5 CLAVES PARA ORGANIZAR UN EVENTO

Cómo ser un Anfitrión de Primera Clase Aún hay muchas empresas que ponen en marcha un evento simplemente porque así está especificado en su plan de marketing y dejan demasiados aspectos al azar.  Los eventos son herramientas de Relaciones Públicas con múltiples ventajas pero, al mismo tiempo, quedamos completamente expuestos ya que todo en un acto comunica. Exigen un gran cuidado de todos los detalles. • Si las Relaciones Públicas podrían definirse como “el arte de hacer un buen trabajo y saber comunicarlo”,en un evento absolutamente todo comunica. • El amplio abanico de detalles en juego es lo que entraña la complejidad del asunto. • Los elementos clave a cuidar son una buena razón para organizar un evento, un anfitrión y unos invitados,  por definición, un espacio adecuado donde llevarlo a cabo y un concepto meditado que lo envuelva. • En los matices está lo esencial de cada uno de los elementos clave, como sucede con la mayoría de los trabajos que emprendemos. • Podemos crear la oportunidad para pasar un buen rato y ¿por qué no? tal vez, incluso, hacer historia. Seguramente todos nosotros hayamos organizado un evento de más o menos envergadura en algún momento; al menos uno relacionado con nuestra vida personal, ya sea una cena con amigos o la celebración de una boda. Pero ¿qué es lo que hace que ese acontecimiento sea inolvidable? ¿Por qué nos sentimos tan afortunados por haber tenido la oportunidad estar presentes en algunos o tenemos la molesta sensación de que nos han  hecho perder el tiempo en otros? En mi opinión, la organización de un evento es una de las herramientas de Relaciones Públicas más delicadas que existen y, digo esto porque, en un evento absolutamente todo comunica: estamos expuestos, nuestro público nos ve, nos escucha, está presente físicamente. Por este motivo, hemos de cuidar la imagen que transmitimos durante éste, siendo meticulosos en todos los detalles. De ahí, nos ganaremos una u otra reputación aunque, aún hay muchas empresas que ponen en marcha un evento simplemente porque así está especificado en su plan de marketing, dejando muchos aspectos al azar en el transcurso de éste. Si tuviésemos que elegir las claves para que un acto de cualquier índole tenga éxito, diría que son básicamente las 5 siguientes: 1.      Tener una razón de peso para llevarlo a cabo. Poner en marcha un evento conlleva un enorme esfuerzo de trabajo, desembolso y altas dosis de estrés. Quienes hayamos asistido a alguno como invitados, habremos experimentado la satisfacción de haber sido convocados para presenciar y formar parte de un acontecimiento de interés y memorable o hemos sufrido el vernos obligados a perder nuestro tiempo y habernos desplazado para no ver nuestras expectativas cumplidas.  Un evento sólo tiene sentido si está justificado ¿su objetivo únicamente puede alcanzarse mediante la presencia física de nuestros invitados? ¿No sirve una llamada telefónica, el correo tradicional o electrónico o cualquier otro medio? Debe ser realmente necesario que nuestro público se desplace para asistir al lugar convocado, sino el acontecimiento al que queremos dotar de repercusión quedará incompleto, sin aprovechar el amplio abanico de posibilidades que nos ofrece un evento. 2.      Un concepto adecuado que envuelva el evento. El concepto elegido será la tarjeta de presentación de nuestra empresa u organización. Nuestro concepto es el cuadro en el que enmarcamos nuestro evento, los valores o adjetivos que, en definitiva, queremos transmitir de nuestra compañía. ¿Queremos presentarnos como una empresa formal o informal? ¿Accesible o sofisticada? ¿Tradicional y rústica o vanguardista e innovadora? Debemos asegurarnos de que nuestro evento transmite los valores que queremos asociar a nuestra marca.Pensemos en la ceremonia de entrega de los Oscar, por ejemplo. El evento en el que se entregan cada año los premios de la Academia de Hollywood, de los cuales todos hemos oído hablar en alguna ocasión, destilan glamour. Seguramente, este glamour sea en lo primero que pensamos cuando Hollywood nos viene a la cabeza. La presencia de estrellas internacionales, la alfombra roja, los flashes de las cámaras, exclusivos vestidos de gala… un sin fin de detalles estudiados y ensayados a la perfección en torno a un mismo concepto. No se deja nada al azar porque la reputación se va construyendo en cada gesto de la empresa que se observa durante el evento. Si alguno de éstos gestos no está en línea, no comunicaremos con claridad y perjudicaremos nuestro posicionamiento en la mente de nuestros clientes actuales y potenciales. 3.      Una mentalidad de anfitrión de primera clase. En realidad, todo en un evento depende del anfitrión. Éste es quien tiene la sartén por el mango, quien hace y deshace, quien lleva el control dado que toma las decisiones y destina los recursos. Un evento empresarial, en este sentido, no es muy diferente a un evento organizado en nuestra vida privada (invitar a unos amigos a cenar, por ejemplo). Se ha escrito largo y tendido sobre protocolo, buenas maneras… y, en general, todo gira alrededor de la empatía. La pregunta es: ¿si estuviésemos en la piel de nuestro público qué veríamos o cómo nos gustaría ser tratados?, es decir, ¿qué experiencia nos gustaría llevarnos de este evento? Debemos orientar nuestro trabajo y recursos a cubrir las necesidades y expectativas de nuestros clientes compatibilizándolo con los objetivos de la compañía.Un anfitrión comunica tanto como el mismo evento, es la personificación de nuestro concepto, quien transmite éste en palabras y maneras. Pero, siempre, sin descuidar a los invitados presentes aunque, después el evento tenga repercusión mediática y llegue a otros públicos potenciales. 4.      Invitados sí pero, personas ante todo. Se supone que elegimos cuidadosamente a nuestros invitados porque, en este caso concreto, son nuestro público más valioso. Si no asiste quien nos interesa que asista, el evento no habrá tenido sentido. Si aunque asista, lo descuidamos y no conseguimos que se marche satisfecho, hasta puede que hayamos actuado en contra de nuestros intereses.Como el anfitrión es quien lleva el control, es el responsable del bienestar de los invitados. Son clientes actuales o en potencia, sí pero, ante todo son personas. Con esto, detalles que pueden parecer a priori insignificantes como elegir la hora adecuada, la temperatura en el local, disponer bebida y comida suficiente, no alargar la duración innecesariamente, asegurar el entretenimiento, habilitar la zona para que puedan elegir estar sentados o de pie, se convierten en fundamentales ya que conseguirán que los invitados se queden o provocará que se marchen. Del primero al último de nuestros invitados son importantes y cuanto más conozcamos el perfil de cada uno de ellos, mejor podremos ofrecemos un trato personalizado. 5.      Un espacio en común. Al final necesitamos elegir el lugar donde encontrarnos con nuestros invitados pero, un espacio no es sólo esto. Tiene que adecuarse al concepto elegido: ser emblemático o underground, imponente o enfocado al entretenimiento. Tiene que permitirnos una perfecta habilitación de la zona para que sea posible cubrir todas y cada una de las necesidades de los invitados. Tiene que ofrecer visibilidad al anfitrión y permitirle desenvolverse con soltura. Y, sobre todo, tiene que disponer de soluciones para todo lo que pueda salir mal. Si no está disponible, el lugar que se adecua a estos requisitos, es preferible esperar a bajar el listón en este, así como en cualquiera de los demás aspectos. Consigamos que nuestro evento sea el tema de conversación durante un tiempo, que se convierta en un buen recuerdo y nos permita comunicar quiénes somos para rentabilizar nuestro trabajo, inversión y, por encima de todo, imagen. Además de pasar un buen rato, podemos tener la oportunidad de hacer historia.

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  EVENTILO.COM

Event Planner Spain, uno de los principales portales para la organización de eventos en España y Marruecos, con actualmente más de 200.000 visitas al mes de más de 160 países, y eventilo.com, una nueva empresa de base tecnológica de la incubadora YES!Delft, el centro empresarial de la Universidad de Tecnología de Delft (Holanda), les complace anunciar un acuerdo para promocionar eventilo.com, una herramienta para organizar eventos online de forma sencilla, a través de Event Planner Spain. 

A la hora de organizar un congreso, taller u otro tipo de evento, se genera una gran cantidad de tareas administrativas, tales como el envío de invitaciones y la comunicación con los participantes, la gestión de inscripciones, la creación de listas de participantes y el cobro de cuotas de inscripción. eventilo.com es una herramienta online que gestiona todas estas tareas, permitiéndote centrarte en la organización de tu evento.

Packs Starter, Communicate, Style y Professional

Con eventilo.com, puedes elegir el pack que mejor se ajuste a los requisitos de tu evento. Desde el pack Starter para eventos informales, pasando por los packs Communicate y Style, hasta el Professional, podrás organizar tu evento a tu gusto y siempre con la posibilidad de elegir un pack más completo, en caso de necesidad. Además, sea cual sea el pack que elijas, eventilo.com te regalará las primeras cinco inscripciones.

Eventos Corporativos en El Salvador

Aquí encontrarás todo lo necesario para la organización de fiestas y eventos corporativos, servicios para fiestas empresariales en El Salvador.

Con el fin de simplificar la búsqueda de proveedores, estos se agrupan en las siguientes secciones:

 1   ORGANIZACIÓN

Organizadores de eventos: Diseño, planificación y producción de eventos, congresos, reuniones, congresos, seminarios, convenciones u otro tipo de actividades corporativas.

Mercadeo del evento: Agencias de publicidad y mercadeo, soluciones de promoción de eventos, relaciones públicas y prensa.

Convention Bureau: Promoción de destinos para la organización de congresos y turismo de negocios e incentivos.

 2   LUGARES

Salones para recepciones: Salas de reuniones y salones para seminarios, congresos y conferencias. Espacios para eventos empresariales y actividades corporativas.

Quintas y fincas para eventos: Fincas, haciendas y quintas con amplias zonas verdes, provistas del equipamiento y servicios necesarios para la realización de eventos y actividades empresariales.

Hoteles con salas de reuniones: Hoteles con salas de reuniones y salones para seminarios, congresos, conferencias y todo tipo de evento corporativo.

 3   ALIMENTACIÓN

Catering y banquetes: Servicios de catering, banquetes y buffet para eventos empresariales. Variedad de menús y platillos para desayunos, almuerzos y cenas.

Cakes y repostería: Cakes y repostería decorados y personalizados para fiestas y eventos empresariales. Pastelería gourmet y postres.

Restaurantes: Guía de restaurantes con diversidad de opciones, especializados en comidas locales o en platos exóticos, y totalmente equipados para eventos.

Parrilladas: Parrilladas, barbacoas y asados para eventos y fiestas empresariales. Parrilladas y BBQ a domicilio.

 4   ANIMACIÓN

Karaoke y discomóvil: Karaoke, discomóvil y DJs para eventos. Equipo profesional y máquinas de neblina, burbujas y luces.

Música, talentos y artistas: Músicos, artistas, mariachis, bailarines, comparsas, cimarronas, y diversidad de profesionales en espectáculos escénicos.

Actividades al aire libre: Actividades deportivas y de ocio, team building empresarial y diversidad de opciones para entretenimiento outdoor.

Animación y maestros de ceremonias: Conducción y dirección del evento cumpliendo con un protocolo, para toda actividad que necesite un presentador.

Pirotecnia y juegos de pólvora: Fuegos Artificiales y Pólvora, fuegos artificiales.

Artículos de fiesta y carnaval: Globos, antifaces, confites, máscaras, disfraces, pelucas y más para fiestas temáticas y todo tipo de evento.

 5   LOGÍSTICA Y SERVICIOS

Artículos promocionales: Regalos, souvenirs y variedad de productos publicitarios para merchandising de eventos.

Invitaciones y regalos: Diseño de invitaciones, regalos y souvenirs para congresos, seminarios, fiestas y eventos de empresa.

Fotografía y video: Fotografía y video profesional para eventos corporativos. Cabinas fotográficas, fotografía digital y filmaciones en alta definición.

Modelos y anfitrionas: Modelos, edacanes, azafatas y anfitrionas para eventos y actividades corporativas. Demostradoras e impulsadoras de marca para promoción de productos y servicios.

Personal de seguridad: Personal de Seguridad para Fiestas.

Servicios de limpieza: Servicios de Limpieza para Fiestas y Eventos.

Video conferencia: Video Conferencia.

Traducción simultánea: Traducción Simultánea, servicios de interpretación e intérpretes.

 6   DECORACIÓN

Carpas y toldos: Múltiples diseños en carpas, toldos y marquesinas. Alquiler y venta de carpas plegables, pagoda y gazebos para terrazas, jardines, playas, o ambientes cerrados.

Decoración para fiestas: Servicios de decoración para eventos de empresa, conferencias y congresos. Decoración de salones y centros de eventos.

Floristerías: Decoración con plantas y arreglos florales. Plantas exóticas, canastas y ramos de rosas, orquídeas, tulipanes y toda clase de flores.

Tarimas y stands: Tarimas y Stands.

Sillas, mesas y muebles: Alquiler y venta de mobiliario, sillas, mesas y muebles lounge para actividades empresariales.

Audio y luces: Equipos de iluminación y sonido profesional. Luces laser, LEDs y efectos especiales. Amplificación de audio y lo último en equipo audiovisual para eventos.

Manteles, lazos y vajilla: Alquiler y venta de menaje, manteles, cubresillas, lazos, vajilla, utensilios y accesorios para eventos corporativos.