sobre todo, tiene que disponer de soluciones para todo lo que pueda salir mal. Si no está disponible, el lugar que se adecua a estos requisitos, es preferible esperar a bajar el listón en este, así como en cualquiera de los demás aspectos. Consigamos que nuestro evento sea el tema de conversación durante un tiempo, que se convierta en un buen recuerdo y nos permita comunicar quiénes somos para rentabilizar nuestro trabajo, inversión y, por encima de todo, imagen. Además de pasar un buen rato, podemos tener la oportunidad de hacer historia.




  EVENTILO.COM







Event Planner Spain, uno de los principales portales para la organización de eventos en España y Marruecos, con actualmente más de 200.000 visitas al mes de más de 160 países, y eventilo.com, una nueva empresa de base tecnológica de la incubadora YES!Delft, el centro empresarial de la Universidad de Tecnología de Delft (Holanda), les complace anunciar un acuerdo para promocionar eventilo.com, una herramienta para organizar eventos online de forma sencilla, a través de Event Planner Spain. 

A la hora de organizar un congreso, taller u otro tipo de evento, se genera una gran cantidad de tareas administrativas, tales como el envío de invitaciones y la comunicación con los participantes, la gestión de inscripciones, la creación de listas de participantes y el cobro de cuotas de inscripción. eventilo.com es una herramienta online que gestiona todas estas tareas, permitiéndote centrarte en la organización de tu evento.
Packs Starter, Communicate, Style y Professional

Con eventilo.com, puedes elegir el pack que mejor se ajuste a los requisitos de tu evento. Desde el pack Starter para eventos informales, pasando por los packs Communicate y Style, hasta el Professional, podrás organizar tu evento a tu gusto y siempre con la posibilidad de elegir un pack más completo, en caso de necesidad. Además, sea cual sea el pack que elijas, eventilo.com te regalará las primeras cinco inscripciones.

Eventos Corporativos en El Salvador


Aquí encontrarás todo lo necesario para la organización de fiestas y eventos corporativos, servicios para fiestas empresariales en El Salvador.

Con el fin de simplificar la búsqueda de proveedores, estos se agrupan en las siguientes secciones:
 1   ORGANIZACIÓN
Organizadores de eventos: Diseño, planificación y producción de eventos, congresos, reuniones, congresos, seminarios, convenciones u otro tipo de actividades corporativas.
Mercadeo del evento: Agencias de publicidad y mercadeo, soluciones de promoción de eventos, relaciones públicas y prensa.
Convention Bureau: Promoción de destinos para la organización de congresos y turismo de negocios e incentivos.



 2   LUGARES
Salones para recepciones: Salas de reuniones y salones para seminarios, congresos y conferencias. Espacios para eventos empresariales y actividades corporativas.
Quintas y fincas para eventos: Fincas, haciendas y quintas con amplias zonas verdes, provistas del equipamiento y servicios necesarios para la realización de eventos y actividades empresariales.
Hoteles con salas de reuniones: Hoteles con salas de reuniones y salones para seminarios, congresos, conferencias y todo tipo de evento corporativo.

 3   ALIMENTACIÓN
Catering y banquetes: Servicios de catering, banquetes y buffet para eventos empresariales. Variedad de menús y platillos para desayunos, almuerzos y cenas.
Cakes y repostería: Cakes y repostería decorados y personalizados para fiestas y eventos empresariales. Pastelería gourmet y postres.
Restaurantes: Guía de restaurantes con diversidad de opciones, especializados en comidas locales o en platos exóticos, y totalmente equipados para eventos.
Parrilladas: Parrilladas, barbacoas y asados para eventos y fiestas empresariales. Parrilladas y BBQ a domicilio.


 4   ANIMACIÓN
Karaoke y discomóvil: Karaoke, discomóvil y DJs para eventos. Equipo profesional y máquinas de neblina, burbujas y luces.
Música, talentos y artistas: Músicos, artistas, mariachis, bailarines, comparsas, cimarronas, y diversidad de profesionales en espectáculos escénicos.
Actividades al aire libre: Actividades deportivas y de ocio, team building empresarial y diversidad de opciones para entretenimiento outdoor.
Animación y maestros de ceremonias: Conducción y dirección del evento cumpliendo con un protocolo, para toda actividad que necesite un presentador.
Pirotecnia y juegos de pólvora: Fuegos Artificiales y Pólvora, fuegos artificiales.
Artículos de fiesta y carnaval: Globos, antifaces, confites, máscaras, disfraces, pelucas y más para fiestas temáticas y todo tipo de evento.

 5   LOGÍSTICA Y SERVICIOS
Artículos promocionales: Regalos, souvenirs y variedad de productos publicitarios para merchandising de eventos.
Invitaciones y regalos: Diseño de invitaciones, regalos y souvenirs para congresos, seminarios, fiestas y eventos de empresa.
Fotografía y video: Fotografía y video profesional para eventos corporativos. Cabinas fotográficas, fotografía digital y filmaciones en alta definición.
Modelos y anfitrionas: Modelos, edacanes, azafatas y anfitrionas para eventos y actividades corporativas. Demostradoras e impulsadoras de marca para promoción de productos y servicios.
Personal de seguridad: Personal de Seguridad para Fiestas.
Servicios de limpieza: Servicios de Limpieza para Fiestas y Eventos.
Video conferencia: Video Conferencia.
Traducción simultánea: Traducción Simultánea, servicios de interpretación e intérpretes.

 6   DECORACIÓN
Carpas y toldos: Múltiples diseños en carpas, toldos y marquesinas. Alquiler y venta de carpas plegables, pagoda y gazebos para terrazas, jardines, playas, o ambientes cerrados.
Decoración para fiestas: Servicios de decoración para eventos de empresa, conferencias y congresos. Decoración de salones y centros de eventos.
Floristerías: Decoración con plantas y arreglos florales. Plantas exóticas, canastas y ramos de rosas, orquídeas, tulipanes y toda clase de flores.
Tarimas y stands: Tarimas y Stands.
Sillas, mesas y muebles: Alquiler y venta de mobiliario, sillas, mesas y muebles lounge para actividades empresariales.
Audio y luces: Equipos de iluminación y sonido profesional. Luces laser, LEDs y efectos especiales. Amplificación de audio y lo último en equipo audiovisual para eventos.
Manteles, lazos y vajilla: Alquiler y venta de menaje, manteles, cubresillas, lazos, vajilla, utensilios y accesorios para eventos corporativos.


¿Por qué organizar el evento?


Antes que nada, has de preguntarte si lo que quieres organizar es la forma más rápida, fácil y barata de transmitir al público beneficiario tu mensaje de la manera más eficiente y personal posible. Actualmente, existen formas mucho menos complicadas y caras de obtener los mismos resultados, como enviar un informe o folleto promocional a los interesados, o usar los medios de comunicación. Está claro que no se refiere a actividades en las que es decisivo el contacto directo entre participantes por razones profesionales, educacionales o de networking, a los viajes de incentivos, a las actividades dirigidas a fomentar el espíritu de equipo (conocidas internacionalmente como team building), o a los eventos organizados por motivos puramente lúdicos.

Planificación y Organización del Evento


Si has tomado la decisión de seguir adelante, el siguiente paso será plantearte si lo vas organizar tú mismo, sea en solitario o como coordinador de un comité de planificación, o si es mejor contratar una agencia de organización o a un experto.
Si eliges la segunda opción, puede que el experto en cuestión sea una persona con los conocimientos prácticos necesarios, "prestada" por una entidad ajena, o cualquiera de las muchas agencias, empresas y profesionales que trabajan en el sector –organizadores profesionales de congresos, convenciones y/o exposiciones (OPC), empresas de gestión de destinos (DMC), agencias de eventos, organizadores de ferias y exposiciones, convenciones y reuniones, agencias de incentivos, agencias de viajes tradicionales, la organización técnica, servicios audiovisuales, servicios profesionales, etc.–. Cualquier cosa que elijas, puede ser satisfactoria siempre que los empleados de la empresa estén familiarizados con la tarea; de lo contrario tendrás que asumir tú las tareas, lo cual puede llevarte a una falsa ilusión de economía, por los previsibles fallos en los que incurrirás.
Usa nuestra herramienta eventilo.com para organizar eventos online de forma sencilla.
Lo que has de tener en cuenta cuando contratas a una persona o entidad ajena, es que no todas las agencias, empresas o profesionales que se publicitan como tal son miembros de una asociación profesional, como, por ejemplo, MPI (Meeting Professionals International), SITE (Society of Incentive Travel Executives), la AEDMC (Asociación Española de Destination Management Companies), SIMA (Spanish Incentives and Meeting Association), OPC Andalucía, OPC Spain, o UNAV (Unión Nacional de Agencias de Viajes).
Una forma de abordar este problema es restringir el proceso de selección a aquellos profesionales o empresas asociados que puedan proporcionarte cartas de recomendación serias o que te hayan sido recomendados expresamente. Para evitar sorpresas desagradables, sobre todo cuando organizas el evento en el extranjero, es aconsejable usar proveedores muy recomendados, con un historial intachable. Con esta finalidad, los convention bureaus pueden proporcionarte información útil sobre lugares de celebración y proveedores.
Tanto si confías en tus propios recursos (organización interna) como si prefieres contratar una agencia o a un experto externo, deberás constituir un comité. El perfil que buscas es de una persona fiable, responsable y flexible que esté acostumbrada al trabajo en equipo y autorizada para tomar decisiones. Por lo tanto, es imprescindible que el coordinador esté implicado en el proceso de selección, con el derecho de vetar el nombramiento de miembros improductivos, incompetentes o conflictivos. Además, aunque no se debe dejar fuera a ninguna persona importante, es aconsejable limitar el número de integrantes del comité a lo estrictamente necesario.
Una de las primeras decisiones que debe tomar el comité de planificación es si se va a organizar el evento con recursos propios o ajenos, parcial o totalmente, sin olvidar que, según Cotterel, se necesitarán con toda probabilidad 250 horas, o aproximadamente seis semanas de trabajo normales, más dos o tres jornadas de 18 horas justo antes de su celebración, para organizar una conferencia de dos o tres días de duración para 200 personas.
Si eliges la primera opción, debes identificar a los miembros del equipo encargado de la organización (desde una sola persona hasta un grupo de personas, dependiendo del tamaño del evento), incluyendo a los intermediarios, junto con las diferentes fases del proceso de planificación en las que estará implicado cada uno de ellos. En caso de elegir la segunda opción, se suele preparar una petición de presupuesto (en inglés, Request for Proposal), que debe incluir tanta información como sea posible, como el público beneficiario, la asistencia prevista, las estadísticas de experiencias anteriores, de ser posible, etc.

Formato del Evento


Antes de empezar a organizar el evento, hay varias cuestiones, todas relacionadas entre sí, que han de estar muy claras para todos los implicados: por ejemplo, el formato.
Los eventos empresariales, congresos de asociaciones, retiros profesionales, cursos o cursillos de formación o de preparación individual, viajes de incentivos, conferencias científicas o médicas, reuniones de golf, actividades de team building, lanzamientos de productos, campañas de publicidad, ferias de muestras: la lista es inagotable. Además, no va en contra de las reglas los eventos multidisciplinarios o híbridos, mezclas de dos o más actividades con la intención de llegar a un público más amplio, ahorrar dinero o generar ingresos adicionales.

Público Beneficiario y Asistencia Prevista

Aunque muchas de las decisiones más importantes serán tomadas por la dirección, debe estar muy claro para todos los implicados en la planificación (el coordinador y el comité de planificación) cuáles van a ser el formato y la duración del evento. Además, deben saber quiénes van a asistir y cuál es el número previsto de asistentes.
Si no estás completamente seguro del público al que te vas a dirigir o del número de personas que van a asistir (lo que suele ser el caso cuando no hay estadísticas de experiencias anteriores), la planificación (y la presupuestación) puede ser de pesadilla.
En el caso de las actividades lúdicas, cursos/cursillos, reuniones en el día, viajes de incentivos y actividades de team building, esta cuestión no suele plantear problema alguno. No obstante, el planteamiento sería diferente en el caso de que el evento fuera claramente rentable. Por ejemplo, si implica varias pernoctaciones y coincide con un período vacacional, quizá sea necesario permitir la asistencia de cónyuges e hijos, con los problemas adicionales de organización y, en su caso, un gasto extra. De hecho, hay conferenciantes que, al querer sacar el máximo de este tipo de eventos, vienen acompañados de sus cónyuges, llegando unos días antes de su comienzo y quedándose unos días después de su conclusión, sobre todo cuando se celebra en el extranjero o en un destino exótico.
A menudo es necesario contratar a conferenciantes o a jefes de cursillo (a veces con mucha antelación), que quizá cobren honorarios además de gastos de viaje y, si son extranjeros, necesiten a un intérprete. Lo mismo se puede decir de los invitados especiales, como personalidades o representantes de los medios de comunicación.
También hay que abordar la cuestión de la dotación de personal para el evento, que dependerá de su envergadura. Puede que el personal trabaje para la empresa patrocinadora, si es que dispone de una plantilla lo suficientemente amplia, o quizá sea ocasional, lo que es probablemente la alternativa más barata cuando se organiza en el extranjero. En el caso de eventos deportivos o torneos, nunca debes pasar por alto la posibilidad de utilizar a voluntarios. Asimismo, hay que tener en cuenta la seguridad, sobre todo si se trata de una feria de muestras o un congreso internacional o cuando se espera la asistencia de personalidades. Por último, hay que tomar las medidas adecuadas para los asistentes con minusvalías.

Presupuesto

El siguiente asunto en el orden del día es el presupuesto, que no es solamente una simple hoja de cálculo sino un documento que combina actividades de planificación y de gestión, incluyendo una lista de gastos previstos, fuentes de ingresos y el beneficio previsto. En muchos casos, los organizadores se verán obligados a trabajar con un presupuesto fijo. Por otro lado, es posible que se espere que el evento alcance el punto de equilibrio o que arroje un beneficio a través de cuotas de inscripción, venta de entradas, alquiler de stands, patrocinio, subvenciones, comercialización, venta de productos, etc. Si estás organizando un evento sin fines de lucro, es esencial determinar desde el principio quiénes, entre el patrocinador y los participantes, van a asumir cada capítulo de gastos.
Hablando de gastos, a menudo se pasa por alto la necesidad de contar con un seguro. Aunque las primas son cada vez más altas, debes considerar todos los riesgos potenciales antes de determinar qué tipo de cobertura requerirás, además de responsabilidad civil, que es imprescindible.
Puesto que es el patrocinador quien normalmente sufraga los gastos, es aconsejable hacerle partícipe en la planificación del presupuesto durante todo el proceso; esto posee la ventaja añadida de mantener al coordinador y al comité de planificación siempre al tanto de los acontecimientos. El coordinador debe tener la responsabilidad exclusiva del presupuesto y de autorizar los pagos, desde la planificación preliminar hasta el cierre de cuentas; si hay demasiados implicados, será difícil vigilar los gastos y pedir cuentas al coordinador por el gasto total. Por regla general, el coordinador o la persona responsable de la planificación del presupuesto deben apartar un 20% para imprevistos.

Programación


Por regla general, el éxito dependerá de una buena programación. Es imperioso establecer un plazo realista para la planificación y organización. Por desgracia, esto no se respeta la mayoría de las veces, sobre todo en el sector empresarial. En general, se necesita un año de plazo para planificar y organizar un evento de envergadura.
Cuando has de trabajar con un presupuesto fijo, resulta ventajoso tener unas fechas alternativas para obtener las mejores tarifas para el alojamiento, comida, lugar de celebración y/o actividades lúdicas. La flexibilidad es, además, una excelente herramienta de negociación.
Existen muchos factores adicionales que hay que tener en cuenta, como las obligaciones profesionales de todos los asistentes, sean participantes o conferenciantes, otros eventos de naturaleza similar que se organizan en las mismas fechas o justo antes o después, días festivos, períodos vacacionales, condiciones meteorológicas previstas, etc. En suma, no es sencillo elegir unas fechas que agraden a 100 personas, y mucho menos a 500, sobre todo cuando trabajas con un presupuesto fijo; y es una tarea que puede cobrar dimensiones hercúleas si la planificación implica la reserva de un sinnúmero de billetes de avión y de habitaciones de hotel.

Destino y lugar de celebración

Tanto para la presupuestación como para otras consideraciones, debes tomar la decisión, al principio del proceso de planificación, de dónde celebrar el evento. Es posible que ésta la tome unilateralmente la dirección o el patrocinador, que puede ser preciso (un hotel con encanto en la Serranía de Ronda, por ejemplo), o no tan conciso (cualquier lugar de celebración dentro de un radio de 35km de Sevilla), o bastante impreciso: "Cualquier sitio sirve, siempre y cuando sea original y tenga buenos precios".
A no ser que el evento requiera un lugar de celebración más aislado, éste debe ser fácilmente accesible: cerca de una autopista, una estación de trenes o un aeropuerto internacional. Si vienen en vuelos intercontinentales, los participantes llegarán con jetlag y la última cosa que les apetecerá hacer es emprender un largo viaje en coche, autocar o tren. Ha de ser razonable la distancia entre el aeropuerto y el lugar de celebración, es decir, a no más de dos horas en cualquier modo de transporte.
Ni que decir tiene que el lugar de celebración debe ser cómodo y adecuarse tanto al tipo de evento que se está organizando como al perfil medio de los participantes. Es crucial conocer los gustos del público beneficiario antes de decidir dónde se va a organizar y qué tipo de lugar de celebración se debe elegir. Debido a la actual tendencia hacia lugares de celebración más innovadores, hay cada vez más margen para la originalidad (sin exagerar). Incluso si a los organizadores se les ha impuesto un destino, esto no quiere decir que el lugar de celebración tenga que ser poco imaginativo. Como lugares de celebración alternativos, son cada vez más populares los museos, edificios históricos, jardines botánicas, haciendas, teatros y yates, por enumerar sólo unos pocos.
Para ayudar a la dirección a tomar la decisión adecuada, resulta útil hacer una selección de lugares de celebración, incluyendo las ventajas y desventajas de cada uno de ellos. Con el auge del Internet, las visitas de inspección ya no son tan necesarias como antes; no obstante, es aconsejable hacer al menos una en el caso de eventos de envergadura o resonancia.





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