sábado, 27 de abril de 2013



 FORMANDO AL ASISTENTE COMPETENTE


Al iniciar quiero recordar que hoy en estos tiempos en el campo laboral se están manejando los términos de secretarias y asistentes por lo que este contenido retomaré ambos tratamientos sin dañar la imagen y la integridad de nadie, especialmente de los hombres que desempeñan tan eficientemente está labor y además no puedo dejar de mencionar a nuestras queridas oficinistas que fueron las primeras pioneras en este campo y de las cuales tengo buenas enseñanzas ya que mi madre formó parte de este prestigiado grupo de profesionales en los años 60 y 70 en El Salvador.


El sueño ideal de una empresa, de todos los directivos de empresa es tener contratada a la mejor Secretaria.  Pero ¿cómo lograr ser el o la asistente perfecto-a? ¿Hay cursos de perfección? ¿Se aprende o se nace? ¿Hace un jefe perfecto  a  un asistente eficiente o es una asistente eficiente la que hace el jefe perfecto?

La respuesta es que "es cosa de dos".

Una buena secretaria o asistente administrativo no es sólo aquel que sabe idiomas, atiende perfectamente el teléfono y las visitas, escribe cartas y cosas por el estilo... es algo más. Una buena secretaria de alta dirección puede hacer bueno hasta al mismísimo Presidente de la empresa. 


RECOMENDACIONES PARA ALCANZAR EL EXITO

1.     El Perfil
 Por supuesto ponga aquello que todas las empresas de recursos humanos y de selección de personal saben de memoria: idiomas, ofimática, relaciones humanas y públicas, protocolo, etc. etc. Pero la secretaria perfecta o Asistente soñado es algo más y en esto vamos a centrarnos, debe ser –COMPETENTE, o sea Eficiente y Eficaz en ausencia de su jefe, acostumbrado a trabajar bajo presión, debe resolver conflictos en el campo laboral, además debe  ser líder y un excelente protagonista de las relaciones humanas y públicas.
 


2. Secretaria = confianza.
Un buen asistente debe ser acreedor de la máxima confianza. Su formación, solidez, discreción carácter, personalidad... es clave para que exista una relación de confianza absoluta y sea copartícipe de las fortalezas y debilidades de la empresa. Su compromiso, fidelidad e identificación con la empresa y las personas que la dirigen debe ser total. Si se consigue la empatía y confianza total entre el jef@ y secretari@, se está dando un paso de gigantes en multitud de facetas.


3. El tiempo es un recurso muy valioso: el arte de vivir la agenda. Para un alto directivo /a el tiempo es su recurso más escaso y valioso. Poder atender a los máximos temas posibles y hacerlo sin estrés y en "buena forma" es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente. Hacer ganar tiempo a un alto directivo es un arte y requiere una atención permanente y total. Es preparar a tiempo toda la documentación para una reunión. Es la habilidad para cortar una visita que se prolonga excesivamente; es dar la excusa perfecta para llegar media hora más tarde a una próxima reunión; es alquilar un servicio de habitación durante dos horas para poder ducharse tras un viaje de diez horas y llegar en perfectas condiciones a una reunión importante... Es dar la excusa perfecta por teléfono y que el jefe no quede mal. Es saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a dárselo con la seguridad de no equivocarse. Es saber cuando tiene sed, o es mandar la nota de agradecimiento usual. Es vivir el día intentando cuidar cada minuto del jefe, es ayudarle a cumplir la agenda sin estrés y manejando los imprevistos. 


4. La Asistente como gestor. Un asistente  cada vez que toma el teléfono transmite la importancia de la empresa y de su máximo representante, con tal maestría que se convierte en un factor de imagen, invaluable para la empresa.
En otro orden de cosas, gestiona hábilmente en un vuelo de largo recorrido un upgrade a firts class.  Se preocupa de hacer llegar tres propuestas diferentes para una cena especial en Nueva York y la reserva en la mesa más especial. Se asegura de un trato personalizado en el Hotel y de que los detalles estuvieran impecables en el business center. Consigue acelerar una entrega, gestiona una mejora de cualquier tipo. 


5. Hacer valer la autoridad de su jefe. La secretaria es la garantía de la ejecución de cualquier reunión en la que se tomaban decisiones. Su seguimiento temporal y la eficiencia con lo que se hace debe ser  impresionante: buenas formas, notas recordatorios espaciadas, llamada 24 horas antes de la fecha...
En resumen, debe ser imposible que alguien que en una reunión se había comprometido con el jefe a hacer algo a una fecha fija no lo tuviera hecho y terminado en tiempo y forma. De esta manera, la mente del jefe podía descansar y ocuparse de cosas nuevas, sabiendo que su secretaria asistente hacía un seguimiento y el pressing perfecto para que se ejecutaran los temas tratados y acordados. La productividad del jefe se hace ver más eficiente.


6. Saber estar: la imagen.  Sería bueno que en su oficina se respirara un aire positivo por todos los costados. Antes las secretarias u oficinistas Salían a recibir a las visitas al ascensor con una encantadora sonrisa, saludando con énfasis ¡muy bienvenido Sr. Tal, mi jefe le está esperando. Hacía sentirse importante al que llamaba preguntando al teléfono por el jefe, aunque no le pasara. Su cordialidad, discreción, forma de vestir, elegancia, la convertía en la señora de la empresa. Respetada y considerada un baluarte absolutamente necesario, para crear un magnífico clima de confianza. Contestaba a cualquier reto con una afirmación, con la necesaria diligencia, con estilo, transmitía la imagen perfecta. Cuando no estaba ella, se echaba de menos hasta su perfume.  Se espera que hoy en días además de extrañar el perfume de la asistente, se extrañe además su trabajo eficiente y el buen trato a su prójimo en las salas de espera de cualquier empresa salvadoreña.


7. Aprender, cursos especializados. Una buena secretaria, asistente administrativo, necesita aprender tanto como el jefe. Debe ponerse al día de todo lo que es importante en la empresa. Debe familiarizarse de cosas nuevas, aunque sean complejas llámese nanotecnología, biotecnología o terminología financiera especializada.  En campo de los idiomas, la tecnología (TICS), las relaciones humanas y públicas, administración financiera, etc. Debe actualizarse continuamente, hacer cursos especializados y lo debe hacer en horarios extras, sin que afecte al normal desarrollo de cada día en su vida laboral.


martes, 23 de abril de 2013



MODULO 2: GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y ATENCIÓN AL PÚBLICO EN LAS COMUNICACIONES SOCIALES, INTERNAS, EXTERNAS DE LA EMPRESA



1.  P L A N I F I C A R
Qué vamos hacer?:
a.      Manual de Resolución de Conflictos
b.     Archivo de la comunicación interna y externa de la empresa
c.      Organización de un evento empleando las relaciones humanas y públicas: Charla del Reciclaje en la Oficina, Charla de las Competencias Lectoras, Charla de las Claves para el Éxito: Decídete a Volar, El Universo te Pertenece

Cómo lo vamos hacer?:
a.     Consultar saberes y seleccionar información
b.     Buscar más información
c.      Preparar organización del evento(detallar antes, durante, después)
d.     Etc.
Cuándo lo vamos hacer?
a.     Preparación: 8 de abril
b.     Ejecución: 29 de abril
c.      Evaluación: 6 de mayo
            Con qué recursos contamos?
a.     Humanos: 1 facilitador, 10 estudiantes, 15 beneficiados
b.     Materiales:
c.      Tecnológicos:
d.     Económicos:




2.  D E C I D I R



a.     Nombre del proyecto
b.     Nombre del Equipo
c.      Slogan
d.      Cuadro de Roles
    
3.  E J E C U T A R

Primer Momento:
a.     Agenda de Ejecución
b.     Guión de Ejecución
c.      Resumen de Ejecución
d.     Bloushure, invitación, recuerdo, diploma
e.     Presentación de Power Point de la Charla
f.       Evaluación: PIN, Alcances y limitantes, logros, encuesta final

Segundo Momento:



Indicación: Tomar en cuenta la experiencia en el taller anterior, en la empresa simulada y las prácticas profesionales, además consultar las matrices de los saberes para verificar que documentación se manipula en cada departamento.
a.     Organización del Archivo por departamento: Gerencia General, Recursos Humanos, Relaciones Públicas, Compras y Ventas, Finanzas.
b.     Seleccionar 3 ó 5 asuntos por departamento y organizar cada uno en una carpeta con su correspondiente documentación.
c.      Colocar carpeta Miscelánea al final del archivo
d.     Hacer su correspondiente Catálogo de Archivo
e.     Colocar la carpeta de Control y  préstamos de documentación interna.


La celebración del día del libro se remonta a principios de siglo. La historia del libro se hace festiva y surgen actividades literarias. Hoy, el día 23 de Abril se celebra en todo el mundo, el día del libro internacional.

El Origen del día del libro se remonta a 1930. El 23 de abril de 1616 fallecían Cervantes y Shakespeare. También en un 23 de abril nacieron – o murieron – otros escritores eminentes como Maurice Druon, K. Laxness, Vladimir Nabokov, Josep Pla o Manuel Mejía Vallejo. Por este motivo, esta fecha tan simbólica para la literatura universal fue la escogida por la Conferencia General de la UNESCO para rendir un homenaje mundial al libro y sus autores, y alentar a todos, en particular a los más jóvenes, a descubrir el placer de la lectura y respetar la irreemplazable contribución de los creadores al progreso social y cultural.

La idea original de esta celebración partió de Cataluñescritor valenciano Vicente Clavel Andrés, proponiéndola a la Cámara Oficial del Libro de Barcelona. Poco después, en 1930, se instaura definitivamente la fecha del 23 de abril como Día del Libro mundial, donde este día coincide con Sant Jordi (San Jorge), patrón de Cataluña y Aragón y es tradicional que los enamorados y personas queridas se intercambien una rosa y un libro. El Día del Libro fue propuesto por la Unión Internacional de Editores (UTE), y presentada por el gobierno español a la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (Unesco). En 1995, se aprobó proclamar el 23 de abril de cada año el "Día Mundial del Libro y del Derecho de Autor".


Actividades del día del libro

El éxito de esta iniciativa y la creación de actividades sobre los libros depende fundamentalmente del apoyo que reciba de los medios interesados (autores, editores, libreros, educadores y bibliotecarios, entidades públicas y privadas, organizaciones no gubernamentales y medios de comunicación), movilizados en cada país por conducto de las Comisiones Nacionales para la UNESCO, las asociaciones, los centros y clubes UNESCO, las redes de escuelas y bibliotecas asociadas y cuantos se sientan motivados para participar en esta FIESTA MUNDIAL.  Por un día dedicado al libro en todo el mundo nació el Día Mundial del Libro.  El 23 de abril lo más seguro es que regales un libro a alguien. No es fácil acertar y un buen consejo valdrá más de lo que pensamos.


Actividades con lectores, escritores, editores, bibliotecas, librerías o entidades



El fenómeno de las redes sociales contribuye a la difusión de opinión y colaboración entre personas y entidades. En las redes sociales del día del libro encontrarás interesados en realizar actividades conjuntas y colaboraciones para organizar actos relacionados con los libros.
En el día del libro creemos que puede favorecer la comunicación internacional entre lectores, autores, librerías, editoriales, escritores, bibliotecas, poetas, ilustradores y grupos literario.







La frase de celebración del Día Mundial del Libro 2013: "Leer para Vivir"


"Leer para vivir" Para celebrar el Día del libro 2013, puedes comprar libros en tu librería y regalarlos a las personas queridas, también puedes ayudar a que una persona o niño, se convierta en escritor, editor,periodista o bibliotecario.


PARTICIPA Y CREA INICIATIVAS PARA EL DÍA DEL LIBRO 2013



1- Comparte las citas de tus autores favoritos en Twitter
2- Descarga desde internet los libros publicados hace más de 100 años, ¡son gratis!.
3- Comparte tu pasión por un autor determinado y comparte uno de sus libros con la gente a tu alrededor.
4- Aprovecha esta ocasión para descubrir algo diferente a lo que normalmente leas.
5- Deja un libro en el banco de un parque, o en el asiento del metro, con una nota que diga “Feliz Día del Libro”.
6- Nunca tires un libro! Averigua como hacer llegar tus antiguos libros de texto y novelas a escuelas y bibliotecas de países que hayan sufrido algún tipo de desastre natura, o participa en redes de intercambio de libros o campañas para donarlos.
7- Infórmate sobre derechos de autor: respetar estos derechos contribuye a la propagación del conocimiento y recompensa el trabajo de creadores y casas editoriales.
8- Organiza clubes de lectura en tu comunidad, en escuelas, bibliotecas, y anima a algún personaje famoso en tu país a implicarse.

23 RAZONES PARA CONTINUAR LEYENDO UN BUEN 
LIBRO


1. Leer te pone en contacto con otras personas, con el autor y con quienes han leído el mismo libro.
2. Leer te permite conocer otras culturas y países a los que difícilmente podríamos acceder.
3. Leer te lleva al pasado, te ayuda a comprenderlo.
4. Leer mantiene la mente despierta.
5. Leer amplía tu vocabulario, conoces nuevas formas de expresión.
6. Leer te conecta con las ideas de los expertos, en el área que quieras.
7. Leer también te lleva a tu tierra de infancia.
8. Leer despierta tu creatividad.
9. Leer aumenta tu capacidad de comprensión.
10. Leer hace que te abras y respetes las opiniones de los demás.
11. Leer te hace reir, mejora tu sentido del humor.
12. Leer te hace llorar y sentir empatía por los demás.
13. Leer te hace reflexionar.
14. Al leer te haces más capaz de analizar la realidad.
15. Leer te ayuda a ordenar tus ideas.
16. Si lees solo te conoces más a ti mismo.
17. Si lees acompañado y en voz alta conoces más a los demás.
18. Leer te hace ser una persona más agradecida.
19. Leer te hace soñar.
20. Leer te hace creer que lo imposible es posible.
21. Leer llena tu mundo de color.
22. Leer te hace ganar experiencia de vida.
23. Leer nos da calidad de vida




viernes, 19 de abril de 2013



DESARROLLEMOS COMPETENCIAS EN EL ARTE DE LA COMUNICACIÓN ORAL Y ESCRITA INTERNA Y EXTERNA DE LA EMPRESA COMERCIAL.
OBJETIVOS:
·       Que los estudiantes desarrollen habilidades, destrezas y actitudes al momento de comunicarse en forma oral y escrita.
·       Que los estudiantes se comuniquen en forma eficiente y eficaz utilizando un lenguaje apropiado.
·       Que los estudiantes  autoevalúen las competencias que han desarrollado a lo largo de su proceso de enseñanza aprendizaje en el área administrativa-contable.

PRIMERA PARTE: LAS RELACIONES HUMANAS Y PUBLICAS


1.1  Autoevaluación de competencias Administrativas y Contables
1.2  La Cortesía elemento importante para las Relaciones Públicas
1.3  La Comunicación por Teléfono e internet y personalmente

1.3.1    Directorio Telefónico Reciclado
1.3.2    Conversación telefónica: Dialogo Empresarial
1.3.3    Gestiones Administrativas
1.3.4    Servicio al cliente
1.3.5    Diferentes tipos de clientes
1.3.6    Resolución de Conflictos 
1.3.7    El liderazgo 




SEGUNDA PARTE: REDACCION COMERCIAL



2.1 El doblado de la Carta Comercial
2.2 Estilos de Cartas
2.3Planeamiento de la Carta Comercial: Concepción, Recolección de datos, bosquejo de ideas, borrador
2.4 Control de la Comunicación Escrita de la Empresa
2.5 Ejercicio de Aplicación
2.5.1 Cuadro de la Correspondencia para promover las relaciones públicas en la empresa. 
2.5.2 Cuadro de la Correspondencia para promover los Procesos Administrativos  
2.5.3 Identificación de Cartas Comerciales
2.5.4 Redacción de Cartas que promueven las Relaciones Públicas: Carta de Bienvenida, Recomendación.




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