Cómo ser un Anfitrión de Primera Clase
Aún hay muchas empresas que ponen en marcha un
evento simplemente porque así está
especificado en su plan de marketing y dejan demasiados aspectos al
azar.
Los
eventos son herramientas de Relaciones Públicas con múltiples ventajas pero,
al mismo tiempo, quedamos completamente expuestos ya que todo en un acto
comunica. Exigen un gran cuidado de todos los detalles.
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Si las Relaciones Públicas podrían definirse
como “el arte de hacer un buen trabajo y saber comunicarlo”,en un evento absolutamente todo comunica.
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El amplio abanico de detalles en juego es lo
que entraña la complejidad del asunto.
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Los elementos clave a cuidar son una buena
razón para organizar un evento, un anfitrión y unos invitados,
por
definición, un espacio adecuado donde llevarlo a cabo y un concepto
meditado que lo envuelva.
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En los matices está lo esencial de cada uno
de los elementos clave, como sucede con la mayoría de los trabajos que
emprendemos.
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Podemos crear la oportunidad para pasar un
buen rato y ¿por qué no? tal vez, incluso, hacer historia.
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Seguramente todos nosotros hayamos organizado un evento
de más o menos envergadura en algún momento; al menos uno relacionado con
nuestra vida personal, ya sea una cena con amigos o la celebración de una
boda. Pero ¿qué es lo que hace que ese acontecimiento sea inolvidable? ¿Por
qué nos sentimos tan afortunados por haber tenido la oportunidad estar
presentes en algunos o tenemos la molesta sensación de que nos han hecho perder el tiempo en otros?
En mi opinión, la organización de un evento es
una de las herramientas
de Relaciones Públicas más delicadas que existen y, digo esto porque, en un
evento absolutamente todo comunica: estamos expuestos, nuestro público nos
ve, nos escucha, está presente físicamente. Por este motivo, hemos de cuidar
la imagen que transmitimos durante éste, siendo meticulosos en todos los
detalles. De ahí, nos ganaremos una u otra reputación aunque, aún hay muchas
empresas que ponen en marcha un evento simplemente porque así está
especificado en su plan de marketing, dejando muchos aspectos al azar en el
transcurso de éste.
Si tuviésemos que elegir las claves para que un
acto de cualquier índole tenga éxito, diría que son básicamente las 5
siguientes:
1. Tener
una razón de peso para llevarlo a cabo.
Poner en marcha un
evento conlleva un enorme esfuerzo de trabajo, desembolso y altas dosis de
estrés. Quienes hayamos asistido a alguno como invitados, habremos
experimentado la satisfacción de haber sido convocados para presenciar y
formar parte de un acontecimiento de interés y memorable o hemos sufrido el
vernos obligados a perder nuestro tiempo y habernos desplazado para no ver
nuestras expectativas cumplidas. Un
evento sólo tiene sentido si está justificado ¿su objetivo únicamente puede
alcanzarse mediante la presencia física de nuestros invitados? ¿No sirve una
llamada telefónica, el correo tradicional o electrónico o cualquier otro
medio? Debe ser realmente necesario que nuestro público se desplace para asistir
al lugar convocado, sino el acontecimiento al que queremos dotar de
repercusión quedará incompleto, sin aprovechar el amplio abanico de
posibilidades que nos ofrece un evento.
2. Un
concepto adecuado que envuelva el evento.
El concepto elegido
será la tarjeta de presentación de nuestra empresa u organización. Nuestro
concepto es el cuadro en el que enmarcamos nuestro evento, los valores o
adjetivos que, en definitiva, queremos transmitir de nuestra compañía.
¿Queremos presentarnos como una empresa formal o informal? ¿Accesible o
sofisticada? ¿Tradicional y rústica o vanguardista e innovadora? Debemos
asegurarnos de que nuestro evento transmite los valores que queremos asociar
a nuestra marca.Pensemos en la ceremonia de entrega de los Oscar, por
ejemplo. El evento en el que se entregan cada año los premios de la Academia
de Hollywood, de los cuales todos hemos oído hablar en alguna ocasión,
destilan glamour. Seguramente, este glamour sea en lo primero que pensamos
cuando Hollywood nos viene a la cabeza. La presencia de estrellas
internacionales, la alfombra roja, los flashes de las cámaras, exclusivos
vestidos de gala… un sin fin de detalles estudiados y ensayados a la
perfección en torno a un mismo concepto. No se deja nada al azar porque la
reputación se va construyendo en cada gesto de la empresa que se observa
durante el evento. Si alguno de éstos gestos no está en línea, no comunicaremos
con claridad y perjudicaremos nuestro posicionamiento en la mente de nuestros
clientes actuales y potenciales.
3. Una
mentalidad de anfitrión de primera clase. En realidad, todo
en un evento depende del anfitrión. Éste es quien tiene la sartén por el
mango, quien hace y deshace, quien lleva el control dado que toma las
decisiones y destina los recursos. Un evento empresarial, en este sentido, no
es muy diferente a un evento organizado en nuestra vida privada (invitar a
unos amigos a cenar, por ejemplo). Se ha escrito largo y tendido sobre
protocolo, buenas maneras… y, en general, todo gira alrededor de la empatía.
La pregunta es: ¿si estuviésemos en la piel de nuestro público qué veríamos o
cómo nos gustaría ser tratados?, es decir, ¿qué experiencia nos gustaría
llevarnos de este evento? Debemos orientar nuestro trabajo y recursos a
cubrir las necesidades y expectativas de nuestros clientes compatibilizándolo
con los objetivos de la compañía.Un anfitrión comunica tanto como el mismo
evento, es la personificación de nuestro concepto, quien transmite éste en
palabras y maneras. Pero, siempre, sin descuidar a los invitados presentes
aunque, después el evento tenga repercusión mediática y llegue a otros
públicos potenciales.
4. Invitados
sí pero, personas ante todo. Se supone que
elegimos cuidadosamente a nuestros invitados porque, en este caso concreto,
son nuestro público más valioso. Si no asiste quien nos interesa que asista,
el evento no habrá tenido sentido. Si aunque asista, lo descuidamos y no
conseguimos que se marche satisfecho, hasta puede que hayamos actuado en
contra de nuestros intereses.Como el anfitrión es quien lleva el control, es
el responsable del bienestar de los invitados. Son clientes actuales o en
potencia, sí pero, ante todo son personas. Con esto, detalles que pueden
parecer a priori insignificantes como elegir la hora adecuada, la temperatura
en el local, disponer bebida y comida suficiente, no alargar la duración
innecesariamente, asegurar el entretenimiento, habilitar la zona para que
puedan elegir estar sentados o de pie, se convierten en fundamentales ya que
conseguirán que los invitados se queden o provocará que se marchen. Del
primero al último de nuestros invitados son importantes y cuanto más
conozcamos el perfil de cada uno de ellos, mejor podremos ofrecemos un trato
personalizado.
5. Un
espacio en común. Al final necesitamos elegir el lugar donde
encontrarnos con nuestros invitados pero, un espacio no es sólo esto. Tiene
que adecuarse al concepto elegido: ser emblemático o underground, imponente o
enfocado al entretenimiento. Tiene que permitirnos una perfecta habilitación
de la zona para que sea posible cubrir todas y cada una de las necesidades de
los invitados. Tiene que ofrecer visibilidad al anfitrión y permitirle
desenvolverse con soltura. Y, sobre todo, tiene que disponer de soluciones
para todo lo que pueda salir mal. Si no está disponible, el lugar que se
adecua a estos requisitos, es preferible esperar a bajar el listón en este,
así como en cualquiera de los demás aspectos. Consigamos que nuestro evento
sea el tema de conversación durante un tiempo, que se convierta en un buen
recuerdo y nos permita comunicar quiénes somos para rentabilizar nuestro
trabajo, inversión y, por encima de todo, imagen. Además de pasar un buen
rato, podemos tener la oportunidad de hacer historia.
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EVENTILO.COM
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Eventos Corporativos en El Salvador
Aquí
encontrarás todo lo necesario para la organización de fiestas y eventos
corporativos, servicios para fiestas empresariales en El Salvador.
Con el fin de simplificar la búsqueda de proveedores, estos se agrupan en las
siguientes secciones:
1 ORGANIZACIÓN
Organizadores de
eventos: Diseño, planificación y producción de eventos,
congresos, reuniones, congresos, seminarios, convenciones u otro tipo de
actividades corporativas.
Mercadeo del evento: Agencias
de publicidad y mercadeo, soluciones de promoción de eventos, relaciones
públicas y prensa.
Convention Bureau: Promoción
de destinos para la organización de congresos y turismo de negocios e
incentivos.
2 LUGARES
Salones para
recepciones: Salas de reuniones y salones para seminarios,
congresos y conferencias. Espacios para eventos empresariales y actividades
corporativas.
Quintas y fincas para
eventos: Fincas, haciendas y quintas con amplias zonas
verdes, provistas del equipamiento y servicios necesarios para la realización
de eventos y actividades empresariales.
Hoteles con salas de
reuniones: Hoteles con salas de reuniones y salones para
seminarios, congresos, conferencias y todo tipo de evento corporativo.
3 ALIMENTACIÓN
Catering y banquetes: Servicios
de catering, banquetes y buffet para eventos empresariales. Variedad de menús y
platillos para desayunos, almuerzos y cenas.
Cakes y repostería: Cakes
y repostería decorados y personalizados para fiestas y eventos empresariales.
Pastelería gourmet y postres.
Restaurantes: Guía
de restaurantes con diversidad de opciones, especializados en comidas locales o
en platos exóticos, y totalmente equipados para eventos.
Parrilladas: Parrilladas,
barbacoas y asados para eventos y fiestas empresariales. Parrilladas y BBQ a
domicilio.
4 ANIMACIÓN
Karaoke y discomóvil: Karaoke,
discomóvil y DJs para eventos. Equipo profesional y máquinas de neblina,
burbujas y luces.
Música, talentos y
artistas: Músicos, artistas, mariachis, bailarines,
comparsas, cimarronas, y diversidad de profesionales en espectáculos escénicos.
Actividades al aire
libre: Actividades deportivas y de ocio, team
building empresarial y diversidad de opciones para entretenimiento outdoor.
Animación y maestros
de ceremonias: Conducción y dirección del evento cumpliendo
con un protocolo, para toda actividad que necesite un presentador.
Pirotecnia y juegos de
pólvora: Fuegos Artificiales y Pólvora, fuegos
artificiales.
Artículos de fiesta y
carnaval: Globos, antifaces, confites, máscaras,
disfraces, pelucas y más para fiestas temáticas y todo tipo de evento.
5 LOGÍSTICA Y
SERVICIOS
Artículos
promocionales: Regalos, souvenirs y variedad de productos
publicitarios para merchandising de eventos.
Invitaciones y
regalos: Diseño de invitaciones, regalos y souvenirs
para congresos, seminarios, fiestas y eventos de empresa.
Fotografía y video: Fotografía
y video profesional para eventos corporativos. Cabinas fotográficas, fotografía
digital y filmaciones en alta definición.
Modelos y anfitrionas: Modelos,
edacanes, azafatas y anfitrionas para eventos y actividades corporativas.
Demostradoras e impulsadoras de marca para promoción de productos y servicios.
Personal de seguridad: Personal
de Seguridad para Fiestas.
Servicios de limpieza: Servicios
de Limpieza para Fiestas y Eventos.
Video conferencia: Video
Conferencia.
Traducción simultánea: Traducción
Simultánea, servicios de interpretación e intérpretes.
6 DECORACIÓN
Carpas y toldos: Múltiples
diseños en carpas, toldos y marquesinas. Alquiler y venta de carpas plegables,
pagoda y gazebos para terrazas, jardines, playas, o ambientes cerrados.
Decoración para
fiestas: Servicios de decoración para eventos de
empresa, conferencias y congresos. Decoración de salones y centros de eventos.
Floristerías: Decoración
con plantas y arreglos florales. Plantas exóticas, canastas y ramos de rosas,
orquídeas, tulipanes y toda clase de flores.
Tarimas y stands: Tarimas
y Stands.
Sillas, mesas y
muebles: Alquiler y venta de mobiliario, sillas, mesas
y muebles lounge para actividades empresariales.
Audio y luces: Equipos
de iluminación y sonido profesional. Luces laser, LEDs y efectos especiales.
Amplificación de audio y lo último en equipo audiovisual para eventos.
Manteles, lazos y
vajilla: Alquiler y venta de menaje, manteles,
cubresillas, lazos, vajilla, utensilios y accesorios para eventos corporativos.
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