DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES

N°	DOCUMENTO	CLASIFICACION	GESTION	DEFINICION
1	ACTA	Interna	Reunión de trabajo	Es el documento escrito que registra los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado.
2	AVISO	Externo	Comunicado	El aviso intenta advertir o comunicar una novedad, ya sea por vía oral o escrita.
3	BOLETÍN	Interna	Comunicado	Es una publicación distribuida de forma regular, generalmente centrada en un tema principal que es del interés de sus suscriptores.
4	CERTIFICACIÓN	Externa	Comunicado	Es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la experiencia.
5	CIRCULAR	Interna	Comunicado	Es un documento que dirige una autoridad a todos o parte de sus empleados para darle a conocer disposiciones o diferentes asuntos internos para que cumplan a cabalidad.
6	CONSTANCIA	Externa	Laboral	Es un documento cuyo fin es probar un hecho realizado, expedido por una autoridad competente a petición del interesado.
7	CONTRATO	Interna	laboral	Es un acuerdo de voluntades, verbal o escrito, manifestado en común entre dos o más personas con capacidad, que se obligan en virtud del mismo regulando relaciones relativos a una determinada finalidad o cosa.
8	CONTRATO DE ARRENDAMIENTO	Externo	Alquiler de locales	Es un contrato por el cual una de las partes, llamada arrendador, se obliga a transferir temporalmente el uso y goce de una cosa mueble o inmueble a otra parte denominada arrendatario, quien a su vez se obliga a pagar por ese uso o goce un precio cierto y determinado.
9	CONVOCATORIA	Interna	Comunicado o anuncio	Es la comunicación a través de un anuncio o escrito que se hace generalmente a un grupo determinado de personas para que   asistan o participen en un acto especifico que se realizara a una y en un lugar prefijo.
10	CURRICULUM	Interna	Laboral	Es el historial de la vida, el historial profesional del candidato y el primer contacto importante que se va a establecer entre este y el empleador.
11	EDICTO	Externo	Publicación	Es el mandato o decreto publicado con autoridad ya sea de un juez o autoridad administrativa que dispone la observancia de ciertas reglas en algún asunto.
12	ESCRITURA DE CONSTITUCIÓN	Interno	Legalización de una empresa	La escritura de constitución o escritura constitutiva es el documento elaborado por un notario público en el que se crea una sociedad de cualquier tipo.
13	HOJA DE DENUNCIA	Externa	Demanda	Consiste en informar o hacer constar la autoridad competente que en este caso puede ser un juzgado, administración pública o la misma policía.
14	INFORME	Interna	comunicado	Es una obra escrita, visual u oral realizada con la intención específica de promover información de una manera ordenada.
15	MEMORÁNDUM	Interna	Comunicado	Es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación o instrucción.
16	MEMORIA	Interna	Documentar	Son documentos característicos de las sociedades anónimas y sirven para informar acerca de los resultados que la sociedad ha obtenido.
17	ORDENANZA	Externo	Publicación o Mandato	Es un tipo de norma jurídica que se incluye dentro de los reglamentos, y que se caracteriza por estar subordinada a la ley. El término proviene de la palabra "orden", por lo que se refiere a un mandato que ha sido emitido por quien posee la potestad para exigir su cumplimiento. Por ese motivo, el término ordenanza también significa "mandato".
18	OTORGAMIENTO	Externo	Mercantil, administrativo y judicial	Es cuando una persona le otorgó a otra, que le manejen sus bienes con la autorización de un notario y la persona que le manejen sus bienes.
19	PODER ADMINISTRATIVO	Externo	Mercantil, administrativo y judicial	Consiste en informar o hacer constar la autoridad competente que en este caso puede ser un juzgado, administración pública o la misma policía.
20	RESOLUCIÓN	Externo	Reglamentario y de gobierno	Es uno o varios acuerdos que se establecen en cumplimiento a resolver una cuestión tratada y que a partir de su acta queda constituida oficialmente para ser cumplida a quienes les corresponda.
21	SOLICITUD	Interna	Laboral	Es un formulario que tiene la finalidad de conocer o presentar la experiencia profesional del individuo que la llena.

N°	Documento	Clasificación	Gestión	Descripción
1	Crédito  fiscal	Externa	Compra	Es el documento contable que se le emite al contribuyente o persona jurídica a la hora de realizar una compra
2	Factura	Externa	Compra	Es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compra venta. La información fundamental que  aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o provisión de un servicio  que se le emite a una persona natural.
3	Remesa	Externo	Abono	Es el documento que utilizamos para depositar dinero en una cuenta
4	Letra de cambio	Externo	crédito	La letra de cambio es un título de crédito o de valor formal y completo que contiene una orden incondicionada y abstracta de hacer pagar a su vencimiento al tomador o a su orden una suma de dinero en un lugar determinado, vinculando solidariamente a todos los que en ella intervienen
5	Pagare	Interno	Crédito	Un pagaré es un documento que contiene la promesa incondicional de una persona -denominada suscriptora-, de que pagará a una segunda persona -llamada beneficiaria o tenedora-, una suma determinada de dinero en un determinado plazo de tiempo.
6	Quedan	Interno	Cobro	El quedan no es más que un papel que hace las veces de una constancia o promesa de pago. Cuando una persona o empresa presta un bien o un servicio a otra, recibe un quedan mientras se revisa la factura correspondiente.
7	Recibo	Interno	Comprobante	Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o producto
8	Orden de compra	Externa	Compra	Es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y muchas cosas más.
9	Vale de caja chica	Interno	Comprobante	Las empresas que manejan Dinero mediante cuentas bancarias requieren conservar algún Dinero en efectivo para efectuar pagos menores que no justifican la Emisión de cheques; estas cantidades se separan en una caja chica. Cada vez que se paguen estos Recursos se deberá llenar un comprobante que justifique el egreso al cual se denomina Vale de Caja.
10	Declaración de la renta	Externo	Control financiero	Es el documento mediante el cual declaramos nuestros impuestos
11	Nota de abono	Externo	Pago a cuenta	Una nota de abono es una factura por la que el vendedor comunica al comprador que se va a efectuar un abono en su cuenta bancaria debido a la corrección de un error u otro tipo de corrección.
12	Planillas	Externo	Pago de salarios	Es un documento de registro contable o financiero  de la empresa donde  se lleva  el control de pago de los empleados  conforme  a la ley. Existen también  la planilla de  AFP y la planilla de  ISSS
13	Conciliación bancaria	Interno	Control financiero	La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.
14	Estado de cuenta	Interno	Control financiero	El Estado de Cuenta es un documento contable oficial por medio del cual una entidad financiera envía al titular de una cuenta bancaria; la descripción de todas las operaciones realizadas en el banco.
15	Tarjeta de control de inventario KARDEX	Interno	Control de inventario	Son tarjetas de control del  inventario  exacto  de la  mercadería  con la que cuenta la empresa
16	Cheque	Externo	Pagos a proveedores y otros	El cheque es un título valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario.
17	Comprobante de cheque	Interno	Comprobante de pago	Es  un documento que  comprueba  que se emitió la emisión de un cheque
18	Reintegro de caja chica	Interno	Control financiero	Es el reintegro del dinero faltante del monto establecido  de caja chica de la empresa que funciona para los gastos menores de la misma
19	Cotización	Externo	Compra	Es  aquel documento que la empresa elabora  donde se detalla el precio de un  servicio ,de la materia prima  a utilizar o de un producto
20	Presupuesto	Interno	Compra	Es el cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica durante un período o un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas
21	Libros auxiliares contables	Interno	Procesos Contables	Los libros de contabilidad son los documentos que soportan y reflejan los hechos con trascendencia en la realidad económica de la empresa a lo largo de un período de tiempo. La legislación mercantil establece cuales son los libros contables obligatorios para las empresas. Los libros de contabilidad principales son: Libro Diario, Libro Mayor, El Libro de Compra y Venta, El Libro de Caja chica, libro de ingresos y egresos, entre otros
22	Estado de resultados	Interno	Contable	En contabilidad el Estado de resultados, Estado de rendimiento económico o Estado de pérdidas y ganancias, es un estado financiero que muestra ordenada y detalladamente la forma de como se obtuvo el resultado del ejercicio durante un periodo determinado
23	Nota de pedido	Externo	Comprobante de  Pedido	Es el documento que hace constar al abastecedor y transportista con información sobre entregas futuras. La hoja de pedidos se utiliza como base para crear la orden de suministro en el Sistema
24	Hoja de arqueo	Interno	Control financiero	Es el documento que se realiza cada cierto periodo de tiempo para desarrollar  la contabilidad exacta del dinero en efectivo  de la caja chica de la empresa

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LAS RELACIONES INTERPERSONALES

¿Que Son ?

Es el conjunto de reglas y normas para el buen desenvolvimiento del ser humano, en la sociedad o en su trabajo. Es el estudio de cómo los individuos pueden trabajar eficazmente en grupos, con el propósito de satisfacer los objetivos de organización y las necesidades personales.
Las Relaciones Humanas tienen muchas definiciones conocidas, entre estas tenemos:

• Llevarse Bien con los Demás.
• Amar al Prójimo.
• Manifestar Aprecio por la Gente.

Una de sus definiciones más aceptadas dice:
“ Las Relaciones Humanas son como calles con tránsito en ambas direcciones; cada grupo tienes sus propias metas y habilidades, pero al pasar tiene que estar dispuesto a dejar espacio para que el otro pueda crecer y tener éxito”.

En sentido general, el término Relaciones Humanas en su sentido más amplio abarca todo tipo de interacción entre la gente, sus conflictos, esfuerzos cooperativos y relaciones grupales.
Entre las habilidades que debe tener un líder resulta de mucha importancia la habilidad de comunicarse a través de la práctica de las relaciones humanas. El término Relaciones Humanas se aplica a la interacción de las personas en todos los tipos de empresas.

¿Qué Permiten las Relaciones Humanas?

Permiten aumentar el nivel de entendimiento, a través de una comunicación eficaz y considerando las diferencias individuales. Disminuyen los conflictos usando en entendimiento y respeto de las diferencias y puntos de vistas de los otros reduciendo las divergencias y conflictos. Crean un ambiente armonioso con la comunicación, generando relaciones satisfactorias que permiten a cada individuo lograr la satisfacción de sus necesidades y alcanzar la realización y la felicidad. Importancia de las Relaciones Humanas
Numerosas necesidades del hombre solo pueden ser satisfechas con otros, por otros y ante otros. Debido también, a que el hombre no es autosuficiente, precisa de los demás para obtener abrigo, alimento, protección. Para que una sociedad pueda funcionar, sus componentes deben interrelarcionarse y concentrarse en las tareas para las que cada uno es más apto.

Factores Negativos Que Impiden Las Relaciones Humanas

• No controlar las Emociones Desagradables; Es cuando mostramos mal humor, odio etc.

• Agresión; Cuando atacamos u ofendemos con palabras, gestos o actitudes. La agresión es una manifestación de la frustración.

• Fijación; Negarse a aceptar los cambios, permaneciendo atados al pasado

• Terquedad; Negarse a aceptar las opiniones ajenas y no a aceptar las equivocaciones en nuestro juicio o ideas

• Represión; Negarse a comunicarse con los demás, aceptar opiniones y consejos

• Aislamiento; Apartarse o rechazar el trato con los demás por cualquier causa

• Fantasías; Considerar que las ilusiones se realizarán solamente a través de medios mágicos, sin esfuerzo de parte nuestra y sin contar con la colaboración de los demás.

• Sentimiento de Superioridad o Inferioridad; Sentirse mejor que los demás en cualquier aspecto. O infravalorarse, sintiéndose inferior a los demás a causas de defectos o carencias reales o imaginarias

Condiciones de las Relaciones Humanas

• Apertura:

Ser conscientes de las diferencias entre los puntos de vista de los demás y los nuestros debido a su edad, sexo, educación, cultura, valores etc. mantener nuestra opinión frente a las divergentes sin herir la sensibilidad de la otra persona.

• Sensibilidad:

Es la capacidad de entender el contenido lógico y emotivo de las ideas y opiniones de otros.

• Sociabilidad:

Comprender y aceptar la naturaleza y estructura de la sociedad a la que pertenecemos.

• Respeto a Autoridad:

Reconocer y respetar la jerarquía de mandos, responsabilidad, autoridad, status de las personas en la organización de la que formamos parte y comprender el impacto que dicha jerarquía tiene sobre el comportamiento humano, incluido el nuestro.

• Adaptación:

Prever y aceptar las consecuencias de las medidas prácticas que toma la empresa ante determinadas situaciones.

• Objetividad:

Comprender que mantener relaciones humanas no tienen nada que ver con la intención de hacer feliz a todos o endulzar la cruda realidad.
Clasificación de las Relaciones Humanas

Relaciones Primarias: Se establecen cuando las personas se relacionan entre sí, por ellas mismas

Relaciones Secundarias: Se originan por la necesidad de un servicio o función que puede prestar una persona a otra.

Decálogo de las Relaciones Humanas

1. Habla con las personas

Nada hay tan agradable y animador como una palabra de saludo cordial. Particularmente hoy necesitamos de gestos amables.

2. Sonríe a las personas

Recuerda que para mover la cabeza ponemos en acción 72 músculos y que para sonreir nos basta con movilizar 14.

3. Llama a las personas por su nombre

Para casi todos, la música más suave es oir su nombre.

4. Sé amigo y servicial

... si quieres tener amigos.  Recuerda que en la medida que trates asi serás tratado.

5. Sé cordial

Lo que hagas, hazlo con gusto.

6. Interésate sinceramente por los otros

Recuerda que sabes lo que sabes, pero no sabes lo que otros saben.

7. Sé generoso en elogiar y cauteloso en criticar

 Es bueno que los demás sepán cuando hacen bien las cosas, auque no hay que hacerlo a cada rato.

 
8. Aprende a captar los sentimientos de los demás

Hay tres perspectivas: la tuya, la del otro y la del que sólo ve lo suyo con demasiada certeza.

9. Preocúpate de la opinión de los otros

Es muy necesario tomar en cuenta la opinión del otro porque es nuestro prójimo, y hay que ver en él el rosto de Dios.

 
10. Procura aportar lo bueno que tienes 

Hay que esforzarnos por sacar lo bueno que tenemos dentro de cada uno de nosotros

En conclusión:

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LAS CONCILIACIONES BANCARIAS

Una empresa dispone de informaciones emanadas de terceros -bancos, proveedores, clientes, etc.- que puede o debe aprovechar para controlar la eficiencia del funcionamiento del sistema contable y sus controles, correspondiendo en su caso, practicar las correcciones a los errores detectados. Comúnmente, a este procedimiento se lo denomina conciliación.

Una de las fuentes de información utilizada para efectuar este tipo de controles es el extracto bancario o estado de cuenta. El estado de cuenta suele presentar, para cada período, el saldo inicial, los movimientos del período -depósitos, cheques, débitos bancarios, acreditaciones en cuenta, etc.- y el saldo final, tal como surgen de los registros del banco.

En algún caso, los saldos arrojados por la contabilidad de la empresa y por el estado de cuenta que provee el banco, coincidirán, pero por lo general, debido a las diferencias de tiempo en el cómputo de las distintas partidas consideradas, surgen diferencias, que hacen necesario cotejar la información brindada por estos elementos, para determinar el origen de tales diferencias.

Entre estas diferencias encontramos, por ejemplo:

* Cheques por pagos que la contabilidad registra en el momento en que son entregados, pero que el banco debita una ves que el beneficiario lo presenta para su cobro, ya sea por ventanilla o a través de cámaras compensadoras.
* Lo mismo ocurre con los cheques depositados para su cobro, que la contabilidad registra al momento de su depósito y el banco, en el momento en que son acreditados en cuenta.

Así como también pueden existir demoras en estas contabilizaciones, es también posible que se produzcan errores u omisiones que produzcan diferencias, atribuibles tanto a la empresa como al banco.

La conciliación de partidas, en este caso de una conciliación bancaria, debe permitir detectar estas diferencias. Para esto, debe procederse al cotejo íntegro del estado de cuenta emitido por el banco y de la correspondiente cuenta mantenida en la contabilidad, partida por partida, cheque contra cheque, depósito contra depósito, etc..

Aquellas partidas que no presenten las mismas características en ambos elementos pueden constituir:

* Partidas pendientes a la fecha a la que se practica la conciliación, por ejemplo un cheque emitido aún no presentado a su cobro.
* Partidas pendientes a la fecha de conciliación anterior, que aparecen, y por lo tanto se limpian, en la conciliación actual, por ejemplo en cheque del ítem anterior que fue presentado al cobro.
* Errores u omisiones originados tanto en la contabilidad de la empresa o bien, en la contabilidad del banco.

Por lo tanto, la conciliación estará constituida por:

* Partidas pendientes a la fecha de la anterior conciliación que no se limpiaron durante el período.
* Partidas pendientes originadas durante el período.
* Partidas que, constatándose en la contabilidad y en el estado de cuenta, presentan diferencias en su saldo.

Para realizar la conciliación, si se parte del saldo demostrado por el estado de cuenta y se desea arribar al saldo según libros:

1. Deben sumarse (+):

1. Los depósitos tomados por la empresa pero pendientes de acreditación por parte del banco (aumento en el saldo contable pero no en el computado por el banco)
2. Las notas de débito computadas por el banco pero no por la empresa (disminución en el saldo según el banco pero no el contable)
3. Las notas de crédito registradas en la contabilidad pero no por el banco (aumento en el saldo según libros pero no en el computado por el banco)
4. Errores en las partidas que hayan incrementado indebidamente el saldo contable
5. Errores en las partidas que hayan reducido indebidamente el saldo presentado en el estado de cuenta

2. Deben restarse (-):

1. Los cheques emitidos y contabilizados pero no debitados por el banco (disminución en el saldo contable pero no en el computado por el banco)
2. Las notas de crédito computadas por el banco pero no por la empresa ( aumento en el saldo computado por el banco pero no en el registrado por la contabilidad)
3. Las notas de débito contabilizadas pero que el banco hubiera omitido computar (disminución del saldo según libros pero no en el computado por el banco)
4. Errores derivados de la contabilidad que hayan disminuido indebidamente el saldo contable
5. Errores derivados de la información bancaria que hayan aumentado indebidamente el saldo según el extracto bancario

La tarea de conciliación no debe finalizar con la mera realización de sumas y restas necesarias para conciliar los dos elementos mencionados. Luego de las comparaciones y análisis efectuados, debe solicitarse a los bancos la documentación correspondiente y corregir los errores y omisiones que hubieran originado tales diferencias.  

CINCO REGLAS PARA HACER UNA CONCILIACIÓN BANCARIA

1º) DETERMINAR LOS SALDOS
Se refiere al saldo que la contabilidad de la empresa expresa poseer en el banco y el que este comunica q la empresa tiene.
Estos saldos se obtienen de el mayor de la cuenta "Banco" y el del banco se obtiene de el "Estado de Cuenta Bancario"

2º) DETERMINAR PARTIDAS CONCILIATORIAS
Surge de la comparación entre los registros nombrados en el paso 1.
Aca es donde devemos detectar los errores u omisiones en emabos.

3º) PRESENTAR POR ESCRITO LAS CONCILIACIONES
Consiste en anotar las partidas conciliatorias que expican las diferencias entre un saldo y otro.
Se anotan ambos saldos por separado llegandose a un saldo real igual para los dos luego de sumar y restar las partidas conciliatorias que faltan tomar en cuenta en cada uno.

4º) AJUSTES
Cuando la empresa ha omitido alguna registración deberá efectuar el ajuste a efectos de que el saldo de la cuenta "banco" sea correcto.

5º) SEGUNDA CONCILIACIÓN
Luego de efectuada la conciliación se proceden a hacer los ajustes, entonces habrá que presentarla nuevamente con los saldos contables ajustados

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